AdventHealth promovează îngrijirea pacientului alături de OpenAI.

AdventHealth implementează ChatGPT pentru asistență medicală pentru a reduce povara administrativă și a eficientiza fluxurile de lucru clinice în întregul său sistem. Prin automatizarea documentării consumatoare de timp și a sarcinilor de suport, echipele de îngrijire recuperează ore în fiecare săptămână și le permit clinicienilor să se concentreze mai direct asupra pacienților. Rezultatul nu este doar eficiență operațională, ci și o capacitate clinică extinsă, acces mai rapid la îngrijire și o îmbunătățire măsurabilă a experienței pacientului.

AdventHealth este un sistem spitalicesc care operează în nouă state și deservește milioane de pacienți în fiecare an. La fel ca multe sisteme mari de sănătate, se confruntă cu marje reduse, cerere în creștere și complexitate administrativă tot mai mare.

O mare parte din această presiune se vede în fluxurile de lucru de zi cu zi. Medicii consultanți care analizează cazuri pentru managementul utilizării petrec adesea aproximativ 10 minute pe caz, nu pentru o singură sarcină, ci pentru o succesiune de pași: citesc fișele, identifică detaliile relevante, verifică criteriile și redactează justificări structurate. La sute sau mii de cazuri, acest timp se adună rapid.

Povara se extinde dincolo de rolurile clinice. Echipele din finanțe, HR, IT și alte funcții petrec mult timp redactând documente, rezumând informații și pregătind materiale necesare, dar consumatoare de timp. Ca urmare, multe lucrează în ceea ce liderii descriu drept „mod de operare constant”, cu o capacitate limitată pentru activități cu valoare mai mare.

În același timp, interesul pentru AI apăruse deja în interiorul organizației. Angajații experimentau cu chatboturi, chiar dacă politicile formale le restricționau utilizarea.

„Aveam oameni dornici să înceapă, dar exista și un număr foarte mare de persoane care stăteau pe margine”, spune Rob Purinton, Director AI la AdventHealth. „Nu erau siguri cum să folosească AI eficient în munca lor de zi cu zi.”

Conducerea AdventHealth a ajuns devreme la concluzia că derularea unor proiecte-pilot izolate nu va duce la schimbări semnificative. Provocarea centrală era stimularea unei utilizări consecvente și sigure în rândul unei forțe de muncă numeroase.

„Cea mai grea parte a AI în sănătate este să-i faci pe oameni să o folosească sigur, consecvent și la scară”, spune Purinton. „Am luat devreme decizia de a trata adoptarea ca produsul.”

Acea decizie a modelat implementarea. În loc să poziționeze AI ca automatizare, liderii au prezentat-o ca pe o modalitate de a reduce povara administrativă și de a reda timp clinicienilor și personalului.

„Nu vorbim despre AI ca despre automatizare. Vorbim despre timp recuperat”, spune Purinton. „Dacă putem lua o evaluare de 10 minute și să o comprimăm semnificativ — menținând calitatea — aceasta este capacitate pe care o putem reda clinicienilor noștri.”

AdventHealth a tratat, de asemenea, adoptarea ca pe un indicator operațional măsurabil. Organizația urmărește mesajele per utilizator per zi lucrătoare, excluzând weekendurile și sărbătorile, pentru a crea o bază de referință consecventă. Acest indicator este monitorizat și gestionat ca orice alt KPI, cu ținte și tendințe revizuite periodic.

Pentru a extinde utilizarea, sistemul s-a bazat pe grupuri de colegi organizate pe domenii, nu pe programe mari de instruire centralizată. Echipele financiare colaborau cu alte echipe financiare, iar HR-ul cu alte departamente de HR, de exemplu — partajând solicitări, fluxuri de lucru și bune practici relevante pentru funcțiile lor specifice.

Pe măsură ce organizația a trecut de la experimentare la implementare enterprise, conducerea a prioritizat instrumente care puteau îndeplini cerințele din sănătate privind confidențialitatea, guvernanța și fiabilitatea.

„Am ales OpenAI pentru că nu căutam un demo. Căutam infrastructură la nivel enterprise”, spune Purinton. „Capacitatea de raționare, rezultatele structurate și controalele de guvernanță ne-au oferit încrederea că aceasta nu era doar o aplicație de productivitate. Era ceva ce puteam extinde în mod responsabil în întregul sistem de sănătate.”

AdventHealth a adoptat ChatGPT Enterprise și ulterior ChatGPT pentru asistență medicală, care a oferit măsuri suplimentare de protecție pentru mediile reglementate, inclusiv protecția datelor și suport pentru conformitate.

Viteza inovației și colaborarea au influențat, de asemenea, decizia.

„Apreciem foarte mult faptul că suntem mai aproape de limita a ceea ce este posibil”, spune Purinton. „Și am constatat că OpenAI este extrem de colaborativ pe măsură ce analizăm proiecte-pilot, implementări și ceea ce urmează.”

Unul dintre cele mai timpurii și mai ușor de măsurat cazuri de utilizare a fost managementul utilizării.

Folosind ChatGPT pentru asistență medicală, medicii consultanți pot genera rezumate structurate ale fișelor pacienților, pot evidenția detalii clinice relevante și pot redacta justificări inițiale. Clinicianul rămâne responsabil pentru decizia finală, dar timpul petrecut pentru a reuni informațiile este redus.

Organizația măsoară impactul folosind date la nivel de sistem, inclusiv marcaje temporale din dosarele electronice de sănătate, mai degrabă decât estimări auto-raportate.

„Preferăm măsurile care sunt integrate direct în proces”, spune Purinton. „Putem vedea exact câte minute s-au îmbunătățit și dacă acea schimbare este semnificativă statistic.”

Dincolo de fluxurile de lucru clinice, modele similare au apărut în toate departamentele:

• Redactarea documentelor și a planurilor începe cu o primă versiune, nu cu o pagină goală
• Politicile și comunicările sunt transformate în formate structurate și utilizabile
• Notițele și informațiile nestructurate sunt rezumate rapid în pași de acțiune

Aceste schimbări reduc timpii de procesare, limitează revizuirile repetate și îmbunătățesc consecvența rezultatelor.

AdventHealth evaluează impactul AI pe două dimensiuni principale: adoptarea și performanța fluxurilor de lucru.

În ceea ce privește adoptarea, urmărirea utilizării zilnice a creat responsabilitate și vizibilitate asupra vitezei cu care AI devine parte din munca de rutină.

În ceea ce privește fluxurile de lucru, proiectele-pilot sunt evaluate folosind indicatori de randament precum timpul per sarcină, timpul de finalizare și volumul gestionat. În managementul utilizării, obiectivul este reducerea timpului de evaluare, menținând în același timp calitatea și consecvența.

În toate departamentele, echipele raportează:

• Reducerea timpului petrecut pentru documentare repetitivă și sarcini de revizuire
• Finalizare mai rapidă a fluxurilor de lucru interne
• Mai puține cicluri de refacere datorită unor prime versiuni mai consecvente
• Capacitate crescută fără personal suplimentar

Organizația descrie adesea aceste câștiguri drept „timp recuperat”, dar conducerea leagă acest concept direct de rezultate măsurabile.

„Dacă iei o sarcină de 10 minute și o faci de două, iar asta se întâmplă de o mie de ori pe săptămână, aceasta este capacitate reală”, spune Purinton. „Întrebarea este cum reinvestești această capacitate.”

Pentru AdventHealth, valoarea AI este strâns legată de misiunea sa de a oferi îngrijire integrală. Asta necesită timp — timp pe care medicii să îl petreacă alături de pacienți și familiile acestora, și timp pentru ca personalul să se concentreze pe activități cu valoare mai mare.

Un exemplu ilustrează impactul la nivel individual. Un medic care înainte își petrecea serile completând documentația, adesea numită „timp în pijama”, a reușit să își termine munca întimpul programului obișnuit după modificările aduse fluxurilor de lucru susținute de AI.

„Își lăsa munca la muncă”, spune Purinton. „Putea să meargă acasă și să fie prezent alături de familia sa.”

Povești ca aceasta consolidează abordarea organizației față de AI ca instrument pentru reducerea poverii administrative, nu pentru înlocuirea rolurilor.

Până în prezent, majoritatea câștigurilor măsurabile au provenit din reducerea timpului petrecut pentru sarcinile deja existente. AdventHealth vede acest lucru ca pe un punct de plecare.

Organizația se concentrează acum pe extinderea în domenii precum accesul pacienților, suportul pentru decizii clinice și noi modele de furnizare a îngrijirii, menținând în același timp același accent pe guvernanță, măsurare și încredere.

Lecția de bază, potrivit conducerii, este că extinderea AI depinde mai puțin de tehnologia în sine și mai mult de modul în care este introdusă și adoptată.

„Adoptarea nu înseamnă «folosește produsul». Înseamnă «îndrumarea schimbării»”, spune Purinton. „Când o măsori, îi dovedești valoarea și conduci prin încredere, atunci treci dincolo de proiectele-pilot.”