Heimstaden mengubah pengelolaan hunian dengan AI
Dari menata ulang cara menyewakan hunian hingga membangun operasional properti berbasis AI, Heimstaden menggunakan OpenAI untuk meningkatkan pengelolaan hunian.
99%
Penurunan biaya produksi gambar properti
20.112
Aset properti dianalisis dengan Codex
50%
Adopsi oleh karyawan dalam 2–3 bulan
Seratus tahun lalu, mengelola bangunan hunian berarti mencari penyewa, menagih uang sewa, dan menjaga kondisi properti. Kini, tugas-tugas mendasar itu masih nyaris sama. Yang berubah adalah cara pekerjaan itu dilakukan.
Bagi pengelola properti hunian Eropa Heimstaden(terbuka di jendela baru), hal ini membuka peluang: bagaimana jika AI dapat mengubah secara mendasar cara ribuan hunian dikelola?
Pada Juni 2025, pimpinan Heimstaden memutuskan untuk mempercepat langkah investasinya dalam AI. Setelah mengevaluasi beberapa platform, perusahaan memilih OpenAI. Tujuannya ada dua: memberdayakan karyawan dan meninjau ulang proses-proses inti bisnisnya.
Ambisinya adalah menuju bangunan yang semakin mampu beroperasi secara mandiri, dengan AI yang membantu mengantisipasi kebutuhan, mengoordinasikan pekerjaan, dan mendukung pengambilan keputusan di sepanjang siklus hidup properti. “Tujuan bangunan kami tidak berubah,” kata Helge Krogsbøl, Co-CEO Heimstaden. “Kami menyediakan tempat tinggal bagi masyarakat. Namun, cara kami mengelolanya terus berubah seiring upaya kami mempertanyakan cara-cara lama dan mengadopsi teknologi baru.”
“Kami melihat AI sebagai salah satu peluang terbesar untuk mempercepat transformasi tersebut.”
Bayangkan apa yang terjadi ketika sebuah properti tidak lagi ditempati.
Biasanya, untuk memasarkannya kembali, pengelola perlu menilai harga sewa, mengatur pemotretan, membuat iklan, dan merespons permintaan pasar. Setiap tahap membutuhkan waktu, koordinasi, dan masukan tenaga ahli. Tantangannya juga terletak pada informasi: memahami apa yang Anda miliki, apa yang ditawarkan pesaing, dan apa yang diinginkan pelanggan.
Kini AI mendukung semua langkah utama dalam proses ini:
Penetapan harga: Analisis dan rekomendasi berdasarkan alat yang dibuat di ChatGPT Sites
Periklanan: Penataan gambar dan penulisan deskripsi apartemen dilakukan oleh AI
Peninjauan iklan properti: Agen meninjau semua iklan aktif berdasarkan standar kualitas Heimstaden
Umpan balik: Umpan balik pasar dari AI membantu tim penyewaan mengambil langkah perbaikan sehingga harga menjadi semakin dinamis
Karyawan tetap bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui keputusan. Namun, pekerjaan yang mendukung keputusan tersebut kini berubah.
Di Belanda, biaya pembuatan gambar properti dengan penataan interior virtual turun dari sekitar €50 menjadi kurang dari €0,10, atau berkurang lebih dari 99%. Heimstaden memperkirakan potensi penghematan tahunan sebesar €130.000 di pasar tersebut saja.
Manfaatnya lebih dari sekadar iklan yang lebih murah. Dengan menerapkan AI di seluruh proses penyewaan, Heimstaden membangun cara yang lebih responsif untuk memasarkan hunian.
“Strategi AI kami bertumpu pada tiga pilar,” kata Nikolaj Brammer, Direktur Digital Heimstaden. “Pertama, kami memberdayakan karyawan melalui pelatihan dan akses ke alat yang tepat. Kedua, kami memiliki unit pusat transformasi dan jaringan penggerak AI untuk mendorong inisiatif AI yang lebih besar. Ketiga, kami memperkuat fondasi dengan menyiapkan sistem pengelolaan properti dan model data kami agar siap menggunakan AI.”
Proses penyewaan menerapkan ketiga pilar tersebut: alat dan pelatihan memungkinkan karyawan membuat gambar dengan penataan interior virtual serta iklan properti; tim pusat kami mengoordinasikan perbaikan dalam penetapan harga, periklanan, peninjauan iklan, dan umpan balik pasar; serta kami menyediakan akses data properti bagi alat AI yang mendukung penetapan harga dan pembuatan iklan properti.
“Kami memulai dengan menguraikan proses bisnis terpenting kami dan menanyakan di bagian mana AI dapat memberi nilai tambah. Penyewaan adalah contoh yang tepat: tujuannya bukan mengotomatiskan satu tugas, melainkan memperbaiki cara kerja seluruh proses.”
Sebagian perubahan paling signifikan justru terjadi di luar tim pengembangan perangkat lunak konvensional.
Heimstaden perlu menilai risiko lingkungan di seluruh portofolio propertinya. Informasinya sudah tersedia, tetapi tersebar di berbagai sumber publik, format, dan kumpulan data. Mengolahnya menjadi penilaian yang dapat digunakan akan membutuhkan banyak pekerjaan manual dan sumber daya teknis.
Julia Erlandsen, analis keberlanjutan lingkungan di Heimstaden tanpa latar belakang pengembangan perangkat lunak, menggunakan Codex untuk membantu membangun pendekatan yang berbeda.
Codex membantu pencarian, pembersihan, dan standardisasi data, pemeriksaan kualitas, serta pengembangan alur pemrosesan yang dapat dijalankan berulang kali. Julia tetap memegang kendali atas metodologi dan validasi.
Hasilnya: 20.112 aset dinilai, lebih dari enam juta baris data yang berguna dihasilkan, dan perkiraan kebutuhan tenaga serta waktu pengerjaan berkurang dari lima orang selama setahun menjadi dua orang selama dua bulan.
Heimstaden juga tidak perlu melibatkan konsultan eksternal yang sebelumnya akan dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Proyek analisis yang awalnya kompleks kini berkembang menjadi kemampuan yang dapat digunakan berulang kali untuk mendukung penilaian risiko iklim, kebutuhan pelaporan, dan pengambilan keputusan investor.
“Codex membantu kami membangun solusi yang sebelumnya akan membutuhkan dukungan teknis yang besar. Kini kami memiliki metodologi sendiri dan dapat terus mengembangkannya secara mandiri.”
Adopsi AI di Heimstaden berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan bantuan bagi karyawan. Setelah ChatGPT Enterprise diluncurkan pada September 2025, separuh karyawan telah menggunakannya dalam waktu dua hingga tiga bulan. Unit pusat transformasi AI mengelola kumpulan contoh penggunaan agar karyawan dapat belajar dari penerapan AI di berbagai bagian perusahaan.
Karyawan menggunakan alat yang telah disetujui sesuai aturan keamanan data. Mereka tetap bertanggung jawab untuk meninjau konten buatan AI sebelum mengirimkannya, serta memberikan persetujuan atas keputusan.
Adopsi ini juga menjangkau petugas perawatan properti, termasuk sebagian yang awalnya skeptis. Di Norwegia, seorang petugas perawatan menggunakan ChatGPT untuk menilai apartemen yang terbengkalai dan menyusun rencana renovasi berdasarkan prioritas, mengubah hasil pengamatan menjadi rencana terstruktur yang dapat ditinjau dan disempurnakan.
“Karyawan di seluruh perusahaan menemukan cara praktis untuk menggunakan AI dalam pekerjaan sehari-hari. Tugas kami adalah memperluas penerapan cara yang terbukti berhasil sambil menjaga keamanan data, kejelasan tanggung jawab, dan kendali di tangan manusia.”
Heimstaden sudah bersiap untuk tahap berikutnya: AI yang dapat bekerja lintas sistem dan mengoordinasikan proses dengan banyak langkah.
Platform Intelijen Pengadaannya, yang kini sedang diterapkan, menggabungkan otomatisasi alur kerja dengan model OpenAI yang diakses melalui API. Dirancang untuk beroperasi di Outlook, SharePoint, dan Teams, platform ini mendukung analisis kontrak, persiapan negosiasi, dan pengelolaan siklus hidup kontrak, sementara karyawan tetap bertanggung jawab atas keputusan dan persetujuan komersial.
Ambisi jangka panjangnya lebih mendasar.
Heimstaden turut mengembangkan Amplio Estate, sistem pengelolaan properti modern yang dirancang untuk mendukung alur kerja berbasis AI melalui MCP. Tujuannya adalah memungkinkan karyawan menggunakan AI, seperti ChatGPT, untuk mengambil informasi properti dan menjalankan tindakan dalam sistem bisnis inti, dengan pengawasan manusia yang sesuai.
Dengan cara inilah Heimstaden mulai mewujudkan gagasan bangunan yang beroperasi secara mandiri menjadi peta jalan teknologi yang praktis.
Biaya produksi gambar turun lebih dari 99% di Belanda.
20.112 aset properti dinilai dengan Codex, sehingga perkiraan kebutuhan tenaga dan waktu pengerjaan berkurang dari lima orang selama satu tahun menjadi dua orang selama dua bulan.
Adopsi oleh 50% karyawan dalam 2–3 bulan sejak penerapan.
Fokus pada manusia: Adopsi dan imajinasi adalah hambatan utama, bukan teknologi
Temukan penggerak perubahan: Manfaat terbesar datang dari rekan kerja yang mendorong perubahan di lingkup kerja masing-masing
Benahi prosesnya: AI tidak akan memperbaiki proses yang buruk, tetapi dapat memperluas skala proses yang baik secara drastis.
Visi Heimstaden bukanlah bangunan tanpa manusia, melainkan properti yang didukung sistem yang semakin cerdas untuk membantu karyawan mengambil keputusan yang lebih baik dan meningkatkan kemampuan menyelesaikan persoalan pelanggan.
Bangunan-bangunan itu akan tetap seperti sedia kala—tempat tinggal dan tempat orang bernaung. Namun, cara pengelolaannya telah berubah untuk selamanya.
