Cum guvernează și extinde Gilbert + Tobin IA cu OpenAI
Implicarea conducerii, guvernanța riguroasă și responsabilitatea umană îi permit firmei Gilbert + Tobin să integreze IA în modul său de funcționare.
87%
utilizare activă în rândul utilizatorilor ChatGPT autorizați, o rată de adoptare de peste două ori mai mare decât cea înregistrată de obicei de Gilbert + Tobin pentru alte instrumente
20 de minute
pentru un flux de recrutare ce implică cercetare și extragerea datelor, față de aproximativ patru ore
5 minute
pentru anumite verificări privind conflictele, cunoașterea clientelei, combaterea spălării banilor și aspecte conexe, față de trei până la opt ore
O zi
de muncă manuală economisită la pregătirea rapoartelor de audit pentru 300 de entități
Gilbert + Tobin este una dintre cele mai importante firme de avocatură corporativă din Australia, recunoscută pentru activitatea sa în domeniul piețelor de capital, fuziunilor și achizițiilor, litigiilor și tehnologiei. Activitatea firmei se bazează pe cunoștințe de specialitate, discernământ și gestionarea în siguranță a informațiilor sensibile.
Când IA generativă a început să transforme munca bazată pe cunoaștere, Gilbert + Tobin a identificat o oportunitate: nu de a schimba modul în care oferă consultanță juridică, ci de a ridica standardul activității operaționale care o susține. Firma și-a propus să ofere fiecărei echipe operaționale instrumente mai performante pentru cercetare, redactare și analiză, păstrând totodată guvernanța și responsabilitatea profesională la care se așteaptă clienții săi.
ChatGPT Enterprise a fost introdus mai întâi în echipele operaționale, unde cazurile practice de utilizare puteau fi testate într-un mediu controlat. Ulterior, adoptarea s-a extins la marketing, dezvoltarea afacerii, recrutare, finanțe, tehnologie, transformarea afacerii și anumite segmente ale practicii juridice. În tot acest timp, accentul a rămas pe modul în care funcționează firma, nu pe înlocuirea discernământului profesional aflat în centrul serviciilor sale juridice.
Cu Codex, firma avansează și mai mult, trecând de la o IA care ajută oamenii cu sarcini punctuale la una care finalizează etape definite din fluxuri de lucru mai ample.
Implicarea vizibilă a conducerii a făcut ca adoptarea IA să fie relevantă și legitimă în întreaga firmă. Directorul general Sam Nickless le-a prezentat angajaților ChatGPT prin exemple din propria activitate. Mesajul său, „Utilizarea IA nu înseamnă trișare”, a prezentat-o drept un alt instrument pe care angajații îl pot folosi pentru a-și valorifica discernământul, nu drept o scurtătură nepotrivită. Și alți lideri de rang înalt au devenit utilizatori activi și au împărtășit exemple cu echipele lor.
Gilbert + Tobin a completat sprijinul conducerii cu instruire adaptată fiecărui rol. În loc să se bazeze pe cursuri generale, echipa de transformare a afacerii a participat la ședințele fiecărei echipe pentru a demonstra fluxuri de lucru adaptate marketingului, finanțelor, recrutării, operațiunilor și altor funcții. Videoclipurile interne, demonstrațiile, provocările și exemplele de utilizare i-au ajutat pe angajați să țină pasul pe măsură ce ChatGPT dobândea noi funcționalități.
Firma nu a impus obiective de utilizare. S-a concentrat pe a le arăta angajaților ce poate face tehnologia, menținând totodată responsabilitatea oamenilor pentru rezultate. În iunie 2026, 87% dintre licențele activate erau utilizate, o rată de adoptare de peste două ori mai mare decât cea înregistrată de obicei de Gilbert + Tobin pentru alte instrumente. Printre utilizatorii activi se numărau parteneri și angajați din afara departamentului de tehnologie.
„Utilizarea IA nu înseamnă trișare. Le oferă angajaților noștri încă o modalitate de a-și folosi discernământul și de a îmbunătăți modul în care funcționează firma. Într-o profesie bazată pe încredere și responsabilitate, totul începe cu o guvernanță solidă. OpenAI oferă fundația de nivel enterprise care ne permite să progresăm cu încredere.”
Gilbert + Tobin gestionează informații confidențiale despre clienți și activitatea firmei, inclusiv informații supuse unor cerințe diferite ale clienților. Implementarea IA a fost susținută de îndrumări clare privind sarcinile aprobate, informațiile pe care angajații le puteau introduce și modul în care trebuiau verificate rezultatele. Firma a evaluat și garanțiile contractuale, accesul bazat pe roluri, cerințele privind prelucrarea datelor și mecanismele de control administrativ.
Trecerea la un mediu OpenAI cu rezidența datelor în Australia i-a oferit firmei Gilbert + Tobin mai multă încredere pentru a extinde accesul, respectând totodată cerințele interne și așteptările clienților.
„OpenAI a abordat platforma din perspectiva unei companii și a creat mecanismele de control de care organizații ca a noastră au nevoie pentru a lucra cu încredere.”
ChatGPT susține acum mai multe funcții ale companiei. A redus de la aproximativ patru ore la circa 20 de minute o sarcină de recrutare ce implică cercetare și extragerea datelor. Un alt flux de procesare a referințelor economisește aproximativ 25 de minute pentru fiecare candidat, ajutând o echipă care gestionează un volum mare de recrutări.
Echipele de marketing și dezvoltare a afacerii folosesc ChatGPT pentru a sintetiza materiale din propuneri anterioare și a adapta răspunsurile la noi oportunități. Firma pregătește anual între 400 și 500 de propuneri, iar ChatGPT ajută echipele să creeze conținut mai rapid, îmbunătățindu-i totodată calitatea și alinierea la standardele de redactare ale firmei. Echipele folosesc și cercetarea aprofundată pentru rapoarte despre diverse industrii și pentru strategiile sectoriale, de relații cu clienții și de dezvoltare a afacerii.
Echipele financiare folosesc ChatGPT pentru foi de calcul și analiza datelor. Echipele tehnologice îl folosesc pentru documentație, scripturi, materiale de instruire și îndrumări interne. Avocații care utilizează ChatGPT îl folosesc pentru partea operațională a activității lor, în timp ce fluxurile noastre specifice domeniului juridic sunt susținute prin platforme aprobate, precum Harvey, bazată pe IA. În toate aceste cazuri de utilizare, oamenii rămân responsabili pentru delimitarea sarcinii, verificarea rezultatelor, aplicarea discernământului profesional și aprobarea produsului final.
Un caz aparte de utilizare a ChatGPT este un GPT personalizat care îi ajută pe directori să testeze riguros ideile înainte de a solicita timpul directorului general. Creat pe baza unor exemple aprobate din textele, prioritățile, experiența profesională, feedbackul și contextul de afaceri ale lui Nickless, acesta funcționează ca un „geamăn digital” al directorului general, fără a lua decizii în numele său sau a vorbi în locul lui.
„În loc să mergem direct la directorul nostru general, putem testa mai întâi o idee cu GPT-ul său personalizat. Ne ajută să supunem ideile unor teste riguroase, să ne rafinăm gândirea și să înțelegem în ce măsură s-ar putea alinia priorităților sale.”
Codex a ajutat Gilbert + Tobin să finalizeze activități operaționale definite, în mai multe etape, sub supraveghere umană. De exemplu, a pregătit rapoarte de audit pentru 300 de entități, economisind o zi întreagă de muncă manuală la nivelul întregului flux. Codex a verificat și redenumit și 1.100 de fișiere pentru încărcarea într-un alt sistem, înlocuind o activitate care înainte ar fi durat câteva zile.
Aceste exemple arată cum aplică firma Codex pentru sarcini neregulate sau a căror automatizare prin procese convenționale și repetabile ar fi greu de justificat. Echipa de transformare a afacerii a folosit Codex și pentru a transforma cerințele și o specificație existentă într-o aplicație Python funcțională.
„Codex poate transforma IA dintr-un ajutor într-un executant. Acesta execută etapele unui flux operațional, iar angajații noștri rămân responsabili pentru verificarea și aprobarea rezultatului.”
Gilbert + Tobin a folosit Codex pentru a contribui la crearea unui flux bazat pe IA destinat anumitor verificări privind conflictele, combaterea spălării banilor, persoanele expuse politic și cunoașterea clientelei. Acesta efectuează etapele de cercetare și procesare, apoi generează un raport pentru verificare și aprobare de către o persoană. Anumite verificări care înainte durau până la opt ore pot fi finalizate acum în câteva minute.
În cadrul departamentului de tehnologie, un membru al echipei DevOps a folosit Codex pentru a crea un „turn de observație” pentru monitorizarea mediului AWS al firmei. Acesta centralizează semnalele operaționale, sprijină diagnosticarea și măsurile de remediere și escaladează problemele care necesită intervenția unei persoane.
Gilbert + Tobin intenționează să extindă accesul la ChatGPT Work și Codex pe măsură ce instituie mecanismele de control necesare pentru o utilizare mai largă. Pe termen lung, firma își propune un mediu de lucru interconectat, în care angajații să poată folosi ChatGPT pentru a accesa contextul organizațional aprobat, a executa sarcini operaționale și a livra rezultate finale fără a naviga manual între sisteme.
