Jak HSP GRUPPE rozwija AI w doradztwie podatkowym

Dane dotyczące wykorzystania w tym materiale odnoszą się do wspólnej przestrzeni roboczej ChatGPT Enterprise używanej przez HSP GRUPPE i Kanzleipakt, obejmującej 81 grup organizacyjnych. Sama HSP GRUPPE jest siecią niezależnych prawnie firm świadczących usługi doradztwa podatkowego, audytu i obsługi prawnej.

Od ponad dwóch dekad HSP GRUPPE⁠(otwiera nowe okno) konsekwentnie inwestuje w cyfryzację i standaryzację procesów w firmach specjalistycznych. Na długo przed pojawieniem się generatywnej AI firmy w sieci ujednoliciły procesy, wdrożyły zarządzanie jakością i rozwijały kulturę ciągłego doskonalenia.

Gdy pojawił się ChatGPT, HSP dostrzegła w nim coś więcej niż kolejne narzędzie zwiększające produktywność. Dostrzegła szansę, by przemyśleć na nowo sposób wykonywania pracy specjalistycznej.

Zamiast pytać, jak AI może pomóc pracownikom szybciej pisać e-maile lub podsumowywać dokumenty, kierownictwo postawiło szersze pytanie: co się stanie, gdy AI stanie się częścią modelu operacyjnego firmy świadczącej usługi specjalistyczne?

Ta wizja skłoniła HSP do wdrożenia ChatGPT Enterprise w doradztwie podatkowym, analizach prawnych, komunikacji z klientami, analizach finansowych i wymianie wiedzy w całej sieci.

HSP potraktowała AI jako transformację organizacyjną, a nie tylko wdrożenie oprogramowania.

Organizacja wdrożyła ChatGPT Enterprise, kładąc duży nacisk na upowszechnienie rozwiązania, nadzór i ciągłe uczenie się. Comiesięczne fora AI umożliwiły pracownikom wymianę praktycznych zastosowań i wzajemne uczenie się. Funkcje bezpieczeństwa ChatGPT Enterprise zapewniają ważną podstawę techniczną, a wykorzystanie informacji dotyczących klientów podlega wewnętrznym wymogom HSP w zakresie ochrony danych, poufności i nadzoru. Weryfikacja merytoryczna i ostateczna odpowiedzialność zawsze należą do właściwego specjalisty w dziedzinie podatków, prawa lub rachunkowości.

Celem nie było samo zachęcanie do eksperymentów. Chodziło o zbudowanie kompetencji organizacyjnej, którą można skalować.

Jak ujmuje to Carsten Schulz: „Ludzie pytają mnie, która funkcja AI jest moją ulubioną. Nigdy nie odpowiadam na to pytanie. Poszczególne funkcje nie mają znaczenia. Gdy zrozumiesz, jak wszystko łączy się w całość, AI otwiera drzwi do zupełnie nowego świata”.

Specjaliści w całej sieci szybko znaleźli nowe sposoby wykorzystania AI w codziennej pracy, a organizacja zaczęła przekształcać sprawdzone zastosowania w ujednoliconych, niestandardowych agentów. Jednym z przykładów jest Komunikacja z klientem wspierana przez AI — współdzielony agent, który pomaga tworzyć pierwsze wersje tekstów, porządkować ich strukturę, zwiększać przejrzystość i zachowywać spójny ton zorientowany na klienta. Weryfikacja merytoryczna i ostateczna odpowiedzialność nadal należą do właściwego specjalisty w dziedzinie podatków, prawa lub rachunkowości. Innym przykładem jest Asystent księgowania SKR03 & SKR04, który pomaga przygotowywać i klasyfikować konkretne zagadnienia księgowe. Ostateczna decyzja merytoryczna należy do pracownika. Tacy współdzieleni agenci ograniczają powtarzalną pracę i udostępniają najlepsze praktyki każdemu pracownikowi, a nie tylko ekspertom AI.

Na tej podstawie specjaliści rozwijają własne metody pracy. Partner zarządzający Frank Heibel wykorzystuje ChatGPT jako technicznego partnera do dyskusji nad złożonymi kwestiami podatkowymi i doskonalenia komunikacji z klientami. „ChatGPT stał się prawdziwym partnerem do merytorycznej dyskusji. Całkowicie zmienia poziom, na którym można pracować” — mówi.

Partnerka Magdalene Posnak skróciła czas oceny kilku inwestycji w nieruchomości z dziewięciu do około dwóch godzin, dzięki czemu może poświęcić więcej czasu na doradzanie klientom. Dyrektor zarządzający Marco Sell wykorzystuje pulpity oparte na AI, aby podczas spotkań wspólnie z klientami analizować scenariusze finansowe. Z kolei prawnik i doradca podatkowy Jan-Henrik Leifelt używa ChatGPT do wspierania — a nie zastępowania — własnego osądu zawodowego.

Wspólny mianownik jest prosty: mniej czasu na przygotowywanie informacji, więcej na wykorzystywanie wiedzy specjalistycznej.

HSP już przygotowuje się do kolejnego etapu wykorzystania AI z ChatGPT Work.

Zaledwie kilka tygodni po uzyskaniu dostępu organizacja rozpoczęła pilotaż platformy w niewielkiej grupie programistów i administratorów, zanim udostępni ją w całej przestrzeni roboczej. Celem jest zrozumienie, jak agentowa sztuczna inteligencja może bezpiecznie automatyzować złożone przepływy pracy przy zachowaniu równowagi między nadzorem, jakością i kosztami przed szerszym wdrożeniem.

Dla HSP korzyść ekonomiczna nie polega na zmniejszaniu zatrudnienia. Firmy należące do sieci już pracują na granicy swoich możliwości i mają znaczne zaległości. Czas zaoszczędzony dzięki ChatGPT można więc przeznaczyć na dodatkową pracę dla klientów, skrócenie czasu realizacji, zwiększenie możliwości doradczych i poprawę obsługi klienta.

Zdaniem Schulza szansa nie polega jedynie na szybszej realizacji dotychczasowych zadań. Chodzi o przeprojektowanie samego przepływu pracy.

Jako przykład wskazuje sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych. Obecnie księgowi często odkrywają brakujące informacje dopiero wtedy, gdy zaczynają sporządzać roczne sprawozdania finansowe, wiele miesięcy po zakończeniu księgowania. HSP bada, jak ChatGPT Work mógłby stale weryfikować księgi, wykrywać brakujące informacje w ciągu roku i z wyprzedzeniem prosić klientów o dokumenty, aby znaczna część przygotowań była gotowa, zanim księgowy otworzy plik.

To przejście od AI wspierającej ludzi do AI koordynującej pracę w ramach całych procesów stanowi kolejny etap transformacji HSP.

• Osiągnięto 84% aktywnego wykorzystania tygodniowo: 755 aktywnych użytkowników tygodniowo i 913 unikalnych użytkowników w ciągu sześciu miesięcy (od 1 lutego do 14 lipca 2026 r.).
• W badanym okresie od 1 lutego do 14 lipca 2026 r. użytkownicy wymienili z ChatGPT ponad 500 000 wiadomości.
• 98,6% ankietowanych pracowników odnotowało wyższą produktywność, a 84,6% — poprawę jakości pracy.
• 95,9% respondentów oszczędzało czas co tydzień; 63,5% zaoszczędziło co najmniej dwie godziny tygodniowo, a 25,7% — co najmniej pięć godzin. HSP już dostrzega wiodący wskaźnik operacyjny w corocznym planowaniu zdolności realizacyjnych: specjaliści planują znacznie więcej pracy niż w poprzednich latach, ponieważ pracownicy widzą dodatkowe możliwości stworzone dzięki pracy wspieranej przez AI. Organizacja zamierza ocenić pełny wpływ finansowy w dalszej części roku.
• 79,7% respondentów odnotowało lepszą obsługę klientów, a 78,1% — większą satysfakcję z pracy.
• Celowo ostrożny scenariusz wewnętrzny zakłada około 40 000 godzin dodatkowych możliwości realizacyjnych rocznie. Około 28 000 godzin można przeznaczyć na produktywną, zwykle rozliczaną pracę specjalistyczną, a około 12 000 — na administrację, obsługę klientów i wsparcie. Przy konserwatywnych stawkach godzinowych HSP szacuje teoretyczny potencjał rocznych przychodów na około 3,8 mln euro. To scenariusz dotyczący możliwości realizacyjnych, a nie osiągnięte ani gwarantowane przychody.

• Traktuj AI jako kompetencję organizacyjną, a nie indywidualne narzędzie. Przekształcaj udane eksperymenty w powtarzalne przepływy pracy, z których mogą korzystać wszyscy.
• Najpierw zainwestuj w podstawy operacyjne. Dojrzałe procesy, nadzór i systemy jakości przyspieszają upowszechnianie AI.
• Twórz kulturę ciągłego uczenia się. Regularne fora AI pomogły szybko rozpowszechniać skuteczne pomysły w całej organizacji.
• Przeprojektowuj przepływy pracy, a nie tylko zadania. Największą wartość daje przemyślenie na nowo całych procesów, a nie automatyzacja pojedynczych czynności.
• Projektuj AI wokół profesjonalnego osądu. Największa wartość powstaje wtedy, gdy AI wzmacnia wiedzę specjalistyczną, zamiast ją zastępować.

• Zacznij od problemów biznesowych, a nie funkcji AI.
• Organizuj regularne fora, na których pracownicy z różnych zespołów mogą dzielić się udanymi zastosowaniami.
• Łącz specjalistów AI z ekspertami dziedzinowymi, aby przekształcać udane eksperymenty w skalowalne przepływy pracy.
• Testuj nowe możliwości w małych grupach przed wdrożeniem ich w całej organizacji.
• Mierz upowszechnienie i wpływ biznesowy, a nie tylko samo wdrożenie, aby zrozumieć, gdzie AI tworzy realną wartość.

HSP uważa, że największe korzyści z AI są jeszcze przed nią.

Wspólnie z Kanzleipakt HSP GRUPPE planuje utworzyć zespół ds. AI, procesów firmowych i rozwoju, skupiony wokół DATEV. Będzie on oceniać udane zdecentralizowane eksperymenty i przekształcać je w udokumentowane, skalowalne, referencyjne przepływy pracy. Wraz z rozwojem ChatGPT Work i funkcji agentowych HSP planuje wyjść poza wspieranie poszczególnych specjalistów i automatyzować całe przepływy pracy, które aktywnie pomagają zarówno pracownikom, jak i klientom.

Zdaniem Schulza długoterminowe możliwości wykraczają poza samą HSP. Uważa, że AI może wzmocnić — a nie osłabić — rolę zaufanych specjalistów, pozwalając im poświęcać więcej czasu na profesjonalny osąd, rozwiązywanie złożonych problemów i budowanie relacji z klientami.