Výsledky
Čas zaškolenia sa skrátil z týždňov na dni
50%
Zníženie prevádzkových otázok v správach cez WhatsApp
Spoločnosť Plex Coffee vznikla na troch prísľuboch: cenová dostupnosť, pohodlie a otvorená komunita. Inšpirujúc sa technologickým odvetvím, spoluzakladatelia Philipp Cheng a Max Kamp viedli kaviarne s mentalitou štíhleho startupu. „Od náboru až po dodávateľský reťazec bol automatizovaný každý proces, ktorý sa dal automatizovať,“ hovorí Cheng.
No keď sa Plex rozrástol z jednej kaviarne na štyri, zakladatelia čelili novým výzvam, ktoré tradičná automatizácia nedokázala vyriešiť. ChatGPT Business bolo prirodzeným riešením.
„Každý v našom tíme už používal ChatGPT samostatne a tento nástroj dobre poznal. Možnosť vytvárať vlastné modely GPT znamenala, že sme mohli vytvárať špecializované mininástroje pre rôzne prípady použitia.“
Prvých zamestnancov zaškoľovali priamo zakladatelia, ale s pribúdaním ďalších baristov a vedúcich prevádzok bolo čoraz ťažšie udržať kultúru založenú na prítomnosti a osobnej pozornosti pre každého hosťa.
„Keď sme s Maxom začali, sami sme stáli za pultom.“ „Každému novému baristovi, ktorého sme zaškolili, sme osobne ukázali, ako komunikovať so zákazníkmi, pripravovať rôzne nápoje a riešiť problémy v prevádzke,“ hovorí Cheng. „Ale keď sme rástli, bolo čoraz ťažšie vštepiť novým zamestnancom tú istú kultúru.“
Ako sa spoločnosť Plex rozrastala, objavili sa dva problémy: roztrieštené zdieľanie znalostí a nekonzistentné školenie. Keď zamestnanci na čiastočný úväzok striedali zmeny, v skupinách na WhatsAppe prudko vzrástol počet bežných otázok: kde nájsť určité položky či podrobnosti o konkrétnom procese. „Čoraz viac sme zápasili so zdieľaním poznatkov, čo viedlo k záplave správ na WhatsAppe… vedúci predajní boli jednoducho vyrušovaní z času určeného na sústredenú prácu,“ povedal Cheng.
Tréning sa tiež stal náročnejším na štandardizáciu. S rastúcim počtom zamestnancov mali manažéri predajní menej času koučovať nových zamestnancov v oblasti firemnej kultúry a zákazníckej skúsenosti. Cheng skúsil distribuovať 25-stranovú príručku, ale nikto sa jej skutočne nevenoval.
Plex začal centralizáciou svojich znalostí v Notione, no narazil na limity. „Vyhľadávanie podľa kľúčových slov jednoducho nefunguje až tak dobre, keďže každý používa iné slová na opis toho, čo hľadá,“ hovorí Cheng.
Tím zapol konektor pre Notion, vďaka ktorému môže ChatGPT odpovedať v kontexte vašich súborov a wiki v Notione, takže zamestnanci sa mohli v prirodzenom jazyku jednoducho opýtať na to, čo potrebovali.
„To pri určitých otázkach znížilo počet našich správ na WhatsAppe o viac ako 50 %, pretože ľudia jednoducho vedia, kde čo nájsť,“ hovorí Cheng. Personál v predajni na rozhovor s ChatGPT používa iPad. Ušetrená pozornosť sa sústreďuje na to, čo si spoločnosť Plex cení najviac: zapájanie komunity a organizovanie podujatí, na ktoré teraz majú vedúci predajní čas.
Vďaka službe ChatGPT Business mohol Cheng využiť svoju 25-stranovú príručku novým spôsobom: „Nahral som túto príručku do vlastného GPT, ktoré zdieľam v našom uvítacom e-maile.“ GPT dostáva príkaz učiť základné firemné hodnoty spolu s technickými podrobnosťami, napríklad odkiaľ spoločnosť Plex získava kávu.
„Namiesto toho, aby len chrlil informácie, robí to pútavým konverzačným spôsobom,“ hovorí Cheng. To znamená, že poznatky si ľudia lepšie zapamätajú a vedúci predajní už nemusia tráviť toľko času zaúčaním každého nového zamestnanca: „Čas onboardingu sa skrátil z týždňov na dni“.
Keď onboarding a zdieľanie poznatkov fungovali hladko, spoločnosť Plex Coffee začala experimentovať s ďalšími spôsobmi využitia ChatGPT Business.
- Prieskum expanzie: Ako spoločnosť Plex rastie, Cheng používa ChatGPT Business na vyhodnocovanie nových lokalít: „Používam hlboký výskum na odhad potenciálu tržieb na základe objemu zákazníkov v priebehu času.“
- Porozumenie zmenám v dopyte: ak je nejaký deň alebo týždeň obzvlášť slabý alebo silný, „ChatGPT zvyčajne poskytne skvelé vysvetlenie, napríklad koľko študentov odchádza alebo aké udalosti sa v danom týždni konajú. Je neoceniteľné okamžite a na hlbšej úrovni porozumieť vzorcom dopytu“, hovorí Cheng.
- Automatizácia objednávok zásob: Zadávanie objednávok dodávateľom zaberá čas, pretože každý z nich má iné portály a pracovné postupy. S cieľom vyriešiť to spoločnosť Plex „experimentuje s objednávaním priamo od našich dodávateľov cez agenta,“ hovorí Cheng. Pre sieť prevádzok vo viacerých mestách by to mohlo znížiť množstvo opakujúcej sa administratívnej práce a zabezpečiť, aby boli zásoby vždy k dispozícii.
- Čas zaškolenia sa skrátil z týždňov na dni
- Správy na WhatsAppe o prevádzkových otázkach sa znížili o viac ako 50 %
- Vedúci predajní získali späť čas na sústredenú prácu a zapájanie sa do komunity
- Rýchlejšie a konzistentnejšie školenia naprieč pracoviskami
- Zlepšený prehľad o vzorcoch dopytu a plánovaní expanzie
Pre Chenga prijatie umelej inteligencie robí spoločnosť Plex Coffee odolnejšou a prispôsobivejšou.
„Tým, že už teraz integrujeme umelú inteligenciu do našich každodenných procesov, viac si uvedomujeme vývoj, ktorý prebieha.“ Bez ohľadu na to, v akom odvetví pôsobíte, môžete z toho získať veľkú hodnotu.“
S plánmi rozšíriť sa na 10 kaviarní pri zachovaní efektívnej prevádzky vníma spoločnosť Plex Coffee ChatGPT Business ako nevyhnutného partnera pri škálovaní. No okrem čistej efektívnosti vytvára umelá inteligencia priestor, aby mohla prekvitať ľudská stránka pohostinnosti – baristi trávia čas s hosťami, šíria dobrú náladu a zachovávajú osobný zážitok z kaviarne aj počas rastu spoločnosti.
