Memajukan transformasi organisasi untuk inovasi bisnis

Didirikan pada tahun 1876, Dai Nippon Printing Co., Ltd. (DNP) merupakan salah satu perusahaan percetakan terbesar di dunia, yang mempekerjakan lebih dari 37.000 orang di seluruh dunia. Dengan portofolio yang mencakup Komunikasi Pintar, Layanan Kesehatan & Jiwa, dan Elektronik, DNP berpedoman pada pernyataan mereknya, "Menciptakan standar masa depan." serta berkomitmen menghubungkan individu dan masyarakat sambil mendukung keberlanjutan.

Sebagai bagian dari komitmen ini, DNP telah lama merangkul teknologi baru. Pada bulan April tahun 2023, perusahaan membuat keputusan strategis untuk menggunakan AI di seluruh organisasi. Pada bulan Mei, DNP telah membangun lingkungan yang aman untuk penggunaan di seluruh perusahaan. Pada bulan Februari tahun 2025, perusahaan meluncurkan ChatGPT Enterprise di sepuluh departemen inti. Dalam waktu tiga bulan, hasilnya mencakup:

• 90% dari contoh penggunaan dengan ChatGPT Enterprise menunjukkan hasil terukur
• Tingkat penggunaan aktif mingguan 100%
• Tingkat automasi sebesar 87% dalam pengurangan waktu
• tingkat penggunaan ulang pengetahuan 70% (GPT kustom)
• Peningkatan 10x dalam volume pemrosesan

Untuk sepenuhnya memanfaatkan manfaat AI generatif, DNP menargetkan sepuluh departemen dengan potensi dampak tertinggi. Perusahaan menetapkan tolok ukur yang jelas: setiap karyawan harus menggunakan ChatGPT minimal 100 kali per minggu, dan tingkat automasi lebih dari 50% untuk pengurangan waktu tugas.

Hasilnya, peningkatan dari masing-masing individu terjadi merata di seluruh tim melalui GPTs khusus dan penggunaan bersama, yang membentuk pola inti yang kini mendorong transformasi bisnis.

Di departemen tempat ChatGPT Enterprise diperkenalkan, dampak terbesar terlihat di divisi riset dan pengembangan TIK. Yohei Ishida, General Manager P&I Innovation Research and Development Unit di Advanced Business Center, memimpin timnya dalam mengotomatisasi serta menyempurnakan strategi riset dan pengajuan paten, menggantikan pekerjaan manual.

Timnya membangun alur kerja berikut menggunakan ChatGPT Enterprise:

• Riset paten: mencari, meringkas, dan mengklasifikasi secara otomatis, memangkas waktu riset hingga 95% dan memperluas cakupan 10x
• Strategi aplikasi: mengidentifikasi pembeda utama antara teknologi DNP dan paten pesaing, mengurangi risiko penolakan, dan meminimalkan revisi
• Analisis kompetitif: membuat laporan draf pertama secara otomatis, mengurangi waktu persiapan hingga 80%

Dengan meningkatkan strategi IP, DNP memperkuat fondasi keunikan produk dan daya saing dalam jangka panjang.

Divisi riset DNP yang mendorong teknologi produksi memajukan inovasi QCD (kualitas, biaya, pengantaran) guna meningkatkan nilai produk dan layanan yang ada, serta mengejar pengembangan produk dan layanan baru. Di bidang yang memerlukan teknik analitik dan evaluasi canggih, DNP telah mengurangi waktu yang biasanya dibutuhkan secara signifikan untuk tugas seperti mengoperasikan peralatan eksperimen untuk evaluasi materi, melakukan pengukuran, dan melakukan analisis dengan memanfaatkan ChatGPT Enterprise.

Hasil utama meliputi:

• Menyusun informasi dari paten berbahasa Inggris dan prinsip peralatan dalam tiga hari, lebih cepat dibandingkan sebelumnya yang memakan beberapa bulan.
• Memungkinkan karyawan tanpa pengalaman Python untuk membuat dan menjalankan kode melalui ChatGPT Enterprise

Salah satu kasus penggunaan yang menonjol melibatkan karyawan tanpa pengalaman sebelumnya dalam Python. Mereka mampu menghasilkan kode dan menganalisis data tanpa biaya belajar sama sekali. Pekerjaan pengembangan yang biasanya memerlukan waktu lebih dari setahun, dilaksanakan hanya dalam waktu beberapa hari. Dengan menggabungkan kemampuan ini dengan keahlian dan pengetahuan para peneliti, wawasan baru ditemukan, sehingga menghadirkan dampak signifikan di seluruh divisi.

DNP memodernisasi tata kelola TI dengan ChatGPT Enterprise. Masahiro Kobayashi, General Manager Divisi Pengembangan Infrastruktur Sistem, Pusat TIK, Operasi Inovasi Informasi, menyoroti peningkatan dalam tugas yang sebelumnya bersifat manual dan tidak konsisten:

• Audit keamanan eksternal: waktu perbandingan audit dipangkas dari 30 menit menjadi 5 menit; pemilihan suite kriptografi dikurangi dari 3 jam menjadi 1 jam.
• Keamanan cloud: pemeriksaan awal sekitar 100 item ketidakpatuhan CIS Benchmark selesai dalam 10 menit, dibandingkan sebelumnya yang memakan dua hari kerja.
• Dukungan peninjauan: peninjauan persyaratan dipersingkat dari 1 jam menjadi 30 menit dengan mengacu pada kebijakan desain dan catatan sebelumnya

Dia menambahkan bahwa AI tidak akan menggantikan pengawasan manusia: "Verifikasi dan pemeriksaan akhir tetap menjadi tanggung jawab dari manusia."

Salah satu tantangan terbesar DNP adalah kehilangan pengetahuan. Keahlian sering kali tersimpan di benak karyawan berpengalaman, atau terkubur dalam dokumen analog.

Di bawah kepemimpinan Isaku Osawa, General Manager Pengembangan Teknologi di Unit Pengembangan Bisnis AI di Pusat Bisnis Canggih, DNP sekarang menggunakan AI untuk menghadapi langsung masalah ini.

Timnya menggunakan ChatGPT Enterprise untuk menyusun dan melakukan digitalisasi data tidak terstruktur dari manual kertas hingga log kualitas historis. Setelah terserap, catatan ini menjadi bagian dari basis pengetahuan internal yang dapat diakses setiap orang melalui GPT kustom. Waktu yang diperlukan untuk mendefinisikan arsitektur data dipangkas hingga 90%. Tim juga menggandakan jumlah makalah teknis yang dapat ditinjau.

“Sasaran kami adalah mengubah pengetahuan generasi menjadi tenaga kerja digital,” ujar Osawa. Peralihan tersebut tidak hanya mengimbangi kekurangan tenaga kerja tetapi juga membangun kapasitas jangka panjang untuk berinovasi.

• 90% dari contoh penggunaan menunjukkan hasil terukur
• Tingkat penggunaan aktif mingguan 100%
• Pengurangan waktu riset paten hingga 95%
• Tingkat automasi 87% dalam pengurangan waktu tugas
• Peningkatan 10x dalam volume pemrosesan

“Agen AI akan menyatu secara mulus ke dalam berbagai situasi, sehingga memungkinkan setiap orang untuk memperoleh manfaat dari AI tanpa menyadarinya,” ujar Otake. Dia membayangkan peralihan dari kolaborasi manusia dan AI menuju sebuah fondasi di mana bagian-bagian bisnis dijalankan melalui interaksi AI dengan AI. Seiring kemajuan robotika, tren ini akan semakin cepat, sehingga mengarah ke masa depan dengan AI fisik yang berfungsi di dunia nyata.

Ke depan, Otake menekankan bahwa pelestarian pengetahuan akan sangat penting: “Kita harus mengubah informasi yang dibuat untuk manusia menjadi informasi yang dapat dipahami AI, serta memastikan pengetahuan itu terjaga dan dibagikan.” Sasaran kami adalah untuk meningkatkan produktivitas sekaligus mempersiapkan diri menghadapi penyusutan angkatan kerja." Tujuannya adalah mengubah pengetahuan praktis di lapangan dan catatan kualitas menjadi data terstruktur, sehingga agen AI dan AI fisik di masa depan dapat mempelajari dan menerapkannya, mengurangi ketergantungan pada keahlian individu, sekaligus menjadikannya keunggulan kompetitif yang bertahan lama.

Berdasarkan pernyataan mereknya, "Menciptakan standar masa depan," DNP berupaya memperluas keunggulannya di bidang teknologi cetak dan informasi serta bertransformasi menjadi perusahaan berbasis AI yang menciptakan standar baru bagi masyarakat.