Heimstaden transformă administrarea locuințelor cu AI
De la regândirea închirierii locuințelor la dezvoltarea operațiunilor imobiliare bazate pe AI, Heimstaden folosește OpenAI pentru a îmbunătăți administrarea locuințelor.
99%
Reducerea costurilor de producție a imaginilor pentru proprietăți
20.112
Proprietăți imobiliare analizate cu Codex
50%
Rata de adoptare în rândul angajaților în 2–3 luni
Acum o sută de ani, administrarea unei clădiri rezidențiale însemna găsirea chiriașilor, încasarea chiriei și menținerea proprietăților în stare bună. Astăzi, aceste activități de bază au rămas remarcabil de asemănătoare. Ceea ce se schimbă este modul în care se desfășoară această muncă.
Pentru Heimstaden(se deschide într-o fereastră nouă), operator european de proprietăți rezidențiale, aceasta este o oportunitate: cum ar fi dacă AI ar putea schimba fundamental modul în care sunt administrate mii de locuințe?
În iunie 2025, conducerea Heimstaden a decis să accelereze investițiile în AI. După evaluarea mai multor platforme, compania a ales OpenAI. Obiectivul era dublu: să le ofere angajaților mai multe posibilități și să regândească procesele esențiale ale activității.
Ambiția este de a avansa spre clădiri cu un grad tot mai mare de autonomie în administrare, în care AI poate ajuta la anticiparea nevoilor, coordonarea activităților și luarea deciziilor pe întregul ciclu de viață al proprietății. „Rolul clădirilor noastre nu s-a schimbat”, spune Helge Krogsbøl, codirector general la Heimstaden. „Le oferim oamenilor locuințe. Dar modul în care le administrăm continuă să se schimbe, pe măsură ce punem sub semnul întrebării practicile consacrate și adoptăm tehnologii noi.”
„Vedem AI ca pe una dintre cele mai mari oportunități de a accelera această transformare.”
Să ne gândim ce se întâmplă când o locuință rămâne fără chiriași.
În mod tradițional, repunerea ei pe piață presupune stabilirea chiriei, organizarea unei ședințe foto, realizarea anunțurilor și adaptarea la cererea de pe piață. Fiecare etapă necesită timp, coordonare și contribuția specialiștilor. Este și o provocare legată de informații: trebuie să înțelegi ce deții, ce oferă concurența și ce își dorește clientul.
AI sprijină acum toate etapele-cheie ale acestui proces:
Stabilirea prețurilor: Analize și recomandări bazate pe instrumente create cu Site-uri din ChatGPT
Publicitate: Stilizarea imaginilor și descrierea apartamentelor cu ajutorul AI
Verificarea anunțurilor: Un agent verifică toate anunțurile active în raport cu standardele de calitate Heimstaden
Feedback: Feedbackul despre piață generat de AI ajută echipele de închirieri să ia măsuri corective, ceea ce face prețurile tot mai dinamice
Angajații rămân responsabili pentru verificarea și aprobarea deciziilor. Dar munca din jurul acestor decizii se schimbă.
În Țările de Jos, costul realizării unei imagini cu o locuință amenajată virtual a scăzut de la aproximativ 50 EUR la mai puțin de 0,10 EUR, o reducere de peste 99%. Heimstaden estimează economii potențiale de 130.000 EUR pe an doar pe această piață.
Impactul nu se limitează la anunțuri mai ieftine. Folosind AI pe tot parcursul procesului de închiriere, Heimstaden dezvoltă o modalitate mai flexibilă de a aduce locuințele pe piață.
„Strategia noastră AI se bazează pe trei piloni”, spune Nikolaj Brammer, director pentru digitalizare la Heimstaden. „În primul rând, le oferim angajaților sprijin prin formare și acces la instrumentele potrivite. În al doilea rând, avem o echipă centrală de transformare și o rețea de promotori ai AI care să impulsioneze inițiativele AI de amploare. În al treilea rând, consolidăm bazele, pregătindu-ne sistemele de administrare a proprietăților și modelele de date pentru AI.”
Activitatea de închiriere pune în practică toți cei trei piloni: instrumentele și formarea le permit colegilor să creeze imagini cu locuințe amenajate virtual și anunțuri; echipa noastră centrală coordonează îmbunătățirile în stabilirea prețurilor, publicitate, verificarea anunțurilor și feedbackul despre piață; iar noi facem datele despre proprietăți accesibile instrumentelor AI care ajută la stabilirea prețurilor și la crearea anunțurilor.
„Am început prin a analiza pe etape cele mai importante procese de afaceri și a ne întreba unde ar putea AI să aducă valoare. Închirierea este un exemplu bun: nu este vorba despre automatizarea unei singure sarcini, ci despre îmbunătățirea modului în care funcționează întregul proces.”
Unele dintre cele mai importante schimbări au loc departe de echipele tradiționale de dezvoltare software.
Heimstaden trebuia să evalueze riscurile de mediu pentru întregul său portofoliu. Informațiile existau, dar erau dispersate în surse publice, formate și seturi de date diferite. Transformarea lor într-o evaluare utilă ar fi necesitat multă muncă manuală și resurse tehnice considerabile.
Julia Erlandsen, analistă de sustenabilitate de mediu la Heimstaden, fără experiență în dezvoltarea software, a folosit Codex pentru a găsi o abordare diferită.
Codex a ajutat la identificarea, curățarea și standardizarea datelor, la verificarea calității și la dezvoltarea unor fluxuri de procesare repetabile. Julia a păstrat controlul asupra metodologiei și validării.
Rezultatul: 20.112 proprietăți evaluate, peste șase milioane de rânduri de date utile generate și un necesar estimat de resurse redus de la cinci persoane care ar fi lucrat un an la două persoane care au lucrat două luni.
Heimstaden a evitat și angajarea unor consultanți externi, de care altfel ar fi avut nevoie pentru a rezolva problema.
Ceea ce a început ca un proiect complex de analiză devine o capacitate reutilizabilă, care sprijină evaluarea riscurilor climatice, îndeplinirea cerințelor de raportare și deciziile investitorilor.
„Codex ne-a ajutat să construim o soluție care, înainte, ar fi necesitat sprijin tehnic substanțial. Acum avem controlul asupra metodologiei și putem continua să o dezvoltăm pe cont propriu.”
Adoptarea AI la Heimstaden se concentrează pe sarcinile pentru care angajații au nevoie de ajutor. După lansarea ChatGPT Enterprise în septembrie 2025, jumătate dintre angajați au ajuns să îl folosească în două-trei luni. O echipă centrală de transformare prin AI gestionează o bibliotecă de cazuri de utilizare, astfel încât colegii să poată învăța din exemplele altor departamente.
Angajații folosesc instrumente aprobate, respectând regulile de securitate a datelor. Ei rămân responsabili pentru verificarea conținutului generat de AI înainte de a-l trimite și pentru aprobarea deciziilor.
AI este adoptată și de personalul de întreținere a imobilelor, inclusiv de unii angajați care au fost inițial sceptici. În Norvegia, un angajat responsabil de întreținere a folosit ChatGPT pentru a evalua un apartament neîngrijit și a elabora un plan de renovare cu priorități clare, transformând observațiile într-un plan structurat pe care îl putea verifica și îmbunătăți.
„Oamenii din întreaga companie găsesc modalități practice de a folosi AI în munca de zi cu zi. Rolul nostru este să extindem ceea ce funcționează, păstrând datele în siguranță, responsabilitățile clare și controlul în mâinile oamenilor.”
Heimstaden se pregătește deja pentru următoarea etapă: AI care poate lucra în mai multe sisteme și coordona procese cu mai mulți pași.
Platforma sa de analiză inteligentă a achizițiilor, aflată în curs de implementare, combină automatizarea fluxurilor de lucru cu modele OpenAI accesate prin API-uri. Concepută să funcționeze în Outlook, SharePoint și Teams, aceasta sprijină analiza contractelor, pregătirea negocierilor și gestionarea întregului ciclu de viață al contractelor, în timp ce angajații rămân responsabili pentru deciziile comerciale și aprobări.
Pe termen lung, ambiția vizează o schimbare și mai profundă.
Heimstaden dezvoltă împreună cu partenerii Amplio Estate, un sistem modern de administrare a proprietăților, conceput să susțină fluxuri de lucru bazate pe AI prin MCP. Scopul este de a le permite angajaților să folosească AI, precum ChatGPT, pentru a obține informații despre proprietăți și a efectua acțiuni în sistemele esențiale ale companiei, sub supraveghere umană adecvată.
Astfel, Heimstaden începe să transforme ideea clădirilor care se administrează singure într-un plan concret de dezvoltare tehnologică.
Costuri de producție a imaginilor reduse cu peste 99% în Țările de Jos.
20.112 proprietăți imobiliare evaluate cu Codex, reducând necesarul estimat de resurse de la cinci persoane pe parcursul unui an la două persoane pe parcursul a două luni.
Adoptare de către 50% dintre angajați în 2–3 luni de la implementare.
Puneți oamenii pe primul loc: Adoptarea și imaginația sunt factorii limitativi, nu tehnologia
Găsiți promotorii schimbării: Cele mai mari beneficii vin de la colegii care impulsionează schimbarea la nivel local
Asigurați-vă că procesul funcționează bine: AI nu va repara un proces defectuos, dar poate extinde considerabil un proces bun.
Viziunea Heimstaden nu este despre clădiri fără oameni, ci despre proprietăți susținute de sisteme tot mai inteligente, care îi vor ajuta pe angajați să ia decizii mai bune și să rezolve mai eficient problemele clienților.
Clădirile vor rămâne, în mare parte, ceea ce au fost dintotdeauna: cămine și un acoperiș deasupra capului. Modul în care sunt administrate s-a schimbat pentru totdeauna.
