Zenken wzmacnia efektywność zespołu sprzedaży poprzez ChatGPT Enterprise

Zenken łączy GPT‑5, niestandardowe GPT, generowanie obrazów oraz najnowsze modele i narzędzia OpenAI, aby przyśpieszyć rozwój obu swoich kluczowych obszarów działalności: marketingu internetowego oraz szybko rozwijającej się zagranicznej działalności w obszarze zasobów ludzkich. Jako jedna z pierwszych firm w Japonii, która wdrożyła ChatGPT Enterprise w całej organizacji, Zenken wprowadza w życie podejście stawiające AI na pierwszym miejscu i widzi wyraźny wpływ na wyniki swojej działalności.

Dzisiaj Zenken zgłasza:

• Ponad 90% cotygodniowej aktywności użytkowników ChatGPT Enterprise
• Średnia oszczędność czasu od 30% do 50% w zadaniach związanych z pracą opartą na wiedzy
• Od 5 do 15 dodatkowych godzin na pracownika każdego miesiąca, reinwestowanych w bardziej wartościową pracę
• Oszczędności rocznych kosztów outsourcingu w wysokości 50 milionów jenów w porównaniu z poprzednim rokiem

Przed wdrożeniem ChatGPT Enterprise, Zenken polegał na ręcznych procesach do szerokiego zakresu zadań związanych z wiedzą. Pracownicy spędzali sporo czasu na poszukiwaniach, podsumowaniach, tłumaczeniu i tworzeniu treści. Zespoły sprzedażowe również napotykały na długie czasy przygotowań do spotkań z klientami, co zmniejszało liczbę i jakość konwersacji z klientami.

Aby rozwiązać te problemy, Zenken postanowił wprowadzić sztuczną inteligencję w sposób ustrukturyzowany i bezpieczny. Yuji Okada, kierownik Działu Planowania Korporacyjnego w Pionie Administracji, wyjaśnia, że gdy oceniali potencjalne rozwiązania, „skupili się na dwunastu możliwościach wymaganych dla naszej działalności, takich jak bezpieczeństwo i zaawansowane wsparcie dla złożonego myślenia”, a także wspomina, że „ChatGPT Enterprise było jedynym rozwiązaniem, które spełniało wszystkie te warunki”. Zauważa: „Ponieważ mamy do czynienia z danymi klientów i wrażliwymi danymi wewnętrznymi, zapobieganie wyciekom danych jest niepodważalne”. ChatGPT Enterprise gwarantuje, że nasze dane nie będą używane do trenowania jego sztucznej inteligencji. Ta funkcja zabezpieczeń dała nam pewność, że możemy bezpiecznie przetwarzać poufne dane.

Innym decydującym powodem wyboru ChatGPT Enterprise była dostępność modeli rozumujących. W podstawowej działalności Zenken w zakresie marketingu internetowego zespoły muszą dogłębnie analizować wyzwania biznesowe klientów i proponować strategiczne rozwiązania. Model rozumujący wydany przez OpenAI w 2024 roku zapewnia zaawansowane wsparcie dla złożonego myślenia, którego Zenken poszukiwał, i dodatkowo przyspieszył wykorzystanie AI przez firmę. Okada wyjaśnia: „Model rozumujący wykracza poza samo dostarczanie informacji i wspiera podejmowanie decyzji na poziomie zarządczym w takich obszarach, jak analiza rynkowa, strategia konkurencyjna oraz ocena nowych możliwości Business”.

Dzisiaj model rozumujący poprawia jakość planowania strategicznego i analiz w zespołach, a także jest wykorzystywany do badania własnych problemów zarządczych Zenken oraz nowych wyzwań z perspektywy strategicznej. Stało się kluczowym czynnikiem napędzającym rozwój Businessu Zenken.

Wpływ ChatGPT Enterprise jest szczególnie widoczny w dziale sprzedaży. Przed użyciem ChatGPT Enterprise zespół sprzedaży musiał poświęcać dużo czasu na przygotowania, takie jak badanie potencjalnych klientów, tworzenie materiałów ofertowych i pisanie e-maili sprzedażowych. Okada wspomina: „Jeszcze zanim mogliśmy myśleć o zwiększeniu liczby klientów, do których się zwracaliśmy, nasi ludzie już tracili dużo czasu na przygotowania”. Ponieważ musieli odpowiadać na zapytania i tworzyć dokumenty ofertowe, czas, który mogli faktycznie poświęcić klientom, był ograniczony, a czasami traciliśmy okazje. Pisanie każdego e-maila zajmowało czas, co tworzyło naturalne ograniczenie liczby potencjalnych klientów, do których sprzedawca mógł dotrzeć w ciągu jednego dnia.

Wprowadzając ChatGPT Enterprise w całej firmie, Zenken znacząco poprawił jakość swoich działań sprzedażowych. Poniższa tabela porównuje proces sprzedaży przed i po ChatGPT na każdym etapie.

W rezultacie Zenken odnotował wyraźne wzrosty w wynikach sprzedaży:

• Propozycje przechodzące wstępną weryfikację wzrosły o 15-20%
• Wskaźnik wygranych dla nowych transakcji wzrósł o 5-10%
• Wskaźnik zatwierdzenia ostatecznych propozycji wzrósł o około 30%

„ChatGPT pomaga nam skrócić czas potrzebny na badania i przygotowanie, a jednocześnie sprawia, że nasze konwersacje z klientami są płynniejsze”, wyjaśnia Okada.

ChatGPT Enterprise stał się również niezbędny dla szybko rozwijającej się zagranicznej działalności związanej z zasobami ludzkimi Zenken. Ponieważ większość pracowników to rodzimi użytkownicy języka japońskiego, firma wcześniej musiała poświęcać dużo czasu i budżetu na tłumaczenie ogłoszeń o pracę, umów i innych dokumentów dla kandydatów z zagranicy. Okada wspomina: „Gdy musieliśmy komunikować się w wielu językach, w tym po angielsku, konwencjonalne narzędzia do tłumaczeń często nie potrafiły przenieść właściwego kontekstu i niuansów, co sprawiało, że część międzynarodowej komunikacji była dość trudna”.

Po wdrożeniu ChatGPT Enterprise zespół mógł dokładnie tłumaczyć szeroki zakres dokumentów na język angielski oraz inne języki. Pozwoliło im to zmniejszyć koszty outsourcingu, jednocześnie znacznie przyśpieszając tłumaczenie. „Nawet z mniejszym zespołem udało nam się utrzymać organizację, która kontynuuje napędzanie wzrostu przychodów”, mówi Okada.

Pracownicy używają również ChatGPT w innych językach niż angielski, m.in. do zbierania informacji z serwisów informacyjnych, artykułów technicznych i innych źródeł, które są ważne dla firmy. Ułatwia to projektowanie nowych usług i inicjatyw biznesowych z myślą o globalnej ekspansji oraz włącza większą liczbę osób w Zenken do bezpośredniego udziału w pracy transgranicznej niż kiedykolwiek wcześniej.

ChatGPT Enterprise przekształca sposób, w jaki wykonywana jest codzienna praca w Zenken. Zespoły korzystają teraz z ChatGPT, aby generować pierwsze wersje robocze e-maili sprzedażowych, ofert, treści marketingowych i dokumentów wewnętrznych w ciągu kilku minut, a ogólna produktywność w całej organizacji mniej więcej się podwoiła. Prace, które wcześniej były zlecane na zewnątrz, są coraz częściej realizowane wewnętrznie, co zmniejsza roczne koszty outsourcingu o około 50 milionów jenów i poprawia marże. „Zamiast angażować się w powtarzalne zadania, pracownicy w całej firmie mają teraz więcej czasu, aby skupić się na treści swoich propozycji”, mówi Okada.

Adopcja jest silna również na poziomie indywidualnym. Cotygodniowe aktywne użytkowanie ChatGPT Enterprise przekracza 90%, a pracownicy wysyłają średnio około 900 wiadomości na osobę miesięcznie. „Naszą drugą naturą jest teraz zwracanie się w pierwszej kolejności do ChatGPT”, wyjaśnia Okada. „Korzystamy z ChatGPT do opracowania wstępnej hipotezy, a następnie omawiamy ją z naszymi menedżerami lub kolegami. Praca w ten sposób znacznie skróciła czas spędzany przez ludzi na uczuciu utknięcia, zanim porozmawiają z innymi lub zrobią krok naprzód”.

Dla Zenken, ChatGPT Enterprise to coś więcej niż tylko narzędzie. Okada zaznacza, że ChatGPT stał się partnerem, który zmienia sposób myślenia i pracy. Firma teraz postrzega ChatGPT Enterprise jako kluczową platformę, która zapewnia wsparcie dla wszystkiego, od codziennej efektywności i planowania strategicznego po rozwój talentów i, ostatecznie, transformację całej firmy.