Jak Gilbert + Tobin wdraża rozwiązania OpenAI na dużą skalę

Gilbert + Tobin to jedna z czołowych australijskich kancelarii prawa gospodarczego, ceniona za działalność w obszarze rynków kapitałowych, fuzji i przejęć, postępowań spornych oraz technologii. Działalność kancelarii opiera się na specjalistycznej wiedzy, rozważnym osądzie i bezpiecznym przetwarzaniu informacji poufnych.

Gdy generatywna AI zaczęła zmieniać charakter pracy opartej na wiedzy, Gilbert + Tobin dostrzegła szansę — nie na zmianę sposobu świadczenia porad prawnych, lecz na podniesienie standardu wspierającej je pracy operacyjnej. Kancelaria postanowiła wyposażyć każdy zespół operacyjny w lepsze narzędzia do wyszukiwania informacji, tworzenia tekstów i analiz, zachowując przy tym ład organizacyjny oraz odpowiedzialność zawodową, których oczekują klienci.

ChatGPT Enterprise udostępniono najpierw zespołom operacyjnym, aby jego praktyczne zastosowania można było testować w kontrolowanym środowisku. Następnie rozwiązanie trafiło do zespołów marketingu, rozwoju biznesu, rekrutacji, finansów, technologii i transformacji biznesowej, a także do części praktyki prawnej. Przez cały czas nacisk kładziono na usprawnianie działalności kancelarii, a nie na zastępowanie profesjonalnego osądu, który stanowi podstawę jej usług prawnych.

Dzięki Codex kancelaria idzie o krok dalej: przechodzi od AI, która pomaga poszczególnym osobom w pojedynczych zadaniach, do AI realizującej określone etapy większych procesów.

Widoczne zaangażowanie kierownictwa sprawiło, że wdrażanie AI było w całej kancelarii postrzegane jako istotne i zasadne. Prezes Sam Nickless przedstawił pracownikom ChatGPT na przykładach z własnej pracy. Jego przesłanie — „Korzystanie z AI nie jest oszukiwaniem” — przedstawiało AI jako kolejne narzędzie, które pracownicy mogą wykorzystywać, kierując się własnym osądem, a nie jako niewłaściwe pójście na skróty. Inni członkowie kadry kierowniczej również zaczęli aktywnie korzystać z rozwiązania i dzielić się przykładami ze swoimi zespołami.

Gilbert + Tobin połączyła to wsparcie kierownictwa z przygotowaniem dostosowanym do poszczególnych ról. Zamiast polegać na ogólnych szkoleniach, zespół ds. transformacji biznesowej uczestniczył w spotkaniach poszczególnych zespołów, aby prezentować procesy dopasowane do specyfiki marketingu, finansów, rekrutacji, działalności operacyjnej i innych funkcji. Wewnętrzne filmy wideo, prezentacje, wyzwania i historie zastosowań pomagały pracownikom być na bieżąco z nowymi możliwościami ChatGPT.

Kancelaria nie narzucała docelowych poziomów wykorzystania. Skupiała się na pokazywaniu pracownikom możliwości technologii, ale to oni nadal odpowiadali za wyniki. W czerwcu 2026 r. aktywnych było 87% udostępnionych licencji — ponad dwukrotnie więcej niż zwykle w przypadku innych narzędzi w Gilbert + Tobin. Wśród aktywnych użytkowników byli partnerzy oraz pracownicy spoza działu technologii.

Gilbert + Tobin przetwarza poufne informacje klientów i dane biznesowe, w tym informacje podlegające różnym wymaganiom klientów. Wdrożeniu AI towarzyszyły jasne wytyczne dotyczące zatwierdzonych zadań, danych, które pracownicy mogli wprowadzać, oraz sposobu sprawdzania wyników. Kancelaria oceniła również zabezpieczenia umowne, dostęp oparty na rolach, wymogi dotyczące przetwarzania danych i administracyjne mechanizmy kontroli.

Przejście do środowiska OpenAI z rezydencją danych w Australii pozwoliło Gilbert + Tobin z większą pewnością rozszerzać dostęp, przy jednoczesnym spełnianiu wymagań wewnętrznych i oczekiwań klientów.

ChatGPT wspiera obecnie kilka obszarów działalności. Czas realizacji zadania rekrutacyjnego obejmującego wyszukiwanie informacji i ekstrakcję danych został skrócony z około czterech godzin do około 20 minut. Oddzielny proces weryfikacji referencji pozwala zaoszczędzić około 25 minut na kandydata, wspierając zespół obsługujący dużą liczbę rekrutacji.

Zespoły marketingu i rozwoju biznesu używają ChatGPT do syntetyzowania wcześniejszych materiałów ofertowych i dostosowywania odpowiedzi do nowych możliwości biznesowych. Kancelaria przygotowuje rocznie od 400 do 500 ofert, a ChatGPT pomaga zespołom szybciej tworzyć treści, jednocześnie podnosząc ich jakość i zgodność ze standardami redakcyjnymi kancelarii. Zespoły wykorzystują też głębokie badania podczas opracowywania raportów branżowych oraz strategii sektorowych, klienckich i rozwoju biznesu.

Zespoły finansowe używają ChatGPT do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi i analizy danych. Zespoły technologiczne wykorzystują go do tworzenia dokumentacji, skryptów, materiałów szkoleniowych i wewnętrznych wytycznych. Prawnicy korzystający z ChatGPT używają go w operacyjnej części swojej pracy, natomiast nasze procesy związane z obsługą prawną są realizowane za pośrednictwem zatwierdzonych platform, takich jak wspomagana przez AI platforma Harvey. We wszystkich tych zastosowaniach ludzie nadal odpowiadają za określenie zakresu zadania, sprawdzanie wyników, stosowanie profesjonalnego osądu i zatwierdzanie końcowego rezultatu pracy.

Jednym z wyjątkowych zastosowań ChatGPT jest niestandardowy GPT, który pomaga kadrze kierowniczej wnikliwie oceniać pomysły, zanim zaangażuje w to prezesa. Stworzony na podstawie zatwierdzonych przykładów tekstów Nicklessa, jego priorytetów, doświadczenia zawodowego, informacji zwrotnych i kontekstu biznesowego GPT działa jak „cyfrowy bliźniak” prezesa, nie podejmując jednak decyzji w jego imieniu ani nie wypowiadając się za niego.

Codex pomógł Gilbert + Tobin realizować określone, wieloetapowe zadania operacyjne pod nadzorem człowieka. Na przykład przygotował raporty z audytu obejmujące 300 podmiotów, eliminując cały dzień ręcznej pracy w ramach całego procesu. Codex sprawdził również i zmienił nazwy 1100 plików przeznaczonych do przesłania do innego systemu, zastępując pracę, która wcześniej zajęłaby kilka dni.

Te przykłady pokazują, jak kancelaria wykorzystuje Codex do zadań wykonywanych nieregularnie lub takich, których automatyzacja za pomocą konwencjonalnych, powtarzalnych procesów byłaby trudna do uzasadnienia. Zespół ds. transformacji biznesowej wykorzystał także Codex do przekształcenia wymagań i istniejącej specyfikacji w działającą aplikację w języku Python.

Gilbert + Tobin wykorzystała Codex przy tworzeniu procesu wspomaganego przez AI, przeznaczonego do wybranych kontroli dotyczących konfliktów interesów, przeciwdziałania praniu pieniędzy, osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne oraz weryfikacji klientów. Proces obejmuje wyszukiwanie i przetwarzanie informacji, a następnie przygotowanie raportu do sprawdzenia i zatwierdzenia przez człowieka. Wybrane kontrole, które wcześniej zajmowały do ośmiu godzin, można teraz ukończyć w kilka minut.

W dziale technologicznym członek zespołu DevOps wykorzystał Codex do stworzenia „wieży obserwacyjnej” monitorującej środowisko AWS kancelarii. Konsoliduje ona sygnały operacyjne, wspiera diagnozowanie i działania naprawcze oraz przekazuje do rozpatrzenia problemy wymagające uwagi człowieka.

Gilbert + Tobin zamierza rozszerzać dostęp do ChatGPT Work i Codex w miarę wdrażania mechanizmów kontroli wymaganych do szerszego wykorzystania. Długoterminowym celem kancelarii jest stworzenie zintegrowanego środowiska pracy, w którym pracownicy mogą korzystać z ChatGPT, aby uzyskiwać dostęp do zatwierdzonego kontekstu organizacyjnego, wykonywać zadania operacyjne i dostarczać gotowe rezultaty bez konieczności ręcznego przechodzenia między systemami.