„Plex Coffee“ su „ChatGPT“: greitas ir asmeniškas aptarnavimas

„Plex Coffee“ buvo įkurta remiantis trimis pažadais: gera kaina, patogumu ir svetinga bendruomene. Technologijų sektoriaus įkvėpti bendraįkūrėjai Philippas Chengas ir Maxas Kampas kavinėms vadovavo taikydami taupaus startuolio principus. „Nuo darbuotojų samdos iki tiekimo grandinės – automatizavome visus procesus, kuriuos tik galėjome“, – teigia P. Chengas.

Tačiau „Plex“ išsiplėtus nuo vienos iki keturių kavinių, įkūrėjai susidūrė su naujais iššūkiais, kurių tradicinė automatizacija išspręsti negalėjo. „ChatGPT Business“ tapo natūraliu sprendimu.

Pirmuosius darbuotojus tiesiogiai mokė patys įkūrėjai, bet prisijungiant vis daugiau baristų ir kavinių vadovų, darėsi vis sunkiau išlaikyti kultūrą, pagrįstą betarpišku bendravimu ir asmeniniu dėmesiu kiekvienam svečiui.

„Kai su Maxu visa tai pradėjome, patys stovėjome už baro. Kiekvieną mokomą naują baristą asmeniškai supažindindavome, kaip bendrauti su klientais, ruošti įvairius gėrimus ir spręsti kavinėje kylančias problemas“, – pasakoja P. Chengas. „Tačiau plečiantis tapo vis sunkiau perduoti šią kultūrą naujiems darbuotojams.“

„Plex“ plečiantis iškilo dvi problemos: išskaidytas dalijimasis žiniomis ir nenuoseklūs mokymai. Ne visu krūviu dirbantiems darbuotojams keičiantis pamainomis, „WhatsApp“ grupėse pasipylė kasdieniai klausimai: kur rasti tam tikrus daiktus, kokios konkrečių procesų detalės. „Darėsi vis sunkiau dalytis žiniomis, todėl sulaukdavome tikros „WhatsApp“ žinučių lavinos... Tai tiesiog blaškė kavinių vadovus ir trukdė jiems susikaupti“, – aiškina P. Chengas.

Standartizuoti mokymus taip pat darėsi vis sunkiau. Daugėjant darbuotojų, kavinių vadovams likdavo mažiau laiko supažindinti naujokus su įmonės kultūra ir klientų aptarnavimo standartais. P. Chengas bandė dalyti 25 puslapių vadovą, tačiau „niekas į jį rimtai nesigilino“.

Iš pradžių „Plex“ pradėjo kaupti žinias „Notion“ platformoje, tačiau netrukus atsidūrė aklavietėje. „Paieška pagal raktažodžius tiesiog nėra labai veiksminga, nes kiekvienas žmogus ieškomus dalykus apibūdina savais žodžiais“, – sako P. Chengas.

Komanda įjungė „Notion“ jungtį, leidžiančią „ChatGPT“ pateikti atsakymus remiantis „Notion“ failų ir vikių kontekstu, kad darbuotojai galėtų tiesiog natūralia kalba paklausti to, ko jiems reikia.

„Tai leido daugiau nei 50 proc. sumažinti „WhatsApp“ žinučių kiekį tam tikromis temomis, nes žmonės tiesiog žino, kur rasti reikiamą informaciją“, – teigia P. Chengas. Darbuotojai kavinėje esančiu „iPad“ planšetiniu kompiuteriu bendrauja su „ChatGPT“. Sutaupytą laiką galima skirti tam, ką „Plex“ vertina labiausiai: bendruomenės įtraukimui ir renginiams, kuriuos organizuoti kavinių vadovai dabar turi laiko.

Naudodamas „ChatGPT Business“, P. Chengas galėjo naujai panaudoti savo 25 puslapių vadovą: „Įkėliau šį vadovą į pasirinktinį GPT, kuriuo pasidaliju mūsų darbuotojų įvedimo laiške.“ Šiam GPT nurodyta supažindinti darbuotojus su pagrindinėmis įmonės vertybėmis ir techninėmis detalėmis, pavyzdžiui, iš kur „Plex“ perka kavą.

„Užuot tiesiog pateikęs sausą informaciją, jis tai daro įtraukiančiai, palaikydamas pokalbį“, – sako P. Chengas. Taigi, žinios geriau įsisavinamos, o kavinių vadovams nebereikia skirti tiek daug laiko kiekvieno naujoko mokymams: „Darbuotojų įvedimas sutrumpėjo nuo savaičių iki dienų.“

Sklandžiai išsprendusi darbuotojų įvedimo ir dalijimosi žiniomis klausimus, „Plex Coffee“ pradėjo ieškoti ir kitų „ChatGPT Business“ pritaikymo būdų.

• Plėtros tyrimai: „Plex“ plečiantis, P. Chengas naudoja „ChatGPT Business“ vertindamas naujas vietas: „Naudoju giliojo tyrimo priemones vertindamas galimų pajamų potencialą, atsižvelgiant į ilgalaikius klientų srautus.“
• Paklausos pokyčių supratimas: jei pasitaiko itin rami ar užimta diena ar savaitė, „ChatGPT“ dažniausiai pateikia puikų paaiškinimą, pavyzdžiui, kiek studentų išvyksta arba kokie renginiai tą savaitę vyksta. Galimybė akimirksniu ir giliau suprasti paklausos tendencijas yra tiesiog neįkainojama.“ – teigia P. Chengas.
• Prekių užsakymų automatizavimas: užsakymų teikimas tiekėjams atima daug laiko, nes kiekvienas jų naudoja skirtingus portalus ir procesus. Norėdama tai išspręsti, „Plex“ „bando užsakyti prekes iš tiekėjų tiesiogiai per agentą“, – sako P. Chengas. Keliuose miestuose veikiančiam tinklui tai galėtų sumažinti pasikartojančio administracinio darbo apimtis ir užtikrinti, kad atsargų niekada netrūktų.

• Naujų darbuotojų įvedimas sutrumpėjo nuo savaičių iki dienų
• Darbinių klausimų skaičius „WhatsApp“ žinutėse sumažėjo daugiau nei 50 %
• Kavinių vadovai atgavo laiko bendruomenės įtraukimui
• Greitesni ir nuoseklesni mokymai visose kavinėse
• Geresnis paklausos tendencijų supratimas ir plėtros planavimas

P. Chengo nuomone, pritaikius DI, „Plex Coffee“ tapo atsparesnė ir lengviau prisitaikanti.

Planuodama išsiplėsti iki 10 kavinių, bet išlaikyti optimizuotą veiklą, „Plex Coffee“ mato „ChatGPT Business“ kaip nepakeičiamą partnerį augant. Tačiau ne tik didindamas efektyvumą, DI sukuria erdvės klestėti žmogiškajai svetingumo pusei – baristos gali skirti daugiau laiko svečiams, kurti gerą atmosferą ir išlaikyti asmenišką kavinės patirtį net ir įmonei augant.