निकाल
ऑनबोर्डिंग वेळ आठवड्यांवरून दिवसांपर्यंत कमी झाली
50%
WhatsApp संदेशांमधील ऑपरेशनल प्रश्नांमध्ये घट
Plex Coffee ची उभारणी तीन आश्वासनांभोवती करण्यात आली: परवडणारी किंमत, सोयीसुविधा आणि सर्वांचे स्वागत करणारा समुदाय. तंत्रज्ञान उद्योगातून प्रेरणा घेत, को-फाउंडर्स फिलिप चेंग आणि मॅक्स कॅम्प यांनी कॅफे लीन स्टार्टअपच्या दृष्टिकोनातून चालवले. “भरतीपासून सप्लाय चेनपर्यंत, स्वयंचलित करता येऊ शकणारी प्रत्येक प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यात आली,” असे चेंग म्हणतात.
पण Plex एका कॅफेवरून चार कॅफेंपर्यंत विस्तारला, तसा संस्थापकांना नवीन आव्हानांचा सामना करावा लागला, जे पारंपरिक ऑटोमेशनने सोडवता येऊ शकले नाही. ChatGPT Business हा स्वाभाविक उपाय होता.
“आमच्या टीममधील प्रत्येकजण आधीपासूनच स्वतंत्रपणे ChatGPT वापरत होता आणि त्या साधनाशी परिचित होता, आणि custom GPTs तयार करण्याच्या क्षमतेमुळे आम्ही विविध वापर प्रकरणांसाठी समर्पित मिनी-साधने तयार करू शकलो.”
सुरुवातीला नियुक्त केलेल्या कर्मचाऱ्यांना थेट संस्थापकांनी प्रशिक्षण दिले. परंतु जसजसे अधिक बरिस्ता आणि स्टोअर व्यवस्थापक संघात सामील झाले, तसतसे उपस्थिती आणि प्रत्येक पाहुण्याकडे वैयक्तिक लक्ष देण्यावर आधारित संस्कृती टिकवणे कठीण झाले.
“जेव्हा मॅक्स आणि मी याची सुरुवात केली, तेव्हा आम्ही स्वतः काउंटरच्या मागे उभे होतो. “आम्ही प्रशिक्षण दिलेल्या प्रत्येक नव्या बरिस्ताला, ग्राहकांशी कसे संवाद साधायचे, वेगवेगळी पेये कशी तयार करायची, आणि स्टोअरमधील समस्या कशा हाताळायच्या हे आम्ही स्वतः दाखवून दिले,” चेंग म्हणतात. “पण मग आम्ही विस्तारत गेलो तसतसे, नवीन नियुक्तींमध्ये तीच संस्कृती रुजवणे अधिक कठीण होत गेले.”
Plex चा विस्तार होत गेला तसतशा दोन समस्या समोर आल्या: विखुरलेले ज्ञान-सामायिकीकरण आणि असंगत प्रशिक्षण. अर्धवेळ कर्मचारी पाळ्या बदलत असल्यामुळे, WhatsApp गटांमध्ये नेहमीच्या प्रश्नांचा अक्षरशः भडिमार झाला: विशिष्ट वस्तू कुठे सापडतील, एखाद्या प्रक्रियेचे तपशील. “ज्ञानाची देवाणघेवाण करणे आमच्यासाठी दिवसेंदिवस अधिक कठीण होत होते आणि त्यामुळे WhatsApp वर संदेशांचा भडिमार होत होता… स्टोअर व्यवस्थापकांचा लक्ष केंद्रित करून काम करण्याचा वेळ वारंवार खंडित होत होता,” असे चेंग स्पष्ट करतात.
प्रशिक्षणाचे मानकीकरण करणे देखील अधिक कठीण झाले. कर्मचाऱ्यांची संख्या वाढत गेली तसतसे, स्टोअर व्यवस्थापकांना नवीन नियुक्तींना संस्कृती आणि ग्राहक अनुभवाबाबत मार्गदर्शन करण्यासाठी कमी वेळ मिळत होता. चेंगने २५ पानांची पुस्तिका वाटून पाहिली होती, पण “कोणीही खरोखर तिच्याशी गुंतले नव्हते.”
Plex ने Notion मध्ये त्यांचे ज्ञान केंद्रीकृत करून सुरुवात केली, परंतु त्यांना पुढे अडथळा आला. “कीवर्ड शोध तितकेसे चांगले कार्य करत नाही, कारण प्रत्येकजण ते काय शोधत आहे याचे वर्णन करण्यासाठी वेगवेगळे शब्द वापरतो,” असे चेंग म्हणतात.
टीमने Notion कनेक्टर सक्षम केला. त्यामुळे ChatGPT तुमच्या Notion फाइल्स आणि विकींमधील संदर्भ वापरून उत्तरे देऊ शकते, आणि कर्मचाऱ्यांना नैसर्गिक भाषेत हवी ती माहिती सहज विचारता येते.
“त्यामुळे काही विशिष्ट मुद्द्यांवरील आमचे WhatsApp संदेश 50% पेक्षा अधिक कमी झाले, कारण लोकांना गोष्टी कुठे शोधायच्या हे सहज समजते,” असे चेंग म्हणतात. कर्मचारी ChatGPT सोबत बोलण्यासाठी स्टोअरमधील iPad वापरतात. वाचलेले लक्ष Plex ज्या गोष्टींना सर्वाधिक महत्त्व देते त्याकडे वळते: समुदाय सहभाग आणि कार्यक्रम, जे चालवण्यासाठी स्टोअर व्यवस्थापकांकडे आता वेळ आहे.
ChatGPT Business मुळे, चेंग यांना त्यांच्या 25-पानांच्या हँडबुकचा नव्या पद्धतीने उपयोग करता आला: “मी हे हँडबुक एका कस्टम GPT मध्ये अपलोड केले, जे मी आमच्या ऑनबोर्डिंग मेलमध्ये शेअर करतो.” GPT ला कोर कंपनी मूल्ये तसेच Plex त्यांची कॉफी कुठून मिळवते यासारखे तांत्रिक तपशील शिकवण्यासाठी प्रॉम्प्ट दिले आहे.
“नुसती माहिती ओतण्याऐवजी, ते संभाषणाच्या स्वरूपात, रंजक पद्धतीने करते,” चेंग म्हणतात. याचा अर्थ माहिती अधिक चांगल्या प्रकारे लक्षात राहते, आणि स्टोअर व्यवस्थापकांना प्रत्येक नव्या कर्मचाऱ्याला मार्गदर्शन करण्यासाठी आता पूर्वीइतका वेळ खर्च करावा लागत नाही: “ऑनबोर्डिंगसाठी लागणारा वेळ आठवड्यांवरून काही दिवसांवर आला आहे.”
ऑनबोर्डिंग आणि ज्ञानवाटप सुरळीतपणे चालू झाल्यानंतर, Plex Coffee ने ChatGPT Business वापरण्याच्या इतर मार्गांवर प्रयोग करायला सुरुवात केली.
- विस्तार संशोधन: Plex वाढत असताना, Cheng नवीन ठिकाणांचे मूल्यांकन करण्यासाठी ChatGPT Business वापरतो: “मी कालांतराने ग्राहकसंख्येच्या आधारे महसूल क्षमतेचे अंदाज लावण्यासाठी डीप रिसर्च साधने वापरतो.”
- मागणीतील बदल समजून घेणे: जर एखादा दिवस किंवा आठवडा विशेषतः मंद किंवा खूप मजबूत असेल, तर “ChatGPT सहसा उत्कृष्ट स्पष्टीकरण देते, जसे की किती विद्यार्थी निघून जात आहेत, किंवा त्या आठवड्यात कोणते कार्यक्रम होत आहेत. मागणीतील पॅटर्न्स त्वरित आणि अधिक सखोल पातळीवर समजून घेणे अत्यंत मौल्यवान आहे.” चेंग म्हणतात.
- पुरवठा ऑर्डर स्वयंचलित करणे: विक्रेत्यांकडे ऑर्डर देण्यासाठी वेळ लागतो, कारण प्रत्येकाचे पोर्टल आणि कार्यप्रवाह वेगळे असतात. त्याचे निराकरण करण्यासाठी, Plex “आमच्या पुरवठादारांकडून थेट Agent द्वारे ऑर्डर देण्याचा प्रयोग करत आहे,” असे चेंग म्हणतात. अनेक शहरांमध्ये शाखा असलेल्या साखळीसाठी, यामुळे पुनरावृत्ती होणारे प्रशासकीय काम कमी होऊ शकते आणि साठा नेहमी उपलब्ध असल्याची खात्री होऊ शकते.
- ऑनबोर्डिंग वेळ आठवड्यांवरून दिवसांपर्यंत कमी झाली
- ऑपरेशनल प्रश्नांवरील WhatsApp संदेश 50% पेक्षा जास्त कमी झाले
- स्टोअर व्यवस्थापकांनी समुदाय सहभागासाठी एकाग्रतेचा वेळ पुन्हा मिळवला
- विविध ठिकाणी अधिक जलद, अधिक सातत्यपूर्ण प्रशिक्षण
- मागणीच्या नमुन्यां आणि विस्तार नियोजनाची वाढलेली स्पष्टता
चेंग यांच्यासाठी, AI चा अवलंब केल्याने Plex Coffee अधिक स्थिर आणि अनुकूल बनते.
AI ला आमच्या दैनंदिन प्रक्रियांमध्ये आतापासूनच समाविष्ट करून, घडणाऱ्या घडामोडींबद्दल आम्ही अधिक जागरूक आहोत. तुम्ही कोणत्याही उद्योगात असलात तरी, त्यातून बरेच मूल्य मिळू शकते.
ऑपरेशन्स लीन ठेवत दहा कॅफेंपर्यंत विस्तार करण्याची योजना असताना, Plex Coffee स्केलिंगमध्ये ChatGPT Business ला एक अत्यावश्यक भागीदार मानते. पण केवळ कार्यक्षमतेच्या पलीकडे, AI आतिथ्यसेवेतील मानवी पैलूला फुलण्यासाठी जागा निर्माण करत आहे—बारिस्ता अतिथींसोबत वेळ घालवत आहेत, सकारात्मक वातावरण निर्माण करत आहेत, आणि कंपनी वाढत असतानाही कॅफेचा अनुभव वैयक्तिक ठेवत आहेत.
