Niðurstöður
Innleiðingartími styttist úr nokkrum vikum í nokkra daga
50%
Minnkun á rekstrartengdum spurningum í WhatsApp-skilaboðum
Plex Coffee var byggt á þremur fyrirheitum: hagkvæmni, þægindum og samfélagi þar sem allir eru velkomnir. Með innblæstri frá tæknigeiranum ráku meðstofnendurnir Philipp Cheng og Max Kamp kaffihúsin með hugarfari sprotafyrirtækis sem starfar eftir hugmyndafræði lean. „Frá ráðningum til aðfangakeðjunnar var hvert það ferli sem hægt var að sjálfvirknivæða, sjálfvirknivætt,“ segir Cheng.
En þegar Plex stækkaði úr einu kaffihúsi í fjögur stóðu stofnendurnir frammi fyrir nýjum áskorunum sem hefðbundin sjálfvirknivæðing gat ekki leyst. ChatGPT Business var náttúrulega lausnin.
„Allir í teyminu okkar voru þegar farnir að nota ChatGPT upp á eigin spýtur og þekktu verkfærið, og möguleikinn á að búa til sérsniðin GPT þýddi að við gátum búið til sérstök smáverkfæri fyrir ýmis notkunartilvik.“
Fyrstu starfsmennirnir voru þjálfaðir beint af stofnendunum, en eftir því sem fleiri kaffiþjónar og verslunarstjórar bættust í hópinn varð erfiðara að viðhalda menningu sem byggðist á nærveru og persónulegri athygli gagnvart hverjum gesti.
„Þegar við Max byrjuðum á þessu, vorum við sjálf á bak við afgreiðsluborðið. „Hverjum einasta nýjum kaffiþjóni sem við þjálfuðum sýndum við persónulega hvernig ætti að eiga samskipti við viðskiptavini, hvernig ætti að útbúa hina ýmsu drykki og hvernig ætti að takast á við vandamál í versluninni,“ segir Cheng. „En þegar við stækkuðum varð erfiðara og erfiðara að innleiða sömu menningu hjá nýjum starfsmönnum.“
Eftir því sem Plex stækkaði komu tvö vandamál í ljós: sundurlaus þekkingarmiðlun og ósamræmd þjálfun. Með hlutastarfsmenn á vöktum sem skiptast á fjölgaði venjubundnum spurningum gríðarlega í WhatsApp-hópum: hvar mætti finna ákveðna hluti og nánari upplýsingar um tiltekið ferli. „Við áttum í sívaxandi erfiðleikum með miðlun þekkingar og það leiddi til skilaboðaflóðs á WhatsApp… verslunarstjórarnir voru sífellt dregnir út úr einbeitingartíma sínum,“ útskýrir Cheng.
Þjálfun varð einnig erfiðari að staðla. Eftir því sem starfsfólkinu fjölgaði höfðu verslunarstjórar minni tíma til að leiðbeina nýliðum um fyrirtækjamenningu og upplifun viðskiptavina. Cheng hafði reynt að dreifa 25 síðna handbók, en „enginn var í raun að lesa hana.“
Plex byrjaði á að miðstýra þekkingu sína í Notion, en rakst fljótt á vegg. „Leit með leitarorðum virkar einfaldlega ekki nógu vel, þar sem fólk notar mismunandi orð til að lýsa því sem það er að leita að,“ segir Cheng.
Teymið virkjaði Notion-tenginguna, sem gerir ChatGPT kleift að svara með samhengi úr Notion-skjölunum þínum og wiki-síðunum þínum, þannig að starfsfólkið gæti einfaldlega beðið um það sem það þurfti með eðlilegu máli.
„Það hefur dregið úr WhatsApp-skilaboðum okkar um ákveðin mál um meira en 50%, því fólk veit einfaldlega hvar það finnur hlutina,“ segir Cheng. Starfsfólk notar iPad í versluninni til að eiga samskipti við ChatGPT. Tíminn sem þannig vinnst fer í það sem Plex metur mest: samfélagsþátttöku og viðburði, sem verslunarstjórar hafa nú tíma til að skipuleggja.
Með ChatGPT Business gat Cheng nýtt 25 síðna handbókina sína á nýjan hátt: „Ég hlóð þessari handbók upp í sérsniðið GPT, sem ég deili í móttökupóstinum okkar.“ GPT fær kvaðningu til að kenna grunngildi fyrirtækisins ásamt tæknilegum atriðum, eins og hvaðan Plex fær kaffið sitt.
„Í stað þess að demba bara upplýsingum yfir mann gerir það þetta á áhugaverðan og grípandi hátt í samtali,“ segir Cheng. Þetta þýðir að þekking festist betur og verslunarstjórar þurfa ekki lengur að verja jafn miklum tíma í að leiðbeina hverjum nýliða: „Aðlögunartíminn hefur farið úr nokkrum vikum í nokkra daga.“
Þegar móttaka nýrra starfsmanna og þekkingarmiðlun voru komin í gott horf fór Plex Coffee að prófa aðrar leiðir til að nýta ChatGPT Business.
- Rannsóknir vegna stækkunar: Eftir því sem Plex vex notar Cheng ChatGPT Business til að meta nýja staði: „Ég nota djúprannsókn til að áætla tekjumöguleika út frá fjölda viðskiptavina yfir tíma.“
- Skilningur á breytingum í eftirspurn: Ef það er sérlega hægur eða sterkur dagur eða vika, gefur „ChatGPT yfirleitt frábæra skýringu, eins og hversu margir nemendur eru að fara, eða hvaða viðburðir eru í gangi þá viku. Það er ómetanlegt að skilja eftirspurnarmynstur samstundis og á dýpri hátt,“ segir Cheng.
- Sjálfvirknivæðing birgðapantana: Það tekur tíma að leggja inn pantanir hjá birgjum, þar sem hver þeirra er með mismunandi gáttir og verkferla. Til að leysa það er Plex „að gera tilraunir með að panta beint frá birgjum okkar í gegnum fulltrúa,“ segir Cheng. Fyrir fyrirtækjakeðju með starfsstöðvar í mörgum borgum gæti þetta dregið úr endurteknum umsýsluverkum og tryggt að birgðir séu alltaf til staðar.
- Innleiðingartími styttist úr nokkrum vikum í nokkra daga
- WhatsApp-skilaboðum um spurningar um rekstur fækkaði um meira en 50%
- Verslunarstjórar fengu aftur einbeitingartíma til að sinna samfélagsstarfi
- Hraðari og samræmdari þjálfun á milli staðsetninga
- Bætt yfirsýn yfir eftirspurnarmynstur og áætlanagerð fyrir stækkun
Að mati Cheng gerir það Plex Coffee seiglara og aðlögunarhæfara að innleiða gervigreind.
„Með því að samþætta gervigreind inn í daglega ferla okkar nú þegar erum við einfaldlega meðvitaðri um þá þróun sem á sér stað. Sama í hvaða atvinnugrein þú starfar, þá er mikill ávinningur að hafa af því.“
Með áform um að stækka í 10 kaffihús og halda rekstrinum hagkvæmum, lítur Plex Coffee á ChatGPT Business sem ómissandi samstarfsaðila við stækkun fyrirtækisins. En umfram hreina skilvirkni er gervigreind að skapa svigrúm fyrir mannlegu hlið gestrisninnar — að kaffiþjónar geti varið tíma með gestum, miðlað góðri stemningu og haldið kaffihúsaupplifuninni persónulegri, jafnvel þegar fyrirtækið stækkar.
