Cum guvernează și extinde Gilbert + Tobin IA cu OpenAI

Gilbert + Tobin este una dintre cele mai importante firme de avocatură corporativă din Australia, recunoscută pentru activitatea sa în domeniul piețelor de capital, fuziunilor și achizițiilor, litigiilor și tehnologiei. Activitatea firmei se bazează pe cunoștințe de specialitate, discernământ și gestionarea în siguranță a informațiilor sensibile.

Când IA generativă a început să transforme munca bazată pe cunoaștere, Gilbert + Tobin a identificat o oportunitate: nu de a schimba modul în care oferă consultanță juridică, ci de a ridica standardul activității operaționale care o susține. Firma și-a propus să-i ofere fiecărei echipe operaționale instrumente mai performante pentru cercetare, redactare și analiză, păstrând totodată guvernanța și responsabilitatea profesională la care se așteaptă clienții săi.

ChatGPT Enterprise a fost introdus mai întâi în echipele operaționale, unde cazurile practice de utilizare puteau fi testate într-un mediu controlat. Ulterior, adoptarea s-a extins la marketing, dezvoltarea afacerii, recrutare, finanțe, tehnologie, transformarea afacerii și anumite segmente ale activității juridice. În tot acest timp, accentul a rămas pe modul în care funcționează firma, nu pe înlocuirea discernământului profesional aflat în centrul serviciilor sale juridice.

Cu Codex, firma avansează și mai mult, trecând de la o IA care ajută oamenii cu sarcini punctuale la una care finalizează etape definite din fluxuri de lucru mai ample.

Implicarea vizibilă a conducerii a făcut ca adoptarea IA să fie relevantă și legitimă în întreaga firmă. Directorul general Sam Nickless le-a prezentat angajaților ChatGPT prin exemple din propria activitate. Mesajul său, „Folosirea IA nu înseamnă că trișăm”, a prezentat-o drept un nou instrument pe care angajații îl pot folosi pentru a-și valorifica discernământul, nu drept o scurtătură nepotrivită. Și alți lideri de rang înalt au devenit utilizatori activi și au împărtășit exemple cu echipele lor.

Gilbert + Tobin a completat sprijinul conducerii cu instruire adaptată fiecărui rol. În loc să se bazeze pe cursuri generale, echipa de transformare a afacerii a participat la ședințele fiecărei echipe pentru a demonstra fluxuri de lucru adaptate marketingului, finanțelor, recrutării, operațiunilor și altor funcții. Videoclipurile interne, demonstrațiile, provocările și exemplele de utilizare i-au ajutat pe angajați să țină pasul pe măsură ce ChatGPT dobândea noi funcționalități.

Firma nu a impus obiective de utilizare. S-a concentrat pe a le arăta angajaților ce poate face tehnologia, menținând totodată responsabilitatea oamenilor pentru rezultate. În iunie 2026, 87% dintre licențele activate erau utilizate, o rată de adoptare de peste două ori mai mare decât cea înregistrată de obicei de Gilbert + Tobin pentru alte instrumente. Printre utilizatorii activi se numărau parteneri și angajați din afara departamentului de tehnologie.

Gilbert + Tobin gestionează informații confidențiale despre clienți și activitatea firmei, inclusiv informații supuse unor cerințe diferite ale clienților. Implementarea IA a fost susținută de îndrumări clare privind sarcinile aprobate, informațiile pe care angajații le puteau introduce și modul în care trebuiau verificate rezultatele. Firma a evaluat și garanțiile contractuale, accesul bazat pe roluri, cerințele privind prelucrarea datelor și mecanismele de control administrativ.

Trecerea la un mediu OpenAI cu rezidența datelor în Australia i-a oferit firmei Gilbert + Tobin mai multă încredere pentru a extinde accesul, respectând totodată cerințele interne și așteptările clienților.

ChatGPT este compatibil acum cu mai multe funcții de afaceri. Acesta a redus durata unei sarcini de cercetare în domeniul recrutării și de extragere a datelor de la aproximativ patru ore la circa 20 de minute. Un flux de lucru separat pentru procesarea referințelor asigură o economie estimată de 25 de minute per candidat, sprijinind astfel o echipă care gestionează volume mari de recrutare.

Echipele de marketing și dezvoltare a afacerii folosesc ChatGPT pentru a sintetiza materiale din propuneri anterioare și a adapta răspunsurile la noi oportunități. Firma pregătește anual între 400 și 500 de propuneri, iar ChatGPT ajută echipele să creeze conținut mai rapid, îmbunătățindu-i totodată calitatea și alinierea la standardele de redactare ale firmei. Echipele folosesc și cercetarea aprofundată pentru rapoarte despre diverse domenii și pentru strategiile sectoriale, de relații cu clienții și de dezvoltare a afacerii.

Echipele financiare folosesc ChatGPT pentru foi de calcul și analiza datelor. Echipele tehnologice îl folosesc pentru documentație, scripturi, materiale de instruire și îndrumări interne. Avocații care utilizează ChatGPT îl folosesc pentru partea operațională a activității lor, în timp ce fluxurile noastre specifice domeniului juridic sunt susținute prin platforme aprobate, precum Harvey, bazată pe IA. În toate aceste cazuri de utilizare, angajații rămân responsabili pentru delimitarea sarcinii, verificarea rezultatelor, aplicarea discernământului profesional și aprobarea produsului final.

Un caz de utilizare distinctiv al ChatGPT este un model GPT personalizat care îi ajută pe directorii executivi să testeze ideile în condiții de presiune înainte de a-i ocupa timpul directorului general. Creat pe baza unor exemple aprobate din scrierile lui Nickless, a priorităților sale, a experienței profesionale, a feedback-ului primit și a contextului de afaceri, acesta acționează ca un „geamăn digital” al directorului general, fără a lua decizii în numele său sau a vorbi în locul său.

Codex a ajutat Gilbert + Tobin să finalizeze activități operaționale definite, în mai multe etape, sub supraveghere umană. De exemplu, a pregătit rapoarte de audit pentru 300 de entități, economisind o zi întreagă de muncă manuală la nivelul întregului flux. Codex a verificat și redenumit și 1.100 de fișiere pentru încărcarea într-un alt sistem, înlocuind o activitate care înainte ar fi durat câteva zile.

Aceste exemple arată cum aplică firma Codex pentru sarcini neregulate sau a căror automatizare prin procese convenționale și repetabile ar fi greu de justificat. Echipa de transformare a afacerii a folosit Codex și pentru a transforma cerințele și o specificație existentă într-o aplicație Python funcțională.

Gilbert + Tobin a folosit Codex pentru a contribui la crearea unui flux bazat pe IA destinat anumitor verificări privind conflictele, combaterea spălării banilor, persoanele expuse politic și cunoașterea clientelei. Acesta efectuează etapele de cercetare și procesare, apoi generează un raport pentru verificare și aprobare de către o persoană. Anumite verificări care înainte durau până la opt ore pot fi finalizate acum în câteva minute.

În cadrul departamentului de tehnologie, un membru al echipei DevOps a folosit Codex pentru a crea un „turn de observație” pentru monitorizarea mediului AWS al firmei. Acesta centralizează semnalele operaționale, sprijină diagnosticarea și măsurile de remediere și escaladează problemele care necesită intervenția unei persoane.

Gilbert + Tobin intenționează să extindă accesul la ChatGPT Work și Codex pe măsură ce instituie mecanismele de control necesare pentru o utilizare mai largă. Pe termen lung, firma își propune un mediu de lucru interconectat, în care angajații să poată folosi ChatGPT pentru a accesa contextul organizațional aprobat, a executa sarcini operaționale și a livra rezultate finale fără a naviga manual între sisteme.