Zenken tehostaa pientä myyntitiimiä ChatGPT Enterprisen avulla
Zenken uudistaa myyntiä tekoälyn avulla – lyhentäen valmisteluaikaa, parantaen voittoprosenttia ja keskittyen arvokkaampaan työhön.
Zenken yhdistää GPT‑5:n, räätälöidyt GPT:t, kuvien luomisen sekä uusimmat OpenAI-mallit ja -työkalut nopeuttaakseen molempia ydinliiketoimintojaan: verkkomarkkinointia ja nopeasti kasvavaa ulkomaisten henkilöstöresurssien liiketoimintaa. Yhtenä ensimmäisistä japanilaisista yrityksistä, joka on ottanut ChatGPT Enterprisen käyttöön koko organisaatiossa, Zenken toteuttaa käytännössä tekoälylähtöistä lähestymistapaa ja saavuttaa selkeitä liiketoimintatuloksia.
Tänä päivänä Zenken raportoi:
- ChatGPT Enterprisen viikoittainen aktiivinen käyttö yli 90 %
- Keskimääräinen ajansäästö 30–50 % tietotyötehtävissä
- 5–15 lisätuntia työntekijää kohden joka kuukausi – uudelleensijoitettuna arvokkaampaan työhön
- 50 miljoonan jenin vuotuiset ulkoistuskustannussäästöt edelliseen vuoteen verrattuna
Ennen ChatGPT Enterprisen käyttöönottoa Zenken luotti manuaalisiin prosesseihin monenlaisissa tietoon liittyvissä tehtävissä. Työntekijät käyttivät paljon aikaa tutkimiseen, yhteenvetojen tekemiseen, kääntämiseen ja sisällön luomiseen. Myyntitiimit joutuivat myös valmistautumaan asiakastapaamisiin pitkään, mikä vähensi asiakaskeskustelujen määrää ja laatua.
Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Zenken päätti ottaa tekoälyn käyttöön jäsennellysti ja turvallisesti. Hallintoyksikön yrityssuunnitteluosaston johtaja Yuji Okada kertoo, että kun he arvioivat mahdollisia ratkaisuja, he "keskittyivät kahteentoista liiketoiminnan vaatimaan ominaisuuteen, kuten tietoturvaan ja edistyneeseen tukeen monimutkaiselle ajattelulle", ja muistelee, että "ChatGPT Enterprise oli ainoa ratkaisu, joka täytti kaikki nämä ehdot". Hän toteaa: "Koska käsittelemme asiakastietoja ja arkaluonteisia sisäisiä tietoja, tietovuotojen estäminen on ehdottoman tärkeää. ChatGPT Enterprise takaa, että tietojamme ei käytetä sen tekoälyn kouluttamiseen. Tämä tietoturvaominaisuus antoi meille varmuuden käsitellä luottamuksellisia tietoja turvallisesti."
Myös päättelymallien saatavuus oli ratkaiseva syy valita ChatGPT Enterprise. Zenkenin keskeisessä verkkomarkkinointiliiketoiminnassa tiimien on analysoitava asiakkaiden liiketoimintahaasteita perusteellisesti ja ehdotettava strategisia ratkaisuja. OpenAI:n vuonna 2024 julkaisema päättelymalli tarjoaa Zenkenin etsimän edistyneen tuen monimutkaiselle ajattelulle ja on nopeuttanut tekoälyn käyttöä yrityksessä entisestään. Okada selittää: "Päättelymalli ei ole pelkkää tiedon tarjoamista, vaan se tukee johtotason päätöksentekoa esimerkiksi markkina-analyysin, kilpailustrategian ja uusien liiketoimintamahdollisuuksien arvioinnin alueilla."
Tänä päivänä päättelymalli parantaa strategisen suunnittelun ja analyysin laatua eri tiimeissä, ja sitä käytetään myös Zenkenin omien johtamiskysymysten ja uusien haasteiden tarkasteluun strategisesta näkökulmasta. Siitä on tullut Zenkenin liiketoiminnan kasvun keskeinen moottori.
ChatGPT Enterprisen vaikutus näkyy erityisen hyvin myynnissä. Ennen ChatGPT Enterprisen käyttöä myyntitiimin oli käytettävä paljon aikaa valmistelutyöhön, kuten potentiaalisten asiakkaiden tutkimiseen, tarjousmateriaalin luomiseen ja myyntisähköpostien kirjoittamiseen. Okada muistelee: ”Jo ennen kuin ehdimme edes ajatella asiakkaiden määrän kasvattamista, työntekijöiltämme kului paljon aikaa valmisteluun. Koska heidän täytyi vastata kyselyihin ja laatia tarjousasiakirjoja, heidän asiakkaiden kanssa viettämänsä aika oli rajallista, ja joskus menetimme tilaisuuksia." Jokaisen sähköpostin kirjoittaminen vei myös aikaa, mikä rajoitti luonnollisesti sitä, kuinka monta potentiaalista asiakasta myyjä pystyi tavoittamaan yhden päivän aikana.
Ottamalla ChatGPT Enterprisen käyttöön koko yrityksessä Zenken on parantanut myyntitoimintojensa laatua merkittävästi. Alla olevassa taulukossa verrataan myyntiprosessia kussakin vaiheessa ennen ChatGPT:n käyttöä ja sen jälkeen.
Ennen ChatGPT:n käyttöä | ChatGPT:n käytön jälkeen | |
|---|---|---|
Valmisteluvaihe | Tietojen kerääminen manuaalisesti | ChatGPT:n käyttö syvällisempään toimiala- ja asiakasanalyysiin |
Löytämisvaihe | Yksisuuntainen, tarkistuslistatyylinen kysely | Kaksisuuntaiset, konsultatiiviset keskustelut |
Kokousvaihe | Kun kysymyksiä herää, vastaukset usein lykätään myöhempään vaiheeseen | Kysytään ChatGPT:ltä kokouksen aikana ja vastataan saman tien |
Ehdotusvaihe | Vakiomuotoiset tuotekeskeiset ehdotukset, joissa keskitytään teknisiin tietoihin ja ominaisuuksiin | Henkilökohtaiset ehdotukset, jotka perustuvat asiakastietoon |
Tämän seurauksena Zenken on saavuttanut selkeitä parannuksia myyntituloksissa:
- Alkutarkastuksen läpäisseiden tarjousten määrä kasvoi 15–20 %
- Uusien sopimusten voittoprosentti nousi 5–10 %
- Lopullisten tarjousten hyväksymisaste nousi noin 30 %
”ChatGPT auttaa meitä lyhentämään tutkimiseen ja valmisteluun tarvittavaa aikaa ja tekee samalla keskusteluistamme asiakkaiden kanssa sujuvampia”, Okada selittää.
ChatGPT Enterprisesta on myös tullut olennainen osa Zenkenin nopeasti kasvavaa ulkomaisten henkilöstöresurssien liiketoimintaa. Koska suurin osa työntekijöistä on äidinkieleltään japaninkielisiä, yrityksen oli aiemmin käytettävä huomattavasti aikaa ja budjettia työpaikkailmoitusten, työsopimusten ja muiden asiakirjojen kääntämiseen ulkomaalaisille hakijoille. Okada muistelee: ”Kun meidän piti kommunikoida useilla kielillä, kuten englanniksi, perinteiset käännöstyökalut eivät usein onnistuneet välittämään oikeaa kontekstia ja vivahteita, mikä teki kansainvälisestä viestinnästä varsin haastavaa.”
ChatGPT Enterprisen käyttöönoton jälkeen tiimi pystyi kääntämään tarkasti laajan valikoiman asiakirjoja englanniksi ja muille kielille. Näin he pystyivät leikkaamaan ulkoistuskustannuksia ja lisäämään samalla merkittävästi käännösnopeutta. "Vaikka tiimimme on pienempi, olemme silti onnistuneet ylläpitämään organisaatiota, joka jatkaa liikevaihdon kasvattamista", Okada sanoo.
Työntekijät käyttävät ChatGPT:tä myös muilla kielillä kuin englanniksi kerätäkseen tietoa uutissivustoilta, teknisistä artikkeleista ja muista liiketoiminnan kannalta tärkeistä lähteistä. Näin on helpompi suunnitella uusia palveluja ja liiketoiminta-aloitteita maailmanlaajuista laajentumista silmällä pitäen, ja useammat Zenkenin työntekijät voivat osallistua suoraan rajat ylittävään työhön kuin koskaan aiemmin.
ChatGPT Enterprise muuttaa päivittäistä työntekoa Zenkenillä. Tiimit käyttävät nyt ChatGPT:tä luodakseen ensimmäiset luonnokset myyntisähköposteista, tarjouksista, markkinointisisällöstä ja sisäisistä asiakirjoista muutamassa minuutissa, ja kokonaisuudessaan tuottavuus on suunnilleen kaksinkertaistunut koko organisaatiossa. Aiemmin ulkoistettu työ hoidetaan yhä useammin talon sisällä, mikä vähentää vuosittaisia ulkoistuskustannuksia noin 50 miljoonalla jenillä ja parantaa katteita. “Sen sijaan, että yrityksen työntekijät olisivat sidottuja toistuviin tehtäviin, heillä on nyt enemmän aikaa keskittyä tarjoustensa sisältöön”, Okada sanoo
Käyttöönotto on vahvaa myös yksilötasolla. ChatGPT Enterprisen viikoittainen aktiivinen käyttö ylittää 90 %, ja työntekijät lähettävät keskimäärin noin 900 viestiä henkilöä kohden kuukaudessa. "Meille on tullut itsestään selväksi, että käännymme ensin ChatGPT:n puoleen", Okada selittää. "Kehitämme ChatGPT:n avulla alustavan hypoteesin ja keskustelemme siitä sitten esimiesten tai kollegoiden kanssa. Tällä tavalla työskentely on merkittävästi vähentänyt aikaa, jonka työntekijät kokevat olevansa jumissa ennen kuin he puhuvat muille tai etenevät työssä.”
Zenkenille ChatGPT Enterprise on enemmän kuin pelkkä työkalu. Okadan sanoin siitä on tullut kumppani, joka muuttaa työntekijöiden ajattelu- ja työskentelytapoja. Yritys pitää nyt ChatGPT Enterprisea keskeisenä alustana, joka tukee kaikkea aina päivittäisestä tehokkuudesta ja strategisesta suunnittelusta osaamisen kehittämiseen ja lopulta koko yrityksen laajuiseen muutokseen.
Jatka lukemista
