ChatGPT Work: 94 % manje vremena za usklađivanje blagajne

Ted Taylor ušao je u ugostiteljstvo nakon 25-godišnje karijere u industriji poluvodiča. Danas je neovisni primatelj franšize koji vodi tri restorana u Novom Meksiku, a svaki posluje pod brendovima Schlotzsky’s i Cinnabon.

Voditi restorane brze usluge znači brinuti se o iskustvu gostiju, ali i o brojnim poslovima koje gosti nikad ne vide, poput određivanja cijena u jelovniku, planiranja osoblja, održavanja opreme i izrade pravilnika. Ted upotrebljava tehnologiju tvrtke OpenAI kako bi sve to obavio brže.

Uz ChatGPT Ted ubrzava dugotrajne zadatke poput istraživanja i pisanja nacrta, a ChatGPT Work upotrebljava za prikupljanje i analizu velikih količina podataka o cijenama, prodaji, prognozama, rasporedima i radu osoblja te za preporuke o tome čemu treba posvetiti pozornost u svakom restoranu. Tako je vrijeme potrebno za promjenu cijena skratio za 95 %, a obračun plaća za 4 sata.

Promjena cijena jelovnika godišnji je pothvat koji zahtijeva složenu analizu troškova pripreme jela, popularnosti pojedinih stavki, cijena lokalnih konkurenata, veličina porcija te razlika u troškovima i zaradi između narudžbi u restoranu i onih za dostavu. Ted upotrebljava ChatGPT Work kako bi objedinio te čimbenike i dobio preporuke cijena za 1 do 2 sata umjesto za 5 dana.

Ted najprije uz ChatGPT Work istražuje i određuje ciljeve i strategije formiranja cijena na temelju kretanja cijena lokalnih konkurenata, veličina porcija i usporedbe kvalitete hrane. Zatim u ChatGPT Work unosi popis stavki jelovnika razvrstanih po kategorijama, s njihovim trenutačnim cijenama u restoranu i za dostavu. Navodi koliko želi ukupno povećati svaku skupinu cijena i kojim stavkama treba više ili manje podići cijenu, uglavnom na temelju prethodne analize iz ChatGPT‑a.

Analizu može dodatno razraditi dodavanjem povijesti prodaje po stavkama i dobavljačkih cijena. ChatGPT Work na temelju tih podataka može procijeniti utjecaj promjena cijena na prodaju i optimizirati cijene pojedinih stavki u skladu s ciljnim troškovima robe.

ChatGPT Work izrađuje proračunsku tablicu s preporučenim cijenama u restoranu i za dostavu. Promjene cijena čak povezuje s ukupnom cjenovnom strategijom osmišljenom za bolje poslovne rezultate, poput zadržavanja gostiju, ublažavanja cjenovnih šokova i što boljeg pozicioniranja dodataka uz jelo.

Kad je Ted prvi put upotrijebio ChatGPT Work za određivanje cijena, analizu je proveo i ručno. „ChatGPT Work detaljnije je usporedio lokalnu ponudu i pomogao mi izbjeći povećanja zbog kojih bi neke stavke postale nekonkurentne”, rekao je. Ted je odmah počeo upotrebljavati ChatGPT za izradu početnih preporuka.

Ted upotrebljava ChatGPT Work za upravljanje troškovima rada na dva načina: za praćenje rada osoblja u svojim trima restoranima i za isprobavanje boljeg načina izrade tjednog rasporeda.

Za analizu rada osoblja Ted je alatu ChatGPT Work dao pristup podacima o prodaji i radu osoblja, uz dopuštenje samo za čitanje. Kad pokrene analizu, alat uspoređuje radne sate iz rasporeda, proračuna i stvarne evidencije s predviđenom i ostvarenom prodajom. Pregledava i prethodnih 12 tjedana kako bi uzeo u obzir restorane čija je prodaja redovito iznad ili ispod predviđanja. Dobiveno izvješće upozorava na prekovremene sate, smjene dulje od planiranih i razdoblja s nedovoljno osoblja te ističe što bi voditelj trebao provjeriti.

Za testiranje izrade rasporeda Ted je u ChatGPT Work unio popis zaposlenika s njihovim ulogama, osposobljenošću, dostupnošću i plaćama te potrebe restorana za osobljem pri različitim razinama prodaje. S voditeljicom je usporedio raspored koji je predložio ChatGPT Work s onim koji bi ona sastavila. Utvrdili su da nedostaju pravila o tome kada uključiti dodatno osoblje u razdobljima povećanog prometa te su doradili upute za ChatGPT Work.

ChatGPT Work sada izrađuje cjelovit raspored za tu lokaciju. Voditeljica ga pregledava, po potrebi prilagođava i unosi u restoranski sustav za izradu rasporeda. Ted procjenjuje da bi bolji rasporedi s vremenom mogli smanjiti udio troškova rada po satu u prihodima od prodaje za jedan do dva postotna boda u sva tri restorana. Time bi se godišnje moglo osloboditi dodatnih 50.000 do 100.000 USD novčanog toka za povećanje plaća, bonuse, ulaganja u poslovanje ili veće isplate dobiti.

Ted upotrebljava ChatGPT Work i u svakodnevnom poslovanju, od izrade pravilnika za zaposlenike do usklađivanja blagajne i upravljanja zahtjevima za nabavu i popravke. 

Kad je Novi Meksiko uveo obvezu da restorani imaju pisani postupak za incidente s tjelesnim tekućinama, Ted je uz ChatGPT izradio nacrt za otprilike 30 sekundi. Kad su Tedu za priručnik za zaposlenike trebala pravila o upotrebi društvenih mreža, ChatGPT mu je pomogao brzo sastaviti smjernice koje je vanjska tvrtka za ljudske resurse poslije pregledala bez ikakvih izmjena.

Ted upotrebljava ChatGPT Work za mjesečno usklađivanje blagajne u svojim trima restoranima. Prenosi podatke o gotovinskim transakcijama i bankovne evidencije svakog restorana, a ChatGPT Work uspoređuje transakcije s pripadajućim položenim iznosima. Mjesečno usklađivanje prije je trajalo tri sata, a sada traje 5 do 10 minuta. Uštedio je i četiri sata ručnog rada pri svakom obračunu plaća tako što uz ChatGPT Work sažima ulazne podatke za obračun.

Kako bi restorani nesmetano radili, Ted je uz ChatGPT Work izradio i web-portal na kojem zaposlenici mogu zatražiti nabavu potrepština ili popravke. Portal ga obavještava putem namjenske adrese e-pošte i prati status svakog zahtjeva.

Tedov pristup upotrebi alata ChatGPT Work praktičan je za svakog vlasnika malog poduzeća. U ChatGPT unosi iste podatke i smjernice kojima bi se i sam vodio pri donošenju odluke te uspoređuje dobiveni rezultat s onim što bi sam napravio. Kako raste njegovo povjerenje u rezultate, upotrebljava ga za sve više poslovnih zadataka, no rezultate uvijek provjerava prije primjene.

Za Teda vrijednost alata ChatGPT Work nije samo u ušteđenim satima. Sada može provoditi analize koje bi inače možda preskočio te posvetiti više vremena gostima, zaposlenicima i razvoju poslovanja.