Ako Gilbert + Tobin riadi a rozširuje AI pomocou OpenAI

Gilbert + Tobin patrí medzi popredné austrálske právnické firmy a je uznávaná za svoju prácu v oblasti kapitálových trhov, fúzií a akvizícií, sporov a technológií. Činnosť firmy závisí od odborných znalostí, dôkladného úsudku a bezpečného zaobchádzania s citlivými informáciami.

Keď generatívna AI začala meniť charakter znalostnej práce, Gilbert + Tobin v tom videla príležitosť – nie zmeniť spôsob poskytovania právneho poradenstva, ale zvýšiť úroveň prevádzkovej práce, ktorá ho podporuje. Firma chcela poskytnúť každému prevádzkovému tímu lepšie nástroje na prieskum, tvorbu textov a analýzu a zároveň zachovať riadenie a profesijnú zodpovednosť, ktoré jej klienti očakávajú.

ChatGPT Enterprise bol najskôr zavedený v prevádzkových tímoch, kde bolo možné praktické prípady použitia testovať v kontrolovanom prostredí. Následne sa používanie rozšírilo do marketingu, rozvoja podnikania, náboru, financií, technológií, transformácie podnikania a niektorých oblastí právnej praxe. Po celý čas sa firma sústreďuje na svoje fungovanie, nie na nahrádzanie odborného úsudku, ktorý je základom jej právnych služieb.

Vďaka Codexu firma napreduje ešte ďalej: od AI, ktorá jednotlivcom pomáha so samostatnými úlohami, k AI, ktorá vykonáva určené kroky v rámci rozsiahlejších pracovných postupov.

Viditeľná podpora vedenia pomohla ukázať význam a oprávnenosť používania AI v celej firme. Generálny riaditeľ Sam Nickless predstavil ChatGPT zamestnancom na príkladoch zo svojej vlastnej práce. Svojím vyjadrením „Používanie AI nie je podvádzanie“ ho predstavil ako ďalší nástroj, pomocou ktorého môžu zamestnanci uplatniť svoj úsudok, nie ako neprípustnú skratku. Aktívnymi používateľmi sa stali aj ďalší členovia vrcholového vedenia, ktorí sa so svojimi tímami delili o príklady.

Gilbert + Tobin spojila túto podporu vedenia s rozvojom zručností prispôsobeným jednotlivým pracovným pozíciám. Namiesto všeobecných školení sa tím transformácie podnikania zúčastňoval stretnutí jednotlivých tímov a predstavoval pracovné postupy prispôsobené marketingu, financiám, náboru, prevádzke a ďalším funkciám. Interné videá, ukážky, výzvy a príbehy o prípadoch použitia pomáhali zamestnancom držať krok s pribúdajúcimi funkciami ChatGPT.

Firma nestanovila povinné ciele používania. Sústredila sa na to, aby zamestnancom ukázala možnosti technológie, pričom za výsledok naďalej zodpovedali ľudia. K júnu 2026 bolo aktívnych 87 % sprístupnených licencií, čo je viac než dvojnásobok miery prijatia, ktorú Gilbert + Tobin zvyčajne zaznamenáva pri iných nástrojoch. Medzi aktívnych používateľov patrili partneri aj zamestnanci mimo technologického oddelenia.

Gilbert + Tobin pracuje s dôvernými informáciami o klientoch a podnikaní vrátane údajov, na ktoré sa vzťahujú rôzne požiadavky klientov. Zavádzanie AI podporovali jasné pokyny o schválených úlohách, údajoch, ktoré môžu zamestnanci zadávať, a spôsobe kontroly výstupov. Firma posúdila aj zmluvné záruky, prístup podľa rolí, požiadavky na spracovanie údajov a administratívne mechanizmy riadenia.

Prechod do prostredia OpenAI s rezidenciou údajov v Austrálii poskytol spoločnosti Gilbert + Tobin väčšiu istotu pri rozširovaní prístupu a zároveň umožnil plniť interné požiadavky aj očakávania klientov.

ChatGPT teraz podporuje viacero podnikových funkcií. Úlohu náborového prieskumu a extrakcie údajov skrátil z približne štyroch hodín na asi 20 minút. Samostatný pracovný postup spracovania referencií šetrí odhadom 25 minút na uchádzača a podporuje tím, ktorý zabezpečuje veľký objem náborov.

Tímy marketingu a rozvoja podnikania používajú ChatGPT na zhrnutie predchádzajúcich podkladov k ponukám a prispôsobenie odpovedí novým príležitostiam. Firma každoročne pripraví 400 až 500 ponúk a ChatGPT pomáha tímom tvoriť obsah rýchlejšie a zároveň zlepšovať jeho kvalitu a súlad s firemnými štandardmi písomnej komunikácie. Tímy využívajú aj hlboký výskum pri tvorbe odvetvových správ a stratégií pre jednotlivé sektory, klientov a rozvoj podnikania.

Finančné tímy používajú ChatGPT na prácu s tabuľkami a analýzu údajov. Technologické tímy ho využívajú na dokumentáciu, skripty, školiace materiály a interné pokyny. Právnici používajú ChatGPT na prevádzkovú stránku svojej práce, zatiaľ čo právne špecializované pracovné postupy podporujú schválené platformy, napríklad platforma Harvey využívajúca AI. Vo všetkých týchto prípadoch použitia ľudia naďalej zodpovedajú za vymedzenie úlohy, kontrolu výstupov, uplatnenie odborného úsudku a schválenie konečného výsledku práce.

Jedným z osobitých prípadov použitia ChatGPT je vlastný GPT, ktorý vedúcim pracovníkom pomáha dôkladne preveriť nápady skôr, než nimi zaťažia generálneho riaditeľa. Bol vytvorený zo schválených ukážok Nicklessových textov, priorít, profesijných skúseností, spätnej väzby a obchodného kontextu. Funguje ako „digitálne dvojča“ generálneho riaditeľa, no nerozhoduje ani nehovorí v jeho mene.

Codex pomohol spoločnosti Gilbert + Tobin vykonávať presne vymedzené viackrokové prevádzkové úlohy pod ľudským dohľadom. Pripravil napríklad audítorské správy pre 300 subjektov, čím v rámci celého pracovného postupu ušetril celý deň manuálnej práce. Codex tiež skontroloval a premenoval 1 100 súborov určených na nahratie do iného systému, čím nahradil prácu, ktorá by predtým trvala celé dni.

Tieto príklady ukazujú, ako firma využíva Codex na nepravidelné úlohy alebo úlohy, ktorých automatizáciu je ťažké odôvodniť pomocou tradičných opakovateľných procesov. Tím transformácie podnikania použil Codex aj na vytvorenie funkčnej aplikácie v jazyku Python na základe požiadaviek a existujúcej špecifikácie.

Gilbert + Tobin použila Codex pri tvorbe pracovného postupu s podporou AI pre vybrané kontroly konfliktov, boja proti praniu špinavých peňazí, politicky exponovaných osôb a poznania klienta. Vykoná prieskum a kroky spracovania a následne vytvorí správu na kontrolu a schválenie človekom. Vybrané kontroly, ktoré predtým trvali až osem hodín, možno teraz dokončiť za niekoľko minút.

V technologickom oddelení použil člen tímu DevOps Codex na vytvorenie monitorovacej „strážnej veže“ pre prostredie AWS firmy. Zjednocuje prevádzkové signály, podporuje diagnostiku a nápravné opatrenia a odovzdáva na riešenie problémy, ktoré si vyžadujú pozornosť človeka.

Gilbert + Tobin plánuje rozšíriť prístup k ChatGPT Work a Codexu po zavedení mechanizmov riadenia potrebných na ich širšie používanie. Dlhodobým cieľom firmy je prepojené pracovné prostredie, v ktorom môžu zamestnanci pomocou ChatGPT pristupovať k schválenému organizačnému kontextu, vykonávať prevádzkové úlohy a odovzdávať hotové výstupy bez manuálneho prechádzania medzi systémami.