Zenken îmbunătățește o echipă de vânzări eficientă cu ChatGPT Enterprise

Zenken combină GPT‑5, GPT‑uri personalizate, generarea de imagini și cele mai recente modele și instrumente OpenAI pentru a-și accelera ambele activități principale: marketingul pe web și activitatea în materie de resurse umane la nivel internațional, care se dezvoltă rapid. Fiind una dintre primele companii din Japonia care a implementat ChatGPT Enterprise în întreaga organizație, Zenken adoptă o abordare care pune inteligența artificială în prim plan și observă un impact clar asupra activității.

Astăzi, Zenken relatează:

• O utilizare activă săptămânală de peste 90% a ChatGPT Enterprise
• Economii medii de timp de 30 până la 50% în cadrul sarcinilor de lucru bazate pe cunoștințe
• Între 5 și 15 ore suplimentare pe lună pentru fiecare angajat, reinvestite în activități cu valoare adăugată mai mare
• Economii anuale de 50 de milioane de JPY cu costurile de externalizare, față de anul precedent

Înainte de a adopta ChatGPT Enterprise, Zenken se baza pe procese manuale pentru o gamă largă de sarcini bazate pe cunoștințe. Angajații petreceau mult timp cu cercetarea, rezumarea, traducerea și crearea de conținut. La rândul lor, echipele de vânzări se confruntau cu pregătiri îndelungate pentru întâlnirile cu clienții,ceea ce reducea numărul și calitatea discuțiilor cu aceștia.

Pentru a aborda aceste probleme, Zenken a decis să introducă inteligența artificială într-un mod structurat și sigur. Yuji Okada, directorul departamentului de planificare corporativă din cadrul diviziei administrative, explică faptul că, atunci când au evaluat potențialele soluții, „s-au concentrat pe douăsprezece capacități necesare pentru activitatea noastră, precum securitatea și compatibilitatea avansată cu gândirea complexă” și amintește că „ChatGPT Enterprise a fost singura soluție care a îndeplinit toate aceste condiții”. Acesta remarcă: „Deoarece avem de-a face cu informații confidențiale ale clienților și ale companiei, prevenirea scurgerilor de date este imperativă. ChatGPT Enterprise garantează că datele noastre nu vor fi folosite pentru a instrui inteligența artificială. Această măsură de securitate ne-a dat încrederea necesară pentru a gestiona în siguranță datele confidențiale.”

De asemenea, disponibilitatea modelelor de raționament a fost un motiv decisiv pentru alegerea ChatGPT Enterprise. În cadrul activității principale de marketing web a Zenken, echipele trebuie să analizeze în profunzime provocările comerciale ale clienților și să propună soluții strategice. Modelul de raționament lansat de OpenAI în 2024 oferă compatibilitatea avansată cu gândirea complexă de care Zenken avea nevoie și a accelerat și mai mult utilizarea inteligenței artificiale de către companie. Okada explică: „Modelul de raționament depășește simpla furnizare de informații și sprijină procesul decizional la nivel managerial în domenii precum analiza pieței, strategia competitivă și evaluarea noilor oportunități de afaceri.”

Astăzi, modelul de raționament îmbunătățește calitatea planificării și analizei strategice în cadrul echipelor și este utilizat și pentru a examina problemele de management ale Zenken și noile provocări dintr-o perspectivă strategică. A devenit un factor cheie în dezvoltarea comercială a companiei Zenken.

Impactul ChatGPT Enterprise este deosebit de evident în vânzări. Înainte de a folosi ChatGPT Enterprise, echipa de vânzări trebuia să petreacă mult timp pentru activități de pregătire, cum ar fi cercetarea potențialilor clienți, crearea materialelor pentru propuneri și redactarea e-mailurilor de vânzări. Okada își amintește: „Chiar înainte să ne gândim la creșterea numelui de clienți pe care îi abordam, angajații noștri pierdeau mult timp cu pregătirea. Deoarece erau nevoiți să răspundă la întrebări și să creeze propuneri, timpul pe care-l puteau petrece efectiv cu clienții era limitat, iar uneori pierdeam oportunități.” În plus, redactarea fiecărui e-mail necesita timp, ceea ce limita automat numărul de clienți potențiali pe care un agent de vânzări îi putea contacta într-o singură zi.

Prin implementarea ChatGPT Enterprise în întreaga companie, Zenken a îmbunătățit semnificativ calitatea activităților sale de vânzări. Tabelul de mai jos compară procesul de vânzări înainte și după ChatGPT în fiecare fază.

Ca urmare, Zenken a înregistrat creșteri clare în performanța vânzărilor:

• Propunerile care trec de evaluarea inițială au crescut cu 15-20%
• Rata de câștig pentru tranzacțiile noi a crescut cu 5-10%
• Rata de aprobare a propunerilor finale a crescut cu aproximativ 30%

„ChatGPT ne ajută să reducem timpul necesar pentru cercetare și pregătire, facilitând totodată conversațiile cu clienții”, explică Okada.

De asemenea, ChatGPT Enterprise a devenit esențial pentru compania Zenken, care se dezvoltă rapid în sectorul resurselor umane la nivel internațional. Deoarece majoritatea angajaților vorbesc japoneza ca limbă maternă, compania a fost nevoită în trecut să aloce mult timp și resurse financiare considerabile pentru traducerea anunțurilor de angajare, contractelor și altor documente destinate candidaților din străinătate. Okada își amintește: „Când trebuia să comunicăm în mai multe limbi, inclusiv în engleză, instrumentele de traducere convenționale nu prea reușeau să transmită contextul și nuanțele corecte, ceea ce făcea comunicarea internațională destul de dificilă.”

După implementarea ChatGPT Enterprise, echipa a reușit să traducă cu acuratețe o mare varietate de documente în engleză și în alte limbi. Astfel, a reușit să reducă costurile de externalizare și să crească semnificativ viteza de traducere. „Chiar și cu o echipă mai mică, am reușit să menținem o organizație care continuă să stimuleze creșterea veniturilor”, spune Okada

Angajații utilizează ChatGPT și în alte limbi decât engleza pentru a colecta informații de pe site-uri de știri, articole tehnice și alte surse importante pentru activitatea companiei. Acest lucru facilitează proiectarea de noi servicii și inițiative comerciale în perspectiva expansiunii globale și permite unui număr tot mai mare de angajați ai Zenken să participe direct la activități transfrontaliere.

ChatGPT Enterprise revoluționează modul în care se desfășoară activitatea zilnică la Zenken. Acum, echipele folosesc ChatGPT pentru a genera în doar câteva minute versiuni preliminare ale e-mailurilor de vânzări, propunerilor, conținutului de marketing și documentelor interne, iar productivitatea generală a organizației s-a dublat. Sarcinile care erau externalizate în trecut sunt îndeplinite tot mai mult în cadrul companiei, reducând costurile anuale de externalizare cu aproximativ 50 de milioane JPY și îmbunătățind marjele de profit. „În loc să fie blocați în sarcini repetitive, angajații din întreaga companie au acum mai mult timp să se concentreze pe conținutul propunerilor”, declară Okada.

Adopția este la fel de puternică și la nivel individual. Utilizarea săptămânală activă a ChatGPT Enterprise depășește 90%, iar angajații trimit în medie aproximativ 900 de mesaje de persoană pe lună. „A devenit ceva firesc pentru noi să apelăm mai întâi la ChatGPT”, explică Okada. „Folosim ChatGPT pentru a dezvolta o ipoteză inițială și apoi o discutăm cu managerii sau colegii noștri. Lucrând în acest fel, am redus considerabil timpul de blocaj care precedă comunicarea cu ceilalți sau luarea unei decizii.”

Pentru Zenken, ChatGPT Enterprise nu este doar un instrument. După cum afirmă Okada, a devenit un partener care transformă modul în care angajații gândesc și lucrează. Acum, compania consideră ChatGPT Enterprise ca fiind o platformă esențială, care susține totul, de la eficiența zilnică și planificarea strategică până la dezvoltarea talentelor și, în cele din urmă, transformarea la nivel de companie.