Hvernig gervigreindarfyrirtæki gera verkferla að rekstrargetu

Nýjasta skýrsla OpenAI, Vísbendingar úr atvinnulífinu, sýnir að gervigreind í fyrirtækjum færist frá aðstoð yfir í framkvæmd, en á mjög ólíkum hraða. Háþróuð fyrirtæki (þau 10% sem nota gervigreind mest) mynda nú 8,3× fleiri úttakstóka á hvern virkan notanda en dæmigerð fyrirtæki, samanborið við 2,6× í janúar. Vaxandi bilið bendir til dýpri breytinga á rekstri: fremstu fyrirtækin tengja fulltrúa við samhengi og verkfæri fyrirtækisins, fela þeim veigameiri verkefni og auðvelda endurtekningu árangursríkra verkferla.

Áskorun stjórnenda er að breyta þessari dýpt í vinnu sem fólk getur treyst, mælt og bætt. Stjórnendur ættu einnig að gefa svigrúm til tilrauna, þar á meðal með notkunartilvik sem sýna ekki augljóst virði í fyrstu tilraun.

Sprotafyrirtækin Basis⁠(opnast í nýjum glugga), Clay⁠(opnast í nýjum glugga) og Exa Labs⁠(opnast í nýjum glugga) hafa fléttað fulltrúa inn í móttöku nýliða, viðskiptastýringu og eflingu vistkerfis þróunaraðila. Verkferlar þeirra eru ólíkir en þróunin er lærdómsrík: kenna fulltrúa stöðugt ferli, veita honum viðvarandi samhengi þegar vinnan breytist og láta hann síðan leiða tækifæri yfir í prófaðar aðgerðir.

Saman sýna þessi dæmi hvernig teymi geta fléttað fulltrúa inn í kunnugleg störf og bætt ferlið með tímanum.

Innleiðing nýs starfsfólks hefur lengi verið fyrirhafnarmikil fyrir vinnuveitendur og starfsfólk. Hjá Basis, sem þróar gervigreindarfulltrúa fyrir bókhaldsstofur, tekur innleiðing nýs starfsfólks á fyrsta degi nú 30 mínútur í stað tveggja klukkustunda og mannauðsteymið fær því meiri tíma fyrir menningu og stuðning.

Á fyrsta degi fá starfsmenn tafarlausan aðgang að Codex og sérsniðinni færni fyrir innleiðingu nýs starfsfólks (endurnýtanlegu safni leiðbeininga og úrræða fyrir tiltekinn verkferil). Codex býður þau velkomin, kynnir helstu hugtök fyrirtækisins og notar tölvuna þeirra til að ljúka uppsetningu samþættinga í bakgrunni. Þegar endurteknar spurningar eða undantekningar koma upp getur mannauðsteymið uppfært færnina áður en næsti hópur hefur störf.

Basis sýndi innleiðingarferlið einu sinni og breytti því síðan í endurnýtanlega færni með skýrum kveikjupunkti, þekktum skrefum, aðgangi að réttum verkfærum og skýrri skilgreiningu á því hvenær verkinu er „lokið“. Ferlið er ekki lengur háð því hvort tiltekinn einstaklingur sé tiltækur, en teymið getur þó gripið inn í vegna undantekninga eða flókinna spurninga. Innleiðing nýs starfsfólks er nú samræmdari, endurtakanlegri og auðveldari í umbótum, og nýtt starfsfólk fær strax fyrirmynd að því hvernig vinna má með gervigreind.

Clay, sem þróar sjálflærandi tekjuvél fyrir markaðs- og söluteymi, glímir við kunnuglega söluáskorun: mikilvægt samhengi samninga er dreift um CRM-færslur, tölvupóst, Slack, símtöl, kynningar, textaskilaboð og samtöl við innri teymi og stuðningsaðila hjá viðskiptavinum.

Til að halda þessu samhengi uppfærðu prófaði einn GTM-verkfræðinga Clay betri aðferð: varanlegt vinnusvæði og sérstakan undirfulltrúa fyrir hvern viðskiptavin. Hver undirfulltrúi fer yfir frumheimildir og uppfærir samningamöppuna sína yfir nótt. Á hverjum morgni tekur samhæfingarfulltrúi saman uppfærslur allra viðskiptavina hennar í stuttan forgangslista: svara spurningu viðskiptavinar sem enn bíður svars, fylla í skarð í kaupnefndinni eða gefa mögulegum viðskiptavini ástæðu til að taka aftur upp þráðinn.

Að sögn Clay sparar verkferillinn henni um klukkustund af flokkun pósthólfs á hverju kvöldi. Dagleg forgangsröðun hjálpar henni að fylgja eftir litlu aðgerðunum sem geta saman skilað miklu á löngu söluferli til fyrirtækja. Rökstuðningurinn fylgir hverjum tilmælum svo sölufólk geti skoðað frumheimildirnar áður en það grípur til aðgerða. Fyrirtæki gætu deilt þessu samhengi með viðskiptastjórum, BDR-fulltrúum, lausnaverkfræðingum og sölustjórnendum, með fyrirvara um gildandi aðgangsheimildir viðskiptareikninga.

Clay sýnir hvað breytileg vinna þarf til að geta vaxið: samræmda uppbyggingu, hentugan uppfærslutakt, sameiginleg gögn og mannlegt mat þegar kemur að aðgerðum.

Exa Labs, sem þróar innviði vefleitar fyrir gervigreindarfulltrúa, vill gera leitar-API sitt aðgengilegt alls staðar þar sem þróunaraðilar gætu nýtt það. Teymið kallar þetta markmið „Exa alls staðar“. Til að vinna að því þurftu teymi þróunartengsla og viðskiptamála áður að fylgjast með kóðasöfnum og víðara vistkerfi, finna álitlegar samþættingar, afla samhengis og samhæfa vinnu milli kerfa. Þótt tækifærin væru ólík fylgdi leiðin frá uppgötvun til innleiðingar sömu skrefum. Exa breytti þessari skrefaröð í skilgreindan verkferil fyrir Codex, með skýrum forgangsatriðum, aðgangi að nauðsynlegum heimildum og yfirferð fólks áður en nokkuð er gefið út.

Codex fylgist nú með samþættingartækifærum í miklum forgangi, aflar viðeigandi samhengis, býr til pull request-beiðnir, keyrir prófanir og útbýr vikulegar uppfærslur með heimildum á borð við Slack og Notion. Þegar við á getur það einnig samið drög að næsta skrefi, þar á meðal fyrstu tilkynningu, sem teymið fer síðan yfir. Verkferillinn leiðir tækifæri frá vísbendingu að prófaðri afurð og fækkar um leið skilum milli rannsókna, verkfræði og samskipta.

Fólk ákveður enn hvaða tækifæri skipta máli, hvaða skuldbindingar Exa ætti að taka á sig og hvernig stýra eigi ytri samskiptum. Prófanir og yfirferðarpunktar gera vinnu fulltrúans sýnilega áður en hún er gefin út. Niðurstöður prófana og yfirferð fólks geta sýnt teyminu hvar laga þarf verkferilinn fyrir næstu keyrslu. Eftir því sem vinnan verður afdrifaríkari verða heimildir, gögn og ákvörðunarréttur stærri hluti af hönnun verkferilsins.

Saman færa Basis, Clay og Exa mynstrin sem sjást í Vísbendingum úr atvinnulífinu yfir í hagnýt rekstrarhugtök. Basis breytir sannreyndu ferli í endurnýtanlega færni. Clay veitir fulltrúa samhengi og samfellu til að halda síbreytilegri vinnu uppfærðri. Exa bætir við verkfærum, prófunum og yfirferð svo fulltrúi geti leitt vísbendingu yfir í afmarkaða framkvæmd. Öll þrjú gera umbætur að hluta verkferilsins: undantekningar við innleiðingu nýs starfsfólks sýna hvar betrumbæta þarf færni; ný virkni á viðskiptareikningum og staðfesting sölufólks halda samhengi samninga uppfærðu; og prófanir ásamt yfirferð fólks skýra mörk framtíðarframkvæmdar. Hvert þeirra byrjar á tilteknu verki og nægu svigrúmi til að prófa það. Verkaskiptingin skýrist með notkun og ábyrgðin eykst eftir því sem verkferillinn sannar gildi sitt.

Þegar bilið á sviði háþróaðrar gervigreindar breikkar þurfa stjórnendur fyrirtækja að gefa starfsfólki svigrúm til að prófa mikilvæga verkferla, mæla árangur og breyta bestu tilraununum í endurtakanlega starfshætti.

• Veljið eitt mikilvægt virðissvið. Byrjið á heildstæðum verkferli þar sem stefnumarkandi forgangsmál, kerfi, skil, stýringar og mælanlegir hagsmunir mætast. Hann ætti að endurtaka sig nógu oft til að hægt sé að læra af honum og skipta nægu máli til að réttlæta endurhönnun.
• Skilgreinið niðurstöðuna og hvernig hún verður mæld. Tilgreinið ábyrgðaraðila, lykilmælikvarða, grunnviðmið og varnir. Mælið dýpt með loknum verkefnum, tengdu samhengi og verkfærum, undantekningum og umfangi yfirferðar. Mælið virði út frá afgreiðslutíma, gæðum, kostnaði, tekjum eða áhættu. Magn úttaks getur sýnt að fólk felur gervigreind fleiri verkefni; niðurstöður verkferla sýna hvort það skiptir máli.
• Skrifið starfslýsingu fulltrúans. Skilgreinið hvað hrindir vinnunni af stað, hver niðurstaðan á að vera, nauðsynlegt samhengi, verkfæri og heimildir, og hversu þrautseigur fulltrúinn á að vera við að ljúka verkinu. Tilgreinið hvaða gögn hann þarf að leggja fram og hvar hann þarf að staldra við til yfirferðar fólks.
• Byggið mannlega kerfið í kringum fulltrúann. Hafið fólkið sem stendur næst verkferlinum með í hönnunarferlinu. Tilgreinið hver ber ábyrgð á viðskiptaniðurstöðunni, faglegri rökfræði, aðgangi og stýringum, innleiðingu og daglegri notkun. Sprotafyrirtæki fela fáum einstaklingum þessa ábyrgð; stærri fyrirtæki þurfa skýran ákvörðunarrétt þegar verkferillinn stækkar.
• Gerið tilraunir sýnilegar og endurnýtanlegar. Rannsóknir OpenAI sýna að sex mánuðum eftir innleiðingu sendi starfsfólk í upphafi starfsferils 13 fleiri skilaboð á viku en stjórnendur. Gefið starfsfólki svigrúm til að prófa ný notkunartilvik, skráið síðan ferlið og gögnin að baki því sem virkar og pakkið því sem færni, viðbótum eða sameiginlegum vinnusvæðum. Spjall, Vinna og Codex⁠(opnast í nýjum glugga) styðja ólíka notkun: Spjall fyrir spurningar og hraða samvinnu, Vinna fyrir þekkingarvinnu í mörgum skrefum og fullunnar afurðir, og Codex fyrir tæknilega framkvæmd.
• Færið rekstrarmynstrið áfram. Varðveitið samhengið, heimildirnar, mötin, yfirferðarpunktana, ábyrgðaraðilana, mælikvarðana og stuðninginn sem virkuðu og beitið þeim síðan á næsta virðissvið. Hver ný tilraun ætti að veita næsta teymi betri upphafspunkt.