ChatGPT Work: cu 94% mai puțin timp la reconcilierea numerarului

Ted Taylor a intrat în industria restaurantelor după o carieră de 25 de ani în industria semiconductorilor. Astăzi, este un francizat independent care administrează trei restaurante sub mărcile Schlotzsky’s și Cinnabon în statul New Mexico.

Administrarea restaurantelor cu servire rapidă înseamnă să îmbini grija pentru experiența clienților cu multă muncă pe care aceștia nu o văd niciodată, precum stabilirea prețurilor din meniu, gestionarea personalului, întreținerea echipamentelor și elaborarea politicilor interne. Ted folosește tehnologia OpenAI pentru a se ocupa mai repede de toate acestea.

Cu ChatGPT, Ted accelerează sarcini care consumă mult timp, precum documentarea și redactarea. Folosește ChatGPT Work pentru a aduna și analiza volume mari de date despre prețuri, vânzări, prognoze, programe de lucru și personal și pentru a primi recomandări privind aspectele care necesită atenție în fiecare restaurant. Astfel, a redus cu 95% timpul de actualizare a prețurilor și cu 4 ore timpul de procesare a salariilor.

Actualizarea prețurilor din meniu este un proces anual care necesită o analiză complexă a costurilor rețetelor, popularității preparatelor, prețurilor concurenților locali, dimensiunii porțiilor și diferențelor de costuri și rentabilitate dintre comenzile din restaurant și cele cu livrare. Ted folosește ChatGPT Work pentru a analiza împreună acești factori și a obține recomandări de prețuri în 1–2 ore, în loc de 5 zile.

Mai întâi, Ted folosește ChatGPT Work pentru a se documenta și a-și stabili obiectivele și strategiile de preț, pe baza tendințelor de preț ale concurenților locali, a dimensiunii porțiilor și a calității comparative a preparatelor. Apoi, îi oferă ChatGPT Work o listă a produselor din meniu, grupate pe categorii, cu prețurile actuale din restaurant și pentru livrare. El precizează cu cât dorește să crească, per ansamblu, fiecare categorie de prețuri și ce produse ar trebui să aibă majorări mai mari sau mai mici, bazându-se în principal pe analiza anterioară realizată de ChatGPT.

Poate aprofunda analiza adăugând istoricul vânzărilor pentru fiecare produs și prețurile furnizorilor. ChatGPT Work poate folosi aceste date pentru a estima impactul modificărilor de preț asupra vânzărilor și pentru a optimiza prețul fiecărui produs în funcție de țintele privind costul mărfurilor.

ChatGPT Work generează o foaie de calcul cu prețurile recomandate pentru restaurant și pentru livrare. Mai mult, corelează modificările de preț cu o strategie generală de prețuri concepută pentru a îmbunătăți rezultatele afacerii: păstrarea clienților, atenuarea șocurilor de preț și poziționarea optimă a produselor suplimentare.

Prima dată când Ted a folosit ChatGPT Work pentru stabilirea prețurilor, a făcut analiza și manual. „ChatGPT Work a făcut o comparație mai aprofundată a ofertelor locale și m-a ajutat să evit majorări care ar fi făcut ca unele produse să nu mai fie competitive”, a spus el. Ted a trecut imediat la folosirea ChatGPT pentru a formula recomandările inițiale.

Ted folosește ChatGPT Work pentru a gestiona costurile cu personalul în două moduri: analizând utilizarea orelor de lucru în cele trei restaurante și testând o metodă mai bună de a crea programul săptămânal.

Pentru analiza orelor de lucru, Ted i-a acordat ChatGPT Work acces doar pentru citire la datele sale despre vânzări și personal. Când rulează analiza, ChatGPT Work compară orele planificate, bugetate și efectiv lucrate cu vânzările prognozate și cele efective. Analizează și ultimele 12 săptămâni pentru a ține cont de restaurantele ale căror vânzări sunt în mod regulat peste sau sub nivelul prognozat. Raportul rezultat semnalează orele suplimentare, turele care durează mai mult decât era planificat și intervalele cu personal insuficient și evidențiază aspectele pe care un manager ar trebui să le verifice.

Pentru testul de planificare, Ted i-a oferit ChatGPT Work o listă a angajaților, cu rolul, pregătirea, disponibilitatea și remunerația fiecăruia, alături de necesarul de personal al restaurantului la diferite niveluri de vânzări. El și managera au comparat programul propus de ChatGPT Work cu cel pe care l-ar fi creat ea, au identificat reguli lipsă privind suplimentarea personalului în perioadele aglomerate și au îmbunătățit instrucțiunile pentru ChatGPT Work.

Acum, ChatGPT Work generează un program complet pentru acel restaurant. Managera îl verifică, face ajustări dacă este necesar și îl introduce în sistemul de planificare a turelor al restaurantului. Ted estimează că o planificare mai bună ar putea reduce în timp ponderea costurilor cu personalul plătit la oră în vânzări cu unul până la două puncte procentuale, la nivelul celor trei restaurante. Astfel, fluxul de numerar disponibil ar putea crește cu 50.000–100.000 USD anual, sumă care ar putea fi folosită pentru majorări salariale, bonusuri, investiții în afacere sau distribuirea unor profituri mai mari.

Ted folosește ChatGPT Work și pentru operațiunile zilnice, de la elaborarea politicilor de resurse umane până la reconcilierea numerarului și gestionarea solicitărilor de aprovizionare și reparații. 

Când statul New Mexico a început să le impună restaurantelor să aibă o procedură scrisă pentru incidentele care implică fluide corporale, Ted a folosit ChatGPT pentru a redacta o versiune preliminară în aproximativ 30 de secunde. Când Ted a avut nevoie de o politică de utilizare a rețelelor sociale pentru manualul angajatului, ChatGPT l-a ajutat să redacteze rapid un set de reguli, pe care o firmă externă de resurse umane le-a verificat ulterior fără să facă vreo modificare.

Ted folosește ChatGPT Work pentru reconcilierea lunară a numerarului în cele trei restaurante. El încarcă datele despre tranzacțiile în numerar și evidențele bancare ale fiecărui restaurant, iar ChatGPT Work compară tranzacțiile cu depunerile corespunzătoare. Reconcilierea lunară dura înainte trei ore, iar acum durează 5–10 minute. De asemenea, a eliminat patru ore de muncă manuală din fiecare ciclu de salarizare, folosind ChatGPT Work pentru a sintetiza datele necesare calculării salariilor.

Pentru a asigura buna funcționare a restaurantelor, Ted a folosit ChatGPT Work și pentru a crea un portal web unde angajații pot solicita aprovizionare sau reparații. Portalul îi trimite notificări printr-o adresă de e-mail dedicată și urmărește stadiul fiecărei solicitări.

Modul în care Ted folosește ChatGPT Work poate fi aplicat de orice proprietar de afacere mică. El îi oferă ChatGPT aceleași date și criterii pe care le-ar folosi pentru a lua o decizie și compară rezultatul cu modul în care ar face el însuși acea muncă. Pe măsură ce capătă încredere în rezultate, îl folosește pentru tot mai multe sarcini din cadrul afacerii, verificând întotdeauna rezultatele înainte de a le pune în practică.

Pentru Ted, valoarea ChatGPT Work nu se rezumă la orele economisite. Acum poate face analize la care altfel ar fi renunțat și poate dedica mai mult timp clienților, angajaților și dezvoltării afacerii.