Cum dezvoltă HSP GRUPPE capabilități AI în consultanța fiscală

Datele de utilizare din această poveste se referă la spațiul de lucru ChatGPT Enterprise comun, folosit de HSP GRUPPE și Kanzleipakt și care acoperă 81 de grupuri organizaționale. HSP GRUPPE este o rețea de firme independente din punct de vedere juridic, specializate în consultanță fiscală, audit și servicii juridice.

De peste două decenii, HSP GRUPPE⁠(se deschide într-o fereastră nouă) investește constant în digitalizarea și standardizarea proceselor firmelor de servicii profesionale. Cu mult înainte de apariția AI generative, rețeaua de firme a standardizat procesele, a integrat managementul calității și a promovat în întreaga rețea o cultură a îmbunătățirii continue.

Când a apărut ChatGPT, HSP a văzut mai mult decât un nou instrument de productivitate. A văzut o oportunitate de a regândi însăși evoluția activității profesionale.

În loc să întrebe cum i-ar putea ajuta AI pe angajați să scrie mai repede e-mailuri sau să rezume documente, conducerea a pus o întrebare mai amplă: ce se întâmplă când AI devine parte din modelul operațional al unei firme de servicii profesionale?

Această viziune a determinat HSP să integreze ChatGPT Enterprise în consultanța fiscală, cercetarea juridică, comunicarea cu clienții, analiza financiară și schimbul de cunoștințe din întreaga rețea.

HSP a abordat AI ca pe o transformare organizațională, nu ca pe o simplă implementare de software.

Organizația a introdus ChatGPT Enterprise punând un accent deosebit pe adoptare, guvernanță și învățare continuă. Forumurile lunare despre AI le-au oferit angajaților un cadru în care să împărtășească utilizări practice și să învețe unii de la alții. Funcțiile de securitate ale ChatGPT Enterprise oferă o bază tehnică importantă, iar utilizarea informațiilor despre clienți este reglementată de cerințele interne ale HSP privind protecția datelor, confidențialitatea și guvernanța. Verificarea profesională și responsabilitatea finală le revin întotdeauna specialiștilor fiscali, juridici sau contabili competenți.

Scopul nu era doar încurajarea experimentării. Scopul era dezvoltarea unei capabilități organizaționale care să poată fi extinsă.

După cum spune Carsten Schulz: „Oamenii mă întreabă care este funcția mea AI preferată. Nu răspund niciodată la această întrebare. Funcțiile individuale nu contează. Odată ce înțelegi cum se îmbină totul, AI îți deschide ușa către o lume cu totul nouă.”

În întreaga rețea, specialiștii au găsit rapid noi modalități de a aplica AI în activitatea zilnică, iar organizația a început și să transforme utilizările de succes în Agenți personalizați standardizați. Un exemplu este Comunicarea AI cu clienții, un Agent comun care ajută la redactarea primelor versiuni și la îmbunătățirea structurii, clarității și consecvenței tonului orientat către client. Verificarea profesională și responsabilitatea finală rămân în sarcina specialistului fiscal, juridic sau contabil relevant. Un alt exemplu este Asistentul pentru înregistrări SKR03 & SKR04, care ajută la pregătirea și clasificarea anumitor întrebări privind înregistrările contabile. Decizia profesională finală îi revine angajatului. Împreună, acești Agenți comuni reduc munca repetitivă și fac bunele practici accesibile fiecărui angajat, nu doar experților AI.

Specialiștii folosesc apoi aceste baze în propria activitate. Partenerul coordonator Frank Heibel folosește ChatGPT ca partener tehnic de idei pentru a analiza probleme fiscale complexe și a îmbunătăți comunicarea cu clienții. „ChatGPT a devenit un adevărat partener de idei. Schimbă complet nivelul la care poți lucra”, spune el.

Partenera Magdalene Posnak a redus de la nouă la aproximativ două ore timpul necesar evaluării mai multor investiții imobiliare, ceea ce îi permite să dedice mai mult timp consultanței pentru clienți. Directorul general Marco Sell folosește tablouri de bord bazate pe AI pentru a-i ajuta pe clienți să analizeze împreună scenarii financiare în timpul întâlnirilor, iar avocatul și consultantul fiscal Jan-Henrik Leifelt folosește ChatGPT pentru a-și consolida discernământul profesional, nu pentru a-l înlocui.

Elementul comun este simplu: mai puțin timp pentru pregătirea informațiilor și mai mult timp pentru aplicarea expertizei.

HSP se pregătește deja pentru următoarea etapă a parcursului său AI cu ChatGPT Work.

La numai câteva săptămâni după ce a obținut accesul, organizația a început să testeze platforma cu un grup restrâns de dezvoltatori și administratori, înainte de extinderea în întregul spațiu de lucru. Scopul este de a înțelege cum poate AI agentivă să automatizeze în siguranță fluxuri de lucru complexe, menținând echilibrul între guvernanță, calitate și costuri înaintea unei implementări mai ample.

Pentru HSP, avantajul economic nu constă în reducerea numărului de angajați. Firmele din rețea funcționează deja la capacitate maximă și au volume restante considerabile. Prin urmare, timpul economisit cu ChatGPT poate fi redirecționat către proiecte suplimentare pentru clienți, termene de execuție mai scurte, mai multă capacitate de consultanță și servicii mai bune pentru clienți.

Pentru Schulz, oportunitatea nu înseamnă doar să-i ajuți pe oameni să finalizeze mai repede sarcinile existente. Înseamnă să reproiectezi fluxul de lucru în sine.

El oferă drept exemplu contabilitatea de sfârșit de an. În prezent, contabilii descoperă adesea informațiile lipsă abia când încep să pregătească situațiile financiare anuale, la câteva luni după finalizarea evidenței contabile. HSP analizează modul în care ChatGPT Work ar putea verifica în permanență evidența contabilă, identifica informațiile lipsă pe parcursul anului și solicita proactiv documente de la clienți, astfel încât o mare parte din pregătire să fie deja finalizată înainte ca un contabil să deschidă dosarul.

Această trecere de la AI care asistă oamenii la AI care orchestrează activitatea de-a lungul unor procese complete reprezintă următoarea etapă a transformării HSP.

• A atins o rată de utilizare activă săptămânală de 84%, cu 755 de utilizatori activi săptămânal și 913 utilizatori unici în șase luni (1 februarie–14 iulie 2026).
• În perioada evaluată, 1 februarie–14 iulie 2026, utilizatorii au schimbat peste 500.000 de mesaje cu ChatGPT.
• 98,6% dintre angajații chestionați au raportat o productivitate mai mare, iar 84,6% au raportat o îmbunătățire a calității muncii.
• 95,9% dintre respondenți au raportat că economisesc timp săptămânal; 63,5% au economisit cel puțin două ore pe săptămână, iar 25,7%, cel puțin cinci ore. HSP observă deja un indicator operațional anticipativ în planificarea anuală a capacității: specialiștii planifică mult mai multe proiecte decât în anii anteriori, deoarece angajații recunosc capacitatea suplimentară creată prin activitatea asistată de AI. Organizația estimează că va evalua impactul financiar complet spre sfârșitul acestui an.
• 79,7% au raportat servicii mai bune pentru clienți, iar 78,1%, o satisfacție profesională mai mare.
• Un scenariu intern, formulat în mod deliberat conservator, estimează o capacitate suplimentară de aproximativ 40.000 de ore pe an. Circa 28.000 de ore ar putea susține activități productive de specialitate, în general facturabile, iar aproximativ 12.000 de ore ar putea fi alocate administrației, serviciilor pentru clienți și asistenței. Pe baza unor tarife orare prudente, HSP estimează un potențial teoretic de venituri anuale de aproximativ 3,8 milioane €. Acesta este un scenariu de capacitate, nu venituri realizate sau garantate.

• Tratează AI ca pe o capabilitate organizațională, nu ca pe un instrument individual. Transformă experimentele reușite în fluxuri de lucru repetabile, de care să poată beneficia toți.
• Investește mai întâi în bazele operaționale. Procesele solide, guvernanța și sistemele de calitate accelerează adoptarea AI.
• Creează o cultură a învățării continue. Forumurile periodice despre AI au ajutat ideile de succes să se răspândească rapid în întreaga organizație.
• Reproiectează fluxurile de lucru, nu doar sarcinile. Cea mai mare valoare vine din regândirea proceselor de la un capăt la altul, nu din automatizarea activităților izolate.
• Construiește AI în jurul discernământului profesional. Cea mai mare valoare apare atunci când AI amplifică expertiza, în loc să o înlocuiască.

• Începe cu problemele de afaceri, nu cu funcțiile AI.
• Organizează periodic forumuri în care angajații să poată împărtăși între echipe utilizări de succes.
• Formează echipe din specialiști AI și experți în domeniu pentru a transforma experimentele reușite în fluxuri de lucru scalabile.
• Testează noile capabilități cu grupuri restrânse înainte de a le extinde la nivelul întregii organizații.
• Măsoară adoptarea și impactul asupra activității, nu doar implementarea, pentru a înțelege unde creează AI valoare reală.

HSP consideră că cele mai mari beneficii aduse de AI abia urmează să apară.

Împreună cu Kanzleipakt, HSP GRUPPE intenționează să creeze o echipă comună, centrată pe DATEV, pentru AI, procesele firmelor și dezvoltare, care să evalueze experimentele descentralizate reușite și să le transforme în fluxuri de lucru de referință documentate și scalabile. Pe măsură ce ChatGPT Work și capabilitățile agentive se maturizează, HSP intenționează să depășească etapa asistării individuale a specialiștilor și să automatizeze fluxuri de lucru complete, care să sprijine proactiv atât angajații, cât și clienții.

Pentru Schulz, oportunitatea pe termen lung depășește HSP. El consideră că AI poate consolida, nu diminua, rolul specialiștilor de încredere, permițându-le să dedice mai mult timp exercitării discernământului, rezolvării problemelor complexe și dezvoltării relațiilor cu clienții.