Polimill membangun infrastruktur AI publik baru Jepang

Polimill bermula dari Surfvote, platform tempat warga dapat bertukar pandangan tentang politik dan masyarakat. Saat bekerja dengan pemerintah daerah, perusahaan ini melihat tantangan struktural: tim sektor publik tersita oleh operasional sehari-hari dan hanya memiliki sedikit waktu untuk mengakomodasi aspirasi warga dalam kebijakan.

Untuk memperluas partisipasi masyarakat, Polimill terlebih dahulu perlu meningkatkan efisiensi kerja pemerintah. Perusahaan ini mulai membangun platform AI generatif untuk alur kerja sektor publik dan merilis QommonsAI pada Oktober 2024. Kini, QommonsAI menyediakan AI khusus untuk berbagai bidang seperti tanggapan dewan, layanan publik, kesejahteraan sosial, dan pencarian hukum. Kini, sekitar 1.050 pemerintah daerah dan sekitar 550.000 pegawai publik di seluruh Jepang menggunakannya. Dibangun dengan teknologi OpenAI, QommonsAI berkembang dari sekadar alat produktivitas pegawai menjadi sesuatu yang dipandang Polimill sebagai OS publik untuk pekerjaan pemerintah daerah di Jepang.

Salah satu kendala terbesar dalam menghadirkan AI generatif ke pemerintahan adalah data yang terfragmentasi. Setiap pemerintah daerah memiliki alur kerja dan format dokumennya sendiri, sementara catatan lama tersebar di berbagai tempat. Sebagai contoh, penyusunan tanggapan dewan dapat mengharuskan peninjauan notulen selama bertahun-tahun secara manual untuk memastikan jawaban selaras dengan kebijakan prefektur. Model AI tercanggih sekalipun tidak dapat menghasilkan wawasan praktis jika data yang mendasarinya tidak tertata.

Polimill mengumpulkan dan menstandardisasi notulen dewan dari seluruh Jepang, lalu menggunakan AI untuk menambahkan metadata dan membangun fondasi pencarian berpresisi tinggi yang dapat digunakan lintas pemerintah daerah dan periode waktu.

Perusahaan ini memperluas struktur tersebut dari dewan ke bidang kesejahteraan, hukum, dan ranah administrasi lainnya. Dengan menyatukan data khusus dan AI dalam satu platform serta membuatnya dapat dicari melalui antarmuka yang sama, QommonsAI mengubah informasi administrasi yang tersebar menjadi pengetahuan yang dapat digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Struktur tersebut menjadi fondasi visi Polimill untuk menjadikan QommonsAI sebagai platform bersama bagi pemerintahan.

Model GPT OpenAI merupakan inti QommonsAI. Di sektor publik, pengelolaan informasi dan kesiapan audit sangatlah penting. QommonsAI menyertakan kontrol operasional yang memungkinkan administrator meninjau riwayat penggunaan fitur dan membatasi model yang tersedia sesuai kebijakan organisasi.

Pada saat yang sama, Masahiro Wakabayashi, CAIO Polimill, menyebut kemampuan luas dan familiaritas model GPT sebagai alasan utama untuk mengadopsinya. Luasnya pengenalan terhadap ChatGPT penting ketika pegawai publik perlu menggunakan alat baru setelah diluncurkan. Meskipun tidak memahami istilah teknis atau nama model lain, mengetahui bahwa sistem tersebut berbasis teknologi ChatGPT yang digunakan secara luas dapat mengurangi hambatan awal adopsi.

Menurut Polimill, model GPT merupakan opsi yang paling sering dipilih untuk pekerjaan sehari-hari dalam fitur percakapan umum QommonsAI. Mulai dari membaca berkas hingga mendukung percakapan sehari-hari, kemampuan GPT untuk menanggapi berbagai permintaan kerja secara andal dalam satu model membantu QommonsAI mengakar di lapangan.

Teknologi OpenAI juga telah mengubah proses pengembangan Polimill. Perusahaan ini mengadopsi Codex di seluruh alur kerja, mulai dari penetapan persyaratan hingga pemeriksaan konsistensi dengan kode GitHub yang ada, implementasi, dan pengujian. Teknisi dapat berfokus meninjau rencana yang dihasilkan AI dan mengambil keputusan tingkat tinggi, sementara AI menjalankan lebih banyak pekerjaan implementasi secara mandiri.

Berkat kecepatan pemrograman AI dan pekerjaan latar belakang yang berkelanjutan, kecepatan pengembangan meningkat menjadi 3–5 kali lipat dari sebelumnya. Wakabayashi mengatakan bahwa siklus validasi—membangun prototipe, menunjukkannya kepada tim pemerintah daerah, dan menghimpun masukan—telah meningkat pesat.

Dukungan langsung OpenAI semakin mempercepat pekerjaan tersebut. Kolaborasi ini mencakup berbagi praktik terbaik dari contoh global terdepan, menyediakan informasi yang disesuaikan bagi Polimill, serta membantu merancang proses pengembangan itu sendiri, termasuk menentukan tahapan yang harus ditangani AI dan bagian yang perlu ditinjau serta dipertanggungjawabkan oleh manusia.

Seiring berkembangnya model dan kemampuan, praktik pengembangan berbantuan AI juga terus berubah. Sulit bagi masing-masing perusahaan untuk mengikuti contoh global terdepan dan menerapkannya dalam organisasi rekayasa mereka sendiri. Bagi Wakabayashi, kemampuan untuk terus belajar dari OpenAI dan menerapkan wawasan tersebut di Polimill sama berharganya dengan performa API itu sendiri.

Dengan teknologi OpenAI sebagai intinya, Polimill terus memperluas QommonsAI menuju platform untuk pekerjaan pemerintah daerah. Hasil utama terkait adopsi dan penggunaan meliputi:

• Sekitar 1.050 pemerintah daerah dan sekitar 550.000 pegawai publik di seluruh Jepang menggunakan QommonsAI.
• Polimill membangun infrastruktur yang menyatukan notulen dewan dan informasi administrasi yang tersebar di seluruh Jepang, serta membuatnya dapat dicari lintas organisasi.
• Codex dan dukungan langsung OpenAI mempercepat siklus validasi dan implementasi, sehingga kecepatan pengembangan meningkat 3–5 kali lipat.
• Penalaran canggih model GPT membantu pegawai yang kurang berpengalaman memanfaatkan AI dan informasi administrasi yang terkumpul untuk menyusun usulan kebijakan dengan kualitas yang mendekati usulan pejabat senior.

Nilai QommonsAI lebih dari sekadar mempercepat pencarian informasi. Dalam validasi Polimill, pegawai yang kurang berpengalaman menggunakan AI dan informasi administrasi yang terkumpul untuk menyusun usulan kebijakan. Usulan tersebut memperoleh penilaian yang mendekati usulan pejabat berpengalaman.

Namun, usulan dari pejabat berpengalaman tetap memperoleh penilaian tertinggi. Menurut analisis Polimill, perbedaan tersebut berasal dari pengetahuan tersirat: pertimbangan praktis yang tidak tertulis dalam panduan, seperti prosedur untuk mewujudkan usulan kebijakan atau kekhawatiran yang mungkin dimiliki warga.

Polimill berencana merekam cara pejabat senior menginstruksikan AI untuk melakukan riset dan cara mereka merevisi keluarannya, sehingga pertimbangan yang sebelumnya tidak terdokumentasi dapat diubah menjadi pengetahuan organisasi. Alih-alih menggantikan pegawai terampil dengan AI, tujuannya adalah memperkuat kemampuan mereka dan meneruskan keahlian mereka kepada generasi berikutnya. QommonsAI dapat menjadi fondasi transfer pengetahuan yang dicita-citakan Polimill bagi pemerintahan.

Pada musim gugur 2026, Polimill berencana meluncurkan Qommons ONE secara penuh, sebuah toko tempat perusahaan eksternal dapat menyediakan aplikasi bagi pemerintah daerah. Intinya adalah agen super yang menyatukan berbagai sistem AI khusus dan aplikasi sektor swasta. Pengguna dapat menyampaikan tujuan, lalu sistem akan memanggil AI atau aplikasi yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran praktis, mulai dari riset hingga presentasi.

Untuk mewujudkan visi tersebut, Polimill memandang kemampuan input dan output model GPT yang luas serta akumulasi keahlian OpenAI dalam pengembangan agen sebagai fondasi penting. OpenAI juga mendukung pengembangan melalui validasi teknis dan sampel khusus. Seiring model dan metode pengembangan terus berevolusi, Wakabayashi melihat nilai besar dalam bekerja erat dengan OpenAI untuk menghadirkan wawasan terbaru ke Polimill.

Dengan segera menerapkan wawasan tersebut dalam pengembangan, Polimill dapat terus menyempurnakan Qommons ONE. Ambisinya melampaui efisiensi administrasi. Waktu yang dibebaskan oleh AI memungkinkan pegawai publik untuk lebih saksama mendengarkan aspirasi warga dan membantu mereka. OS publik tersebut merupakan masa depan pemerintahan yang ingin diwujudkan Polimill.

Perjalanan Polimill menuju infrastruktur publik generasi baru yang menghubungkan pemerintah, perusahaan, dan warga melalui AI baru saja dimulai.