Cara Gilbert + Tobin mengelola dan memperluas AI dengan OpenAI
Komitmen CEO, tata kelola yang ketat, dan akuntabilitas manusia memungkinkan Gilbert + Tobin mengintegrasikan AI ke dalam operasional firma.
87%
penggunaan aktif di antara pengguna ChatGPT yang telah diaktifkan, lebih dari dua kali lipat tingkat adopsi yang biasanya dicapai Gilbert + Tobin untuk alat lain
20 menit
untuk satu alur kerja riset rekrutmen dan ekstraksi data, turun dari sekitar empat jam
5 menit
untuk pemeriksaan tertentu terkait konflik kepentingan, KYC, AML, dan pemeriksaan terkait lainnya, turun dari tiga hingga delapan jam
Satu hari
pekerjaan manual yang dihemat saat menyiapkan laporan audit untuk 300 entitas
Gilbert + Tobin adalah salah satu firma hukum korporasi terkemuka di Australia, yang dikenal atas kiprahnya di bidang pasar modal, merger dan akuisisi, penyelesaian sengketa, serta teknologi. Praktik firma ini mengandalkan pengetahuan spesialis, pertimbangan yang cermat, dan penanganan informasi sensitif secara aman.
Ketika AI generatif mulai mengubah pekerjaan berbasis pengetahuan, Gilbert + Tobin melihat sebuah peluang—bukan untuk mengubah cara firma memberikan nasihat hukum, melainkan untuk meningkatkan standar pekerjaan operasional yang mendukungnya. Firma ini berupaya membekali setiap tim operasional dengan alat yang lebih efektif untuk riset, penyusunan draf, dan analisis, sekaligus mempertahankan tata kelola serta akuntabilitas profesional yang diharapkan klien.
ChatGPT Enterprise pertama kali diperkenalkan kepada tim operasional agar kasus penggunaan praktis dapat diuji dalam lingkungan yang terkendali. Dari sana, penggunaannya diperluas ke pemasaran, pengembangan bisnis, rekrutmen, keuangan, teknologi, transformasi bisnis, dan sejumlah bagian praktik hukum. Fokusnya selalu pada cara firma beroperasi, bukan menggantikan pertimbangan profesional yang menjadi inti layanan hukumnya.
Dengan Codex, firma ini melangkah lebih jauh: dari AI yang membantu individu mengerjakan tugas tertentu menjadi AI yang menyelesaikan langkah-langkah yang telah ditetapkan dalam alur kerja yang lebih besar.
Dukungan pimpinan yang terlihat membantu menjadikan adopsi AI relevan dan diakui di seluruh firma. CEO Sam Nickless memperkenalkan ChatGPT kepada karyawan melalui contoh dari pekerjaannya sendiri. Pesannya, “Menggunakan AI bukanlah kecurangan,” menempatkan AI sebagai alat lain yang dapat digunakan karyawan untuk menerapkan pertimbangan mereka, bukan sebagai jalan pintas yang tidak semestinya. Para pimpinan senior lainnya juga menjadi pengguna aktif dan membagikan contoh kepada tim mereka.
Gilbert + Tobin memadukan dukungan pimpinan tersebut dengan pembekalan yang disesuaikan untuk setiap peran. Alih-alih mengandalkan pelatihan umum, tim transformasi bisnis mengikuti rapat masing-masing tim untuk mendemonstrasikan alur kerja yang disesuaikan bagi pemasaran, keuangan, rekrutmen, operasional, dan fungsi lainnya. Video internal, demonstrasi, tantangan, dan kisah kasus penggunaan membantu karyawan mengikuti perkembangan seiring bertambahnya kemampuan baru ChatGPT.
Firma ini tidak menetapkan target penggunaan. Firma berfokus menunjukkan kemampuan teknologi kepada karyawan, sembari memastikan manusia tetap bertanggung jawab atas hasilnya. Per Juni 2026, sebanyak 87% akun yang telah diaktifkan digunakan secara aktif—lebih dari dua kali lipat tingkat adopsi yang biasanya dicapai Gilbert + Tobin untuk alat lain. Pengguna aktif mencakup mitra dan karyawan di luar fungsi teknologi.
“Menggunakan AI bukanlah kecurangan. AI memberi karyawan kami cara lain untuk menerapkan pertimbangan mereka dan meningkatkan cara firma beroperasi. Dalam profesi yang bertumpu pada kepercayaan dan akuntabilitas, semuanya dimulai dengan tata kelola yang kuat. OpenAI menyediakan fondasi kelas perusahaan yang memungkinkan kami melangkah maju dengan penuh keyakinan.”
Gilbert + Tobin menangani informasi rahasia milik klien dan bisnis, termasuk informasi yang tunduk pada berbagai persyaratan klien. Peluncuran AI didukung oleh panduan yang jelas mengenai tugas yang diizinkan, informasi yang boleh dimasukkan karyawan, dan cara meninjau output. Firma ini juga menilai perlindungan kontraktual, akses berbasis peran, persyaratan pemrosesan data, dan kontrol administratif.
Beralih ke lingkungan OpenAI dengan residensi data di Australia membuat Gilbert + Tobin lebih yakin untuk memperluas akses sembari memenuhi persyaratan internal dan harapan klien.
“OpenAI mengembangkan platform ini dari perspektif perusahaan dan menyediakan kontrol yang dibutuhkan organisasi seperti kami agar dapat beroperasi dengan penuh keyakinan.”
ChatGPT kini mendukung sejumlah fungsi bisnis. ChatGPT memangkas waktu pengerjaan tugas riset rekrutmen dan ekstraksi data dari sekitar empat jam menjadi sekitar 20 menit. Alur kerja pemrosesan referensi yang terpisah menghemat sekitar 25 menit per kandidat dan mendukung tim yang menangani volume rekrutmen tinggi.
Tim pemasaran dan pengembangan bisnis menggunakan ChatGPT untuk menyatukan materi penawaran sebelumnya serta menyesuaikan respons bagi peluang baru. Firma ini menghasilkan 400 hingga 500 proposal setiap tahun. ChatGPT membantu tim menyiapkan konten lebih cepat sekaligus meningkatkan kualitas dan kesesuaiannya dengan standar penulisan firma. Tim juga menggunakan riset mendalam untuk mendukung laporan industri serta strategi sektor, klien, dan pengembangan bisnis.
Tim keuangan menggunakan ChatGPT untuk pekerjaan lembar bentang dan analisis data. Tim teknologi menggunakannya untuk dokumentasi, skrip, materi pelatihan, dan panduan internal. Pengacara yang menggunakan ChatGPT memanfaatkannya untuk sisi operasional pekerjaan mereka, sedangkan alur kerja khusus hukum kami didukung melalui platform yang telah disetujui, seperti platform Harvey berbasis AI. Dalam seluruh kasus penggunaan ini, manusia tetap bertanggung jawab menetapkan batasan tugas, memeriksa output, menerapkan pertimbangan profesional, dan menyetujui hasil akhir pekerjaan.
Salah satu kasus penggunaan ChatGPT yang unik adalah GPT kustom yang membantu para eksekutif menguji ketahanan ide sebelum menggunakan waktu CEO. Dibuat dari contoh tulisan, prioritas, latar belakang profesional, umpan balik, dan konteks bisnis Nickless yang telah disetujui, GPT ini bertindak sebagai ‘kembaran digital’ CEO tanpa mengambil keputusan atas namanya atau berbicara mewakilinya.
“Alih-alih langsung menemui CEO, kami dapat menguji ide terlebih dahulu dengan GPT kustom miliknya. Ini membantu kami menguji ketahanan ide, mempertajam pemikiran, dan memahami kesesuaiannya dengan prioritas CEO.”
Codex telah membantu Gilbert + Tobin menyelesaikan pekerjaan operasional bertahap yang telah ditetapkan, dengan peninjauan manusia. Misalnya, Codex menyiapkan laporan audit untuk 300 entitas sehingga menghemat satu hari penuh pekerjaan manual di seluruh alur kerja. Codex juga memeriksa dan mengganti nama 1.100 file untuk diunggah ke sistem lain, menggantikan pekerjaan yang sebelumnya memerlukan waktu berhari-hari.
Contoh-contoh ini menunjukkan cara firma menggunakan Codex untuk tugas yang tidak rutin atau sulit dibenarkan untuk diotomatisasi melalui proses konvensional yang berulang. Tim transformasi bisnis juga menggunakan Codex untuk mengubah berbagai persyaratan dan spesifikasi yang ada menjadi aplikasi Python yang berfungsi.
“Codex dapat mengubah AI dari sekadar membantu menjadi pelaksana. Codex menjalankan berbagai langkah dalam alur kerja operasional, sementara karyawan kami tetap bertanggung jawab meninjau dan menyetujui hasilnya.”
Gilbert + Tobin menggunakan Codex untuk membantu membangun alur kerja berbasis AI bagi pemeriksaan tertentu terkait konflik kepentingan, antipencucian uang, orang yang terpapar secara politik, dan kenali pelanggan Anda. Codex menyelesaikan tahap riset dan pemrosesan, lalu menghasilkan laporan untuk ditinjau dan disetujui manusia. Pemeriksaan tertentu yang sebelumnya memerlukan waktu hingga delapan jam kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
Dalam fungsi teknologi, seorang anggota tim DevOps menggunakan Codex untuk membangun “menara pengawas” pemantauan bagi lingkungan AWS firma. Sistem ini menggabungkan sinyal operasional, mendukung diagnosis dan tindakan perbaikan, serta mengeskalasi masalah yang memerlukan perhatian manusia.
Gilbert + Tobin berencana memperluas akses ke ChatGPT Work dan Codex sembari menerapkan kontrol yang diperlukan untuk penggunaan yang lebih luas. Dalam jangka panjang, firma ini ingin mewujudkan lingkungan kerja yang saling terhubung—tempat karyawan dapat menggunakan ChatGPT untuk mengakses konteks organisasi yang telah disetujui, menjalankan tugas operasional, dan menghasilkan pekerjaan akhir tanpa harus berpindah sistem secara manual.
