ChatGPT Work: o 94% krótsze rozliczanie kasy u franczyzobiorcy

Ted Taylor wszedł do branży gastronomicznej po 25 latach pracy w przemyśle półprzewodnikowym. Dziś jako niezależny franczyzobiorca prowadzi w Nowym Meksyku trzy restauracje, każdą pod wspólnym szyldem Schlotzsky’s i Cinnabon.

Prowadzenie restauracji szybkiej obsługi wymaga godzenia dbałości o zadowolenie klientów z mnóstwem zadań, których klienci nigdy nie widzą: ustalaniem cen w menu, zarządzaniem personelem, konserwacją sprzętu czy opracowywaniem zasad. Ted korzysta z technologii OpenAI, by szybciej radzić sobie z tym wszystkim.

Dzięki ChatGPT Ted przyspiesza czasochłonne zadania, takie jak wyszukiwanie informacji i przygotowywanie tekstów. ChatGPT Work służy mu do zbierania i analizowania dużych ilości danych dotyczących cen, sprzedaży, prognoz, grafików i pracy personelu oraz wskazywania obszarów wymagających uwagi w każdej restauracji. W ten sposób skrócił czas zmiany cen o 95%, a przygotowywania list płac — o 4 godziny.

Coroczna zmiana cen w menu wymaga złożonej analizy kosztów przygotowania dań, ich popularności, cen lokalnej konkurencji, wielkości porcji oraz różnic w opłacalności zamówień na miejscu i z dostawą. Ted korzysta z ChatGPT Work, by uwzględnić wszystkie te czynniki i uzyskać rekomendacje cenowe w 1–2 godziny zamiast w 5 dni.

Najpierw za pomocą ChatGPT Work analizuje trendy cenowe u lokalnej konkurencji, wielkość porcji i jakość jedzenia na tle innych lokali, by określić swoje cele i strategie cenowe. Następnie przekazuje ChatGPT Work podzieloną na kategorie listę pozycji z menu wraz z aktualnymi cenami na miejscu i z dostawą. Określa, o ile mają wzrosnąć ceny w każdej grupie ogółem i które pozycje powinny podrożeć bardziej, a które mniej, opierając się głównie na wcześniejszej analizie ChatGPT.

Może pogłębić analizę, dodając historię sprzedaży poszczególnych pozycji i ceny dostawców. ChatGPT Work może na podstawie tych danych oszacować wpływ zmian cen na sprzedaż i zoptymalizować ceny poszczególnych pozycji z uwzględnieniem docelowych kosztów towarów.

ChatGPT Work przygotowuje arkusz kalkulacyjny z zalecanymi cenami na miejscu i z dostawą. Potrafi nawet powiązać zmiany cen z ogólną strategią cenową, która ma poprawiać wyniki firmy: pomagać zatrzymać klientów, minimalizować szok wywołany podwyżkami i jak najlepiej pozycjonować dodatki do zamówień.

Gdy Ted po raz pierwszy użył ChatGPT Work do ustalania cen, przeprowadził też analizę ręcznie. „ChatGPT Work dokładniej porównał lokalne oferty i pomógł mi uniknąć podwyżek, przez które niektóre pozycje przestałyby być konkurencyjne” — powiedział. Ted od razu zaczął korzystać z ChatGPT do opracowywania wstępnych rekomendacji.

Ted korzysta z ChatGPT Work, by zarządzać kosztami pracy na dwa sposoby: analizuje pracę personelu w swoich trzech restauracjach i testuje lepszą metodę układania tygodniowego grafiku.

Na potrzeby analizy pracy personelu Ted udostępnił ChatGPT Work dane dotyczące sprzedaży i zatrudnienia w trybie tylko do odczytu. Gdy uruchamia analizę, ChatGPT Work porównuje godziny ujęte w grafiku i budżecie oraz faktycznie przepracowane z prognozowaną i rzeczywistą sprzedażą. Analizuje też poprzednie 12 tygodni, aby uwzględnić lokale, których sprzedaż regularnie przekracza prognozy lub jest od nich niższa. Raport wskazuje nadgodziny, zmiany trwające dłużej niż planowano i braki w obsadzie oraz wyróżnia kwestie wymagające uwagi kierownika.

Aby przetestować układanie grafiku, Ted przekazał ChatGPT Work listę pracowników z informacjami o ich stanowiskach, przeszkoleniu, dyspozycyjności i wynagrodzeniu, a także o potrzebach kadrowych lokalu przy różnych poziomach sprzedaży. Wraz z kierowniczką porównał grafik zaproponowany przez ChatGPT Work z tym, który ułożyłaby sama. Wskazali brakujące zasady zwiększania obsady w okresach dużego ruchu i dopracowali instrukcje dla ChatGPT Work.

Teraz ChatGPT Work tworzy pełny grafik dla tego lokalu. Kierowniczka sprawdza go, w razie potrzeby wprowadza poprawki, a następnie wpisuje go do restauracyjnego systemu planowania pracy. Ted szacuje, że lepsze planowanie grafików mogłoby docelowo obniżyć udział kosztów pracowników rozliczanych godzinowo w sprzedaży o jeden do dwóch punktów procentowych we wszystkich trzech restauracjach. Mogłoby to zwiększyć roczne wolne przepływy pieniężne o 50–100 tys. USD, które można przeznaczyć na podwyżki, premie, inwestycje w firmę lub większe wypłaty z zysku.

Ted wykorzystuje ChatGPT Work także w codziennej działalności: od opracowywania zasad kadrowych po rozliczanie gotówki i obsługę zgłoszeń dotyczących zaopatrzenia i napraw. 

Gdy w Nowym Meksyku wprowadzono wymóg posiadania przez restauracje pisemnej procedury postępowania w razie zanieczyszczenia płynami ustrojowymi, Ted przygotował jej projekt z pomocą ChatGPT w około 30 sekund. Kiedy Ted potrzebował zasad korzystania z mediów społecznościowych do podręcznika pracownika, ChatGPT pomógł mu szybko przygotować wytyczne, które zewnętrzna firma HR później zatwierdziła bez zmian.

Ted używa ChatGPT Work do comiesięcznego rozliczania gotówki we wszystkich trzech restauracjach. Przesyła dane o transakcjach gotówkowych i wyciągi bankowe każdego lokalu, a ChatGPT Work porównuje transakcje z odpowiadającymi im wpłatami. Miesięczne rozliczenie zajmowało wcześniej trzy godziny, a teraz trwa 5–10 minut. Ted ograniczył też pracę ręczną o cztery godziny w każdym cyklu płacowym, wykorzystując ChatGPT Work do zestawiania danych potrzebnych do naliczenia wynagrodzeń.

Aby usprawnić działanie restauracji, Ted zbudował też z pomocą ChatGPT Work portal internetowy, w którym pracownicy mogą zgłaszać potrzeby dotyczące zaopatrzenia lub napraw. Portal wysyła mu powiadomienia na dedykowany adres e-mail i śledzi status każdego zgłoszenia.

Podejście Teda do korzystania z ChatGPT Work może sprawdzić się u każdego właściciela małej firmy. Przekazuje ChatGPT te same dane i wytyczne, którymi sam kierowałby się przy podejmowaniu decyzji, a następnie porównuje wyniki z tym, jak wykonałby tę pracę samodzielnie. W miarę jak nabiera zaufania do wyników, zaczyna korzystać z ChatGPT przy kolejnych zadaniach w firmie. Zawsze jednak sprawdza rezultaty, zanim zastosuje je w praktyce.

Dla Teda wartość ChatGPT Work to coś więcej niż zaoszczędzone godziny. Teraz może przeprowadzać analizy, z których inaczej być może by zrezygnował, i poświęcać więcej czasu klientom, pracownikom oraz rozwojowi firmy.