Zenken meningkatkan efisiensi tim penjualan dengan ChatGPT Enterprise

Zenken menggabungkan GPT‑5, GPT kustom, Pembuatan Gambar, serta model dan alat OpenAI terbaru untuk mempercepat kedua bisnis intinya: pemasaran web dan bisnis sumber daya manusia luar negeri yang berkembang pesat. Sebagai salah satu perusahaan pertama di Jepang yang meluncurkan ChatGPT Enterprise di seluruh organisasi, Zenken menerapkan pendekatan yang mengutamakan AI dan melihat dampak bisnis yang jelas.

Hari ini Zenken melaporkan:

• Lebih dari 90% penggunaan aktif mingguan ChatGPT Enterprise
• Penghematan waktu rata-rata 30 hingga 50% di seluruh tugas kerja pengetahuan
• 5 hingga 15 jam tambahan per karyawan setiap bulan, diinvestasikan kembali untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi
• Penghematan biaya pengalihdayaan tahunan sebesar 50 juta yen dibandingkan dengan tahun sebelumnya

Sebelum mengadopsi ChatGPT Enterprise, Zenken mengandalkan proses manual untuk berbagai macam tugas pengetahuan. Para karyawan menghabiskan banyak waktu untuk penelitian, peringkasan, penerjemahan, dan pembuatan konten. Tim penjualan juga menghadapi waktu persiapan yang lama untuk rapat klien, yang mengurangi jumlah dan kualitas percakapan dengan pelanggan.

Untuk mengatasi masalah ini, Zenken memutuskan untuk memperkenalkan AI dengan cara yang terstruktur dan aman. Yuji Okada, Manajer Departemen Perencanaan Korporat di Divisi Administrasi, menjelaskan bahwa ketika mereka mengevaluasi solusi potensial, mereka “berfokus pada dua belas kapabilitas yang diperlukan untuk bisnis kami, seperti keamanan dan dukungan tingkat lanjut untuk pemikiran kompleks,” dan mengingat bahwa “ChatGPT Enterprise adalah satu-satunya solusi yang memenuhi semua kondisi ini.” Dia mencatat, "Karena kami menangani informasi klien dan informasi internal yang sensitif, mencegah kebocoran data adalah hal yang tidak bisa dinegosiasikan. ChatGPT Enterprise menjamin bahwa data kami tidak akan digunakan untuk melatih AI-nya. Fitur keamanan ini memberi kami keyakinan untuk menangani data rahasia dengan aman."

Ketersediaan model penalaran juga merupakan alasan yang menentukan untuk memilih ChatGPT Enterprise. Dalam bisnis pemasaran web inti Zenken, tim perlu menganalisis tantangan bisnis klien secara mendalam dan mengusulkan solusi strategis. Model penalaran yang dirilis oleh OpenAI pada tahun 2024 memberikan dukungan tingkat lanjut untuk pemikiran kompleks yang dicari oleh Zenken dan telah semakin mempercepat penggunaan AI oleh perusahaan. Okada menjelaskan, “Model penalaran lebih dari sekadar menyediakan informasi dan mendukung pengambilan keputusan tingkat manajemen di bidang seperti analisis pasar, strategi kompetitif, dan evaluasi peluang bisnis baru.”

Saat ini, model penalaran meningkatkan kualitas perencanaan dan analisis strategi di seluruh tim dan juga digunakan untuk menelaah isu-isu manajemen Zenken sendiri serta tantangan baru dari perspektif strategis. Hal ini telah menjadi pendorong utama pertumbuhan bisnis Zenken.

Dampak ChatGPT Enterprise sangat terlihat terutama dalam hal penjualan. Sebelum menggunakan ChatGPT Enterprise, tim penjualan harus menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan persiapan seperti meneliti calon pelanggan, membuat materi proposal, dan menulis email penjualan. Okada mengatakan, “Bahkan sebelum kami bisa memikirkan untuk meningkatkan jumlah klien yang kami dekati, orang-orang kami sudah kehilangan banyak waktu untuk persiapan. "Karena mereka harus menanggapi pertanyaan dan membuat dokumen proposal, waktu yang benar-benar dapat mereka habiskan bersama pelanggan menjadi terbatas, dan terkadang kami melewatkan peluang.” Menulis setiap email juga memerlukan waktu, yang membuat batas alami pada banyaknya prospek yang dapat dijangkau oleh seorang tenaga penjualan dalam satu hari.

Dengan meluncurkan ChatGPT Enterprise di seluruh perusahaan, Zenken telah secara signifikan meningkatkan kualitas aktivitas penjualannya. Tabel di bawah ini membandingkan proses penjualan sebelum dan sesudah ChatGPT pada setiap fase.

Sebagai hasilnya, Zenken telah melihat peningkatan yang jelas dalam kinerja penjualan:

• Proposal yang lolos tinjauan awal meningkat 15 hingga 20%
• Tingkat kemenangan untuk kesepakatan baru meningkat 5 hingga 10%
• Tingkat persetujuan untuk proposal akhir naik sekitar 30%

“ChatGPT membantu kami mempersingkat waktu yang diperlukan untuk riset dan persiapan, sekaligus membuat percakapan kami dengan klien lebih lancar,” jelas Okada.

ChatGPT Enterprise juga telah menjadi bagian penting dari bisnis sumber daya manusia Zenken yang berkembang pesat di luar negeri. Karena sebagian besar karyawan adalah penutur asli bahasa Jepang, perusahaan sebelumnya harus mencurahkan waktu dan anggaran yang signifikan untuk menerjemahkan lowongan pekerjaan, kontrak, dan dokumen lainnya bagi kandidat dari luar negeri. Okada mengenang, “Ketika kami perlu berkomunikasi dalam berbagai bahasa termasuk bahasa Inggris, alat penerjemahan konvensional sering kali gagal menyampaikan konteks dan nuansa yang tepat, yang membuat beberapa komunikasi internasional menjadi cukup menantang.”

Setelah menerapkan ChatGPT Enterprise, tim dapat menerjemahkan berbagai macam dokumen dengan akurat ke dalam bahasa Inggris dan bahasa lainnya. Ini memungkinkan mereka untuk memangkas biaya alih daya sambil secara signifikan meningkatkan kecepatan penerjemahan. “Bahkan dengan tim yang lebih kecil, kami telah mampu mempertahankan organisasi yang lanjutkan mendorong pertumbuhan pendapatan,” kata Okada.

Karyawan juga menggunakan ChatGPT dalam bahasa selain bahasa Inggris untuk mengumpulkan informasi dari situs berita, artikel teknis, dan sumber lainnya yang penting bagi bisnis. Hal ini memudahkan perancangan layanan baru dan inisiatif bisnis dengan mempertimbangkan ekspansi global serta mengaktifkan lebih banyak orang di Zenken untuk berpartisipasi secara langsung dalam pekerjaan lintas batas dibandingkan sebelumnya.

ChatGPT Enterprise sedang mengubah cara pekerjaan sehari-hari diselesaikan di Zenken. Tim kini menggunakan ChatGPT untuk menghasilkan draf awal email penjualan, proposal, konten pemasaran, dan dokumen internal dalam hitungan menit, dan produktivitas secara keseluruhan telah meningkat sekitar dua kali lipat di seluruh organisasi. Pekerjaan yang sebelumnya dialihdayakan semakin banyak ditangani secara internal, mengurangi biaya alih daya tahunan sekitar 50 juta yen dan meningkatkan margin. “Alih-alih terikat dengan tugas-tugas yang berulang, karyawan di seluruh perusahaan kini memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada substansi proposal mereka,” kata Okada.

Adopsi juga kuat pada tingkat individu. Penggunaan aktif mingguan ChatGPT Enterprise melebihi 90%, dan para karyawan mengirim rata-rata sekitar 900 pesan per orang setiap bulan. “Sudah menjadi kebiasaan bagi kami untuk terlebih dahulu beralih ke ChatGPT,” jelas Okada. “Kami menggunakan ChatGPT untuk mengembangkan hipotesis awal dan kemudian mendiskusikannya dengan manajer atau kolega kami. Bekerja dengan cara ini telah secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan orang merasa terjebak sebelum mereka berbicara dengan orang lain atau melanjutkan langkah selanjutnya.

Bagi Zenken, ChatGPT Enterprise lebih dari sekadar alat. Dalam pernyataan Okada, ChatGPT Enterprise telah menjadi mitra yang mengubah cara karyawan berpikir dan bekerja. Perusahaan kini memandang ChatGPT Enterprise sebagai platform inti yang memberikan dukungan pada segala aspek, mulai dari efisiensi sehari-hari dan perencanaan strategis hingga pengembangan bakat dan, pada akhirnya, transformasi menyeluruh perusahaan.