Heimstaden zmienia zarządzanie mieszkaniami dzięki AI
Od nowego podejścia do wynajmu po obsługę nieruchomości wspieraną przez AI — Heimstaden wykorzystuje OpenAI, by lepiej zarządzać mieszkaniami.
99%
Spadek kosztów tworzenia obrazów nieruchomości
20 112
Nieruchomości przeanalizowanych z pomocą Codex
50%
Pracowników korzystających z narzędzia w ciągu 2–3 miesięcy
Sto lat temu zarządzanie budynkiem mieszkalnym oznaczało szukanie najemców, pobieranie czynszu i utrzymywanie nieruchomości w dobrym stanie. Dziś te podstawowe zadania pozostają zaskakująco podobne. Zmienia się to, jak wykonuje się tę pracę.
Dla Heimstaden(otwiera nowe okno), europejskiej firmy zarządzającej nieruchomościami mieszkalnymi, otwiera to nowe możliwości: co, gdyby AI mogła gruntownie zmienić sposób zarządzania tysiącami mieszkań?
W czerwcu 2025 roku kierownictwo Heimstaden postanowiło przyspieszyć inwestycje w AI. Po ocenie kilku platform firma wybrała OpenAI. Cel był dwojaki: dać pracownikom większe możliwości i na nowo zaprojektować procesy kluczowe dla działalności firmy.
Ambicją firmy jest stopniowe tworzenie coraz bardziej samodzielnie funkcjonujących budynków, w których AI pomaga przewidywać potrzeby, koordynować prace i wspierać decyzje przez cały cykl życia nieruchomości. „Przeznaczenie naszych budynków się nie zmieniło” — mówi Helge Krogsbøl, współdyrektor generalny Heimstaden. „Zapewniamy ludziom mieszkania. Ale sposób, w jaki nimi zarządzamy, wciąż się zmienia, bo kwestionujemy utarte schematy i wdrażamy nowe technologie”.
„W AI widzimy jedną z największych szans na przyspieszenie tej transformacji”.
Przyjrzyjmy się temu, co dzieje się, gdy mieszkanie zostaje zwolnione.
Tradycyjnie ponowne wprowadzenie go na rynek wymaga ustalenia stawki najmu, zorganizowania sesji zdjęciowej, przygotowania ogłoszeń i reagowania na popyt. Każdy etap wymaga czasu, koordynacji i wiedzy specjalistycznej. To także wyzwanie związane z informacją: trzeba wiedzieć, czym się dysponuje, co oferuje konkurencja i czego oczekuje klient.
AI wspiera teraz wszystkie kluczowe etapy tego procesu:
Ustalanie cen: Analizy i rekomendacje oparte na narzędziach stworzonych za pomocą funkcji Witryny w ChatGPT
Reklama: Stylizacja zdjęć i opisy mieszkań przygotowywane przez AI
Weryfikacja ogłoszeń: Agent sprawdza wszystkie aktywne ogłoszenia pod kątem zgodności ze standardami jakości Heimstaden
Informacje zwrotne: AI dostarcza informacji o reakcji rynku, które pomagają zespołom ds. wynajmu wprowadzać korekty, dzięki czemu ceny stają się coraz bardziej dynamiczne
Pracownicy nadal odpowiadają za weryfikowanie i zatwierdzanie decyzji. Zmienia się jednak praca towarzysząca ich podejmowaniu.
W Holandii koszt przygotowania obrazu z wirtualną aranżacją wnętrza nieruchomości spadł z około 50 € do mniej niż 0,10 € — o ponad 99%. Heimstaden szacuje, że na samym tym rynku może zaoszczędzić 130 000 € rocznie.
Korzyści wykraczają poza tańsze ogłoszenia. Wykorzystując AI w całym procesie wynajmu, Heimstaden tworzy bardziej elastyczny sposób wprowadzania mieszkań na rynek.
„Nasza strategia AI opiera się na trzech filarach” — mówi Nikolaj Brammer, dyrektor ds. cyfryzacji w Heimstaden. „Po pierwsze, dajemy pracownikom większe możliwości dzięki szkoleniom i dostępowi do odpowiednich narzędzi. Po drugie, mamy centralne biuro transformacji i sieć ambasadorów AI, które napędzają większe inicjatywy związane z AI. Po trzecie, wzmacniamy fundamenty, przygotowując nasze systemy zarządzania nieruchomościami i modele danych do współpracy z AI”.
Wynajem pokazuje wszystkie trzy filary w praktyce: narzędzia i szkolenia pozwalają pracownikom tworzyć obrazy z wirtualną aranżacją wnętrz oraz ogłoszenia; nasz centralny zespół koordynuje usprawnienia w ustalaniu cen, reklamie, weryfikacji ogłoszeń i analizie reakcji rynku; udostępniamy też dane o nieruchomościach narzędziom AI wspierającym ustalanie cen i tworzenie ogłoszeń.
„Zaczęliśmy od rozłożenia naszych najważniejszych procesów biznesowych na etapy i pytania, gdzie AI może przynieść wartość. Wynajem jest dobrym przykładem: nie chodzi o automatyzację jednego zadania, lecz o usprawnienie działania całego procesu”.
Niektóre z najważniejszych zmian zachodzą z dala od tradycyjnych zespołów programistycznych.
Firma Heimstaden potrzebowała oceny ryzyka środowiskowego dla całego swojego portfela nieruchomości. Informacje były dostępne, ale rozproszone w różnych publicznych źródłach, formatach i zbiorach danych. Przekształcenie ich w użyteczną ocenę wymagałoby znacznego nakładu pracy ręcznej i zasobów technicznych.
Julia Erlandsen, analityczka ds. zrównoważonego rozwoju środowiskowego w Heimstaden, nie miała doświadczenia w tworzeniu oprogramowania. Z pomocą Codex opracowała jednak inne podejście.
Codex pomagał w wyszukiwaniu, oczyszczaniu i standaryzacji danych, kontroli jakości oraz tworzeniu powtarzalnych procesów przetwarzania. Julia zachowała kontrolę nad metodyką i weryfikacją wyników.
Rezultat: ocena 20 112 nieruchomości, ponad sześć milionów wierszy użytecznych danych i zmniejszenie szacowanego nakładu pracy z pięciu osób pracujących przez rok do dwóch osób pracujących przez dwa miesiące.
Heimstaden uniknął też angażowania zewnętrznych konsultantów, którzy w innym przypadku byliby potrzebni do rozwiązania tego problemu.
To, co zaczęło się jako złożony projekt analityczny, staje się rozwiązaniem do wielokrotnego wykorzystania, wspierającym ocenę ryzyka klimatycznego, spełnianie wymogów sprawozdawczych i podejmowanie decyzji inwestycyjnych.
„Codex pomógł nam stworzyć rozwiązanie, które wcześniej wymagałoby znacznego wsparcia technicznego. Teraz mamy kontrolę nad metodyką i możemy sami ją dalej rozwijać”.
Heimstaden wdraża AI z myślą o zadaniach, w których pracownicy potrzebują wsparcia. Po wdrożeniu ChatGPT Enterprise we wrześniu 2025 roku już w ciągu dwóch–trzech miesięcy korzystała z niego połowa pracowników. Centralne biuro transformacji AI prowadzi bibliotekę zastosowań, dzięki której pracownicy mogą czerpać inspirację z przykładów z całej firmy.
Pracownicy korzystają z zatwierdzonych narzędzi zgodnie z zasadami bezpieczeństwa danych. Nadal odpowiadają za sprawdzanie treści wygenerowanych przez AI przed ich wysłaniem oraz za zatwierdzanie decyzji.
Z AI korzystają także opiekunowie nieruchomości, w tym osoby początkowo nastawione sceptycznie. W Norwegii jeden z opiekunów użył ChatGPT do oceny zaniedbanego mieszkania i przygotowania planu remontu z ustalonymi priorytetami. Jego obserwacje zamieniły się w uporządkowany plan, który mógł zweryfikować i dopracować.
„Pracownicy w całej firmie znajdują praktyczne sposoby wykorzystania AI w codziennej pracy. Naszym zadaniem jest upowszechnianie tego, co się sprawdza, przy zachowaniu bezpieczeństwa danych, jasnego podziału odpowiedzialności i kontroli po stronie ludzi”.
Heimstaden przygotowuje się już do kolejnego etapu: AI, która potrafi działać w różnych systemach i koordynować wieloetapowe procesy.
Wdrażana obecnie platforma analityki zakupowej firmy łączy automatyzację procesów z modelami OpenAI dostępnymi przez API. Zaprojektowano ją do pracy z usługami Outlook, SharePoint i Teams. Wspiera analizę umów, przygotowanie do negocjacji i zarządzanie cyklem życia umów, przy czym odpowiedzialność za decyzje handlowe i ich zatwierdzanie pozostaje po stronie pracowników.
Długoterminowe ambicje sięgają jeszcze głębiej.
Heimstaden współtworzy Amplio Estate — nowoczesny system zarządzania nieruchomościami, zaprojektowany do obsługi procesów wspieranych przez AI za pośrednictwem MCP. Celem jest umożliwienie pracownikom korzystania z AI, takiej jak ChatGPT, do wyszukiwania informacji o nieruchomościach i podejmowania działań w kluczowych systemach biznesowych, pod odpowiednim nadzorem człowieka.
W ten sposób Heimstaden zaczyna przekuwać ideę samodzielnie funkcjonujących budynków w konkretny plan rozwoju technologicznego.
Koszty tworzenia obrazów niższe o ponad 99% w Holandii.
20 112 nieruchomości ocenionych z pomocą Codex — szacowany nakład pracy zmalał z pięciu osób pracujących przez rok do dwóch osób pracujących przez dwa miesiące.
50% pracowników korzystających z narzędzia w ciągu 2–3 miesięcy od wdrożenia.
Skup się na ludziach: Barierą są gotowość do korzystania z AI i wyobraźnia, a nie technologia
Znajdź ambasadorów zmian: Największe korzyści przynoszą pracownicy, którzy wprowadzają zmiany lokalnie
Zadbaj o proces: AI nie naprawi wadliwego procesu, ale może znacznie zwiększyć skalę tego, który działa dobrze.
Wizja Heimstaden to nie budynki bez ludzi, lecz nieruchomości obsługiwane przez coraz inteligentniejsze systemy, które pomogą pracownikom podejmować lepsze decyzje i skuteczniej rozwiązywać sprawy klientów.
Budynki pozostaną w dużej mierze tym, czym były zawsze — domami i dachem nad głową. Sposób zarządzania nimi zmienił się na zawsze.
