ChatGPT Work lyhensi ketjuyrittäjän kassantäsmäytysaikaa 94 %

Ted Taylor siirtyi ravintola-alalle tehtyään 25 vuoden uran puolijohdeteollisuudessa. Nykyään hän on itsenäinen ketjuyrittäjä, joka pyörittää New Mexicossa kolmea Schlotzsky’s- ja Cinnabon-brändien yhteistä ravintolaa.

Pikaruokaravintoloiden pyörittämisessä on tasapainoteltava asiakaskokemuksen ja monien asiakkaille näkymättömien tehtävien välillä. Näitä ovat esimerkiksi ruokalistan hinnoittelu, henkilöstösuunnittelu, laitehuolto ja toimintaohjeiden laatiminen. Ted hoitaa kaikki nämä tehtävät nopeammin OpenAI:n teknologian avulla.

ChatGPT nopeuttaa Tedin aikaa vieviä tehtäviä, kuten tiedonhakua ja tekstien luonnostelua. ChatGPT Workin avulla hän kerää ja analysoi suuria tietomääriä hinnoittelusta, myynnistä, ennusteista, työvuoroista ja henkilöstöstä sekä saa suosituksia siitä, mihin kussakin ravintolassa tulisi kiinnittää huomiota. Näin uudelleenhinnoitteluun kuluva aika lyhenee 95 % ja jokaisesta palkanlaskentakierroksesta säästyy neljä tuntia.

Ruokalistojen uudelleenhinnoittelu on vuosittainen urakka. Se vaatii monivaiheista analyysia annosten raaka-ainekustannuksista, tuotteiden suosiosta, paikallisten kilpailijoiden hinnoista, annoskoosta sekä ravintola- ja kotiinkuljetustilausten erilaisesta kannattavuudesta. Ted kokoaa nämä tekijät yhteen ChatGPT Workin avulla ja saa hinnoittelusuositukset 1–2 tunnissa viiden päivän sijaan.

Ensin Ted selvittää ja määrittää ChatGPT Workin avulla hinnoittelutavoitteensa ja -strategiansa paikallisten kilpailijoiden hintakehityksen, annoskokojen ja ruoan suhteellisen laadun perusteella. Sitten hän antaa ChatGPT Workille luokitellun listan ruokalistan tuotteista sekä niiden nykyisistä ravintola- ja kotiinkuljetushinnoista. Hän määrittää, kuinka paljon haluaa kunkin hintaryhmän nousevan kokonaisuutena ja minkä tuotteiden hintoihin tulisi tehdä suurempia tai pienempiä korotuksia. Tässä hän tukeutuu pitkälti ChatGPT:n aiempaan analyysiin.

Hän voi tarkentaa analyysia lisäämällä tuotekohtaisia myyntihistoriatietoja ja toimittajahintoja. Näiden tietojen avulla ChatGPT Work voi arvioida hinnanmuutosten vaikutuksia myyntiin ja optimoida tuotekohtaisen hinnoittelun raaka-ainekustannuksille asetettujen tavoitteiden mukaiseksi.

ChatGPT Work tuottaa laskentataulukon, joka sisältää suositellut ravintola- ja kotiinkuljetushinnat. Se myös kytkee hinnanmuutokset kokonaisvaltaiseen hinnoittelustrategiaan, jolla tavoitellaan parhaita mahdollisia liiketoimintatuloksia: asiakkaiden säilyttämistä, hintashokkien minimointia ja lisätuotteiden mahdollisimman houkuttelevaa asemointia.

Kun Ted käytti ChatGPT Workia hinnoitteluun ensimmäisen kerran, hän teki analyysin myös käsin. ”ChatGPT Work teki perusteellisemman paikallisen vertailun ja auttoi välttämään korotukset, jotka olisivat tehneet joistakin tuotteista kilpailukyvyttömiä”, hän kertoo. Ted siirtyi heti käyttämään ChatGPT:tä alustavien suositusten laatimiseen.

Ted hallitsee henkilöstökustannuksia ChatGPT Workin avulla kahdella tavalla: hän seuraa työvoiman käyttöä kolmessa ravintolassaan ja testaa parempaa tapaa laatia viikoittaiset työvuorolistat.

Henkilöstöanalyysia varten Ted antoi ChatGPT Workille vain lukuoikeuden myynti- ja henkilöstötietoihinsa. Kun hän käynnistää analyysin, se vertaa suunniteltuja, budjetoituja ja toteutuneita työtunteja ennustettuun ja toteutuneeseen myyntiin. Se tarkastelee myös edeltäviä 12 viikkoa ja huomioi siten ravintolat, joissa myynti ylittää tai alittaa ennusteet säännöllisesti. Raportti nostaa esiin ylityöt, suunniteltua pidemmiksi venyvät vuorot ja henkilöstövajeet sekä korostaa asioita, jotka ravintolapäällikön tulisi tarkistaa.

Työvuorosuunnittelun testausta varten Ted antoi ChatGPT Workille henkilöstöluettelon, jossa olivat kunkin työntekijän tehtävä, koulutus, käytettävyys ja palkka, sekä tiedot ravintolan henkilöstötarpeesta eri myyntitasoilla. Ted ja ravintolapäällikkö vertasivat ChatGPT Workin ehdottamaa työvuorolistaa siihen, millaisen listan päällikkö olisi itse laatinut. He havaitsivat puutteita säännöissä, jotka koskivat henkilöstön lisäämistä ruuhka-aikoina, ja tarkensivat ChatGPT Workille annettuja ohjeita.

Nyt ChatGPT Work laatii kyseiselle ravintolalle koko työvuorolistan. Ravintolapäällikkö tarkistaa listan, tekee tarvittaessa muutoksia ja syöttää sen ravintolan työvuorosuunnittelujärjestelmään. Ted arvioi, että parempi työvuorosuunnittelu voisi ajan myötä pienentää tuntipalkkaisen henkilöstön kustannusten osuutta myynnistä yhdellä tai kahdella prosenttiyksiköllä kaikissa kolmessa ravintolassa. Se voisi lisätä vapaata kassavirtaa 50 000–100 000 dollarilla vuodessa. Rahaa voitaisiin käyttää palkankorotuksiin, bonuksiin, liiketoiminnan investointeihin tai suurempaan voitonjakoon.

Ted käyttää ChatGPT Workia myös päivittäisissä tehtävissä henkilöstöohjeiden laatimisesta kassan täsmäytykseen sekä tarvike- ja korjauspyyntöjen hallintaan. 

Kun New Mexico alkoi vaatia ravintoloilta kirjallista toimintaohjetta kehon eritteiden aiheuttamien vahinkojen varalle, Ted laati luonnoksen ChatGPT:n avulla noin 30 sekunnissa. Kun Ted tarvitsi sosiaalisen median ohjeistuksen henkilöstöoppaaseen, ChatGPT auttoi laatimaan sen nopeasti. Ulkopuolinen henkilöstöalan yritys tarkisti ohjeistuksen myöhemmin tekemättä siihen muutoksia.

Ted täsmäyttää kolmen ravintolansa kassat kuukausittain ChatGPT Workin avulla. Hän lataa kunkin ravintolan käteistapahtuma- ja pankkitiedot, ja ChatGPT Work vertaa tapahtumia vastaaviin talletuksiin. Kuukausittainen täsmäytys vei aiemmin kolme tuntia, mutta nyt se hoituu 5–10 minuutissa. Hän säästi myös neljä tuntia käsityötä jokaisella palkanlaskentakierroksella käyttämällä ChatGPT Workia palkanlaskennan lähtötietojen kokoamiseen.

Ravintoloiden sujuvan arjen tueksi Ted rakensi ChatGPT Workin avulla myös verkkoportaalin, jossa työntekijät voivat tehdä tarvike- ja korjauspyyntöjä. Portaali lähettää hänelle ilmoituksia tähän tarkoitukseen varatun sähköpostiosoitteen kautta ja seuraa kunkin pyynnön tilaa.

Tedin tapa käyttää ChatGPT Workia sopii käytännössä kenelle tahansa pienyrittäjälle. Hän antaa ChatGPT:lle samat tiedot ja periaatteet, joita käyttäisi itse päätöksenteossa, ja vertaa sen tuotosta siihen, miten tekisi työn itse. Kun luottamus tuloksiin kasvaa, hän laajentaa käyttöä yhä useampiin yrityksen tehtäviin. Hän kuitenkin tarkistaa tulokset aina ennen niiden hyödyntämistä.

Tedille ChatGPT Workin arvo ei rajoitu säästettyihin työtunteihin. Nyt hän voi tehdä analyyseja, jotka muuten saattaisivat jäädä tekemättä, ja käyttää enemmän aikaa asiakkaisiin, työntekijöihin ja liiketoiminnan kasvattamiseen.