Zenken styrker et lite salgsteam med ChatGPT Enterprise

Zenken kombinerer GPT‑5, tilpassede GPT‑er, bildegenerering og de nyeste OpenAI-modellene og verktøyene for å akselerere begge kjernevirksomhetene sine: nettbasert markedsføring og den raskt voksende HR-virksomheten i utlandet. Som et av de første selskapene i Japan som innfører ChatGPT Enterprise i hele organisasjonen, bruker Zenken en AI-først-tilnærming og ser en klar forretningseffekt.

I dag rapporterer Zenken:

• Over 90 % ukentlig aktiv bruk av ChatGPT Enterprise
• Gjennomsnittlig tidsbesparelse på 30–50 % i alle kunnskapsbaserte arbeidsoppgaver
• 5–15 flere timer per ansatt hver måned, reinvestert i arbeid med høyere verdi
• 50 millioner yen i årlig kostnadsbesparelse på outsourcing sammenlignet med året før

Før Zenken innførte ChatGPT Enterprise, brukte selskapet manuelle prosesser til mange forskjellige kunnskapsbaserte oppgaver. Ansatte brukte svært mye tid på undersøkelser, oppsummering, oversettelse og innholdsskaping. Salgsteamene brukte dessuten mye tid på å forberede seg før kundemøter, noe som reduserte antallet og kvaliteten på kundesamtalene.

For å løse disse problemene, valgte Zenken å innføre AI på en strukturert og sikker måte. Yuji Okada, lederen for avdelingen for konsernplanlegging i admininstrasjonsdivisjonen, forklarer at da de evaluerte mulige løsninger, «fokuserte de på tolv kapasiteter som kreves for virksomheten vår, som sikkerhet og avansert støtte for kompleks tenkning», og husker at «ChatGPT Enterprise var den eneste løsningen som oppfylte alle disse betingelsene.» Han bemerker at «fordi vi håndterer klientinformasjon og sensitiv intern informasjon, er forhindring av datalekkasjer en selvfølge. ChatGPT Enterprise garanterer at dataene våre ikke brukes til å trene dens AI. Denne sikkerhetsfunksjonen ga oss tryggheten til å kunne håndtere konfidensielle data på en sikker måte.»

Tilgjengeligheten av resonneringsmodeller var også en avgjørende grunn til å velge ChatGPT Enterprise. I Zenkens kjernevirksomhet innen nettbasert markedsføring må teamene analysere kundenes forretningsutfordringer i dybden og foreslå strategiske løsninger. Resonneringsmodellen som ble lansert av OpenAI i 2024, gir den avanserte støtten for kompleks tenkning som Zenken var på jakt etter, og har ytterligere akselerert selskapets bruk av AI. Okada forklarer: «Resonneringsmodellen går lengre enn bare å gi informasjon og støtte beslutningstaking på ledernivå i områder som markedsanalyse, konkurransestrategi og vurdering av nye forretningsmuligheter.»

I dag forbedrer resonneringsmodellen kvaliteten på strategiplanlegging og analyse hos alle team og brukes også til å granske Zenkens egne ledelsesproblemer og nye utfordringer fra en strategisk synsvinkel. Den er blitt en viktig drivkraft for Zenkens forretningsvekst.

Virkningen av ChatGPT Enterprise er særlig tydelig innen salg. Før salgsteamet tok ChatGPT Enterprise i bruk, måtte de bruke svært mye tid på forberedelser som å finne potensielle kunder, utarbeide forslagsmateriale og skrive salgs-e-poster. Okada minnes: «Selv før vi kunne tenke på å øke antallet kunder vi kontaktet, tapte våre ansatte mye tid på forberedelser. Fordi de måtte svare på henvendelser og utarbeide forslag, var tiden de faktisk kunne tilbringe med kundene, begrenset, og noen ganger gikk vi glipp av muligheter.» Det tok også en del tid å skrive hver e-post, noe som satte en naturlig grense for hvor mange potensielle kunder en salgsperson kunne kontakte i løpet av en dag.

Ved å innføre ChatGPT Enterprise i hele selskapet har Zenken betydelig forbedret kvaliteten på salgsaktivitene sine. Tabellen nedenfor sammenligner salgsprosessen før og etter ChatGPT i hver fase.

Resultatet er at Zenken har sett klare gevinster i salgsresultatene:

• Forslag som består den innledende vurderingen, opp 15–20 %
• Suksessrate for nye avtaler, opp 5–10 %
• Godkjenningsrate for endelige forslag, opp ca. 30 %

«Med ChatGPT reduserer vi tiden som kreves til undersøkelser og forberedelser, samtidig som vi gjør samtalene med kunder mer friksjonsfrie», forklarer Okada.

ChatGPT Enterprise er også blitt uunnværlig for Zenkens raskt økende HR-virksomhet i utlandet. Fordi de fleste ansatte har japansk som morsmål, måtte selskapet bruke mye av tiden og budsjettet på å oversette stillingsannonser, kontrakter og andre dokumenter for utenlandske kandidater. Okada minnes at «da vi måtte kommunisere på flere språk, også engelsk, hadde tradisjonelle oversettelsesverktøy ofte problemer med å formidle den riktige konteksten og nyansen, noe som gjorde internasjonal kommunikasjon temmelig utfordrende.»

Etter å ha innført ChatGPT Enterprise kunne teamet oversette en rekke forskjellige typer dokumenter riktig til engelsk og andre språk. Dermed kunne de redusere kostnadene på outsourcing og øke oversettelseshastigheten betydelig. «Selv med et mindre team har vi kunnet opprettholde en organisasjon som fortsetter å øke inntektsveksten», sier Okada.

Ansatte bruker også ChatGTP på andre språk enn engelsk for å samle informasjon fra nyhetsnettsteder, tekniske artikler og andre kilder som er viktige for virksomheten. Dette gjør det lettere å designe nye tjenester og forretningsinitiativer med tanke på global ekspansjon, og at flere Zenken-ansatte enn før kan delta direkte i arbeid på tvers av grenser.

ChatGPT Enterprise endrer hvordan det daglige arbeidet utføres hos Zenken. Teamene bruker nå ChatGTP til å generere førsteutkast til salgs-e-poster, forslag, markedsføringsinnhold og interne dokumenter på bare noen minutter, og den generelle produktiviteten er nærmest fordoblet gjennom hele organisasjonen. Arbeid som tidligere ble satt ut, håndteres i økende grad internt, slik at de årlige outsourcing-kostnadene er redusert med ca. 50 millioner yen og forbedrer dermed marginene. «I stedet for å være opptatt med gjentakende oppgaver har de ansatte nå mer tid til å fokusere på innholdet i forslagene sine», sier Okada.

ChatGPT brukes også mye på individuelt nivå. Ukentlig aktiv bruk av ChatGPT Enterprise er på over 90 %, og ansatte sender gjennomsnittlig 900 meldinger per person hver måned. «Det er blitt en vane for oss å spørre ChatGPT først», forklarer Okada. «Vi bruker ChatGPT til å utvikle en innledende hypotese og diskuterer den deretter med lederne eller kollegene våre. Å jobbe på denne måten har i stor grad redusert tiden de ansatte føler seg fastlåst, før de snakker med andre eller går videre selv.»

For Zenken er ChatGPT Enterprise mer enn et verktøy. Okada sier selv at det er blitt en partner som endrer hvordan ansatte tenker og jobber. Selskapet ser nå ChatGPT Enterprise som en sentral plattform som støtter alt fra daglig effektivitet og strategisk planlegging til talentutvikling og, som resultat, bedriftsomfattende transformasjon.