Tulokset
Perehdytysaika lyhennettiin viikoista päiviin
50%
Operatiivisten kysymysten väheneminen WhatsApp-viesteissä
Plex Coffee rakennettiin kolmen lupauksen varaan: edullisuus, vaivattomuus ja lämmin yhteisö. Teknologia-alalta inspiraatiota ammentaen kanssaperustajat Philipp Cheng ja Max Kamp johtivat kahviloita lean startup -ajattelutavalla. ”Rekrytoinnista toimitusketjuun jokainen prosessi, joka voitiin automatisoida, automatisoitiin”, Cheng sanoo.
Mutta kun Plex kasvoi yhdestä kahvilasta neljään, perustajat kohtasivat uusia haasteita, joita perinteinen automaatio ei kyennyt ratkaisemaan. ChatGPT Business oli luonteva ratkaisu.
”Kaikki tiimissämme käyttivät jo ChatGPT:tä itsenäisesti ja tunsivat työkalun, ja mahdollisuus luoda mukautettuja GPT:itä tarkoitti, että pystyimme luomaan omia minityökaluja erilaisiin käyttötarkoituksiin.”
Perustajat kouluttivat ensimmäiset työntekijät suoraan, mutta kun baristoja ja myymäläpäälliköitä tuli lisää, tuli vaikeammaksi säilyttää läsnäoloon ja jokaisen asiakkaan henkilökohtaiseen huomioimiseen perustuva kulttuuri.
”Kun Max ja minä aloitimme tämän, olimme itse tiskin takana.” ”Jokaiselle uudelle kouluttamallemme baristalle näytimme henkilökohtaisesti, miten olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, miten valmistaa eri juomia ja miten ratkoa myymälässä ilmeneviä ongelmia”, Cheng sanoo. ”Mutta kasvaessamme saman kulttuurin juurruttaminen uusiin työntekijöihin vaikeutui.”
Plexin laajentuessa ilmeni kaksi ongelmaa: hajanaisuus tiedon jakamisessa ja epäjohdonmukainen koulutus. Kun osa-aikaisen henkilökunnan vuorottelu lisääntyi, rutiinikysymykset räjähtivät WhatsApp-ryhmissä: mistä löytää tietyt tuotteet ja yksityiskohdat tietystä prosessista. ”Meillä oli yhä enemmän vaikeuksia tiedon jakamisessa, mikä johti WhatsApp-viestien tulvaan… myymäläpäälliköiden huomio oli jatkuvasti muualla”, Cheng selittää.
Koulutuksen standardoiminen muuttui myös vaikeammaksi. Henkilöstön kasvaessa myymäläpäälliköillä oli vähemmän aikaa opastaa uusia työntekijöitä yrityskulttuuriin ja asiakaskokemukseen. Cheng oli yrittänyt jakaa 25-sivuista käsikirjaa, mutta ”kukaan ei oikeastaan lukenut sitä”.
Plex aloitti keskittämällä tietonsa Notioniin, mutta he törmäsivät esteeseen. ”Avainsanahaku ei toimi kovin hyvin, koska kaikki käyttävät eri sanoja kuvaamaan etsimäänsä”, Cheng sanoo.
Tiimi otti käyttöön Notion-yhdistimen, jonka avulla ChatGPT voi vastata Notion-tiedostojen ja wikien kontekstin pohjalta, jotta henkilöstö voi yksinkertaisesti pyytää tarvitsemansa luonnollisella kielellä.
”Se on vähentänyt WhatsApp-viestejämme tietyissä asioissa yli 50 %, koska ihmiset tietävät, mistä asiat löytyvät”, Cheng sanoo. Henkilökunta käyttää myymälässä olevaa iPadia keskustellakseen ChatGPT:n kanssa. Vapautunut huomio voidaan käyttää siihen, mitä Plex arvostaa eniten: yhteisön osallistamiseen ja tapahtumiin, joiden järjestämiseen myymäläpäälliköillä on nyt aikaa.
ChatGPT Businessin avulla Cheng pystyi hyödyntämään 25-sivuista käsikirjaansa uudella tavalla: ”Latasin tämän käsikirjan mukautettuun GPT:hen, jonka jaan perehdytysviestissämme.” GPT:lle annetaan kehote opettaa yrityksen ydinarvoja sekä teknisiä yksityiskohtia, kuten mistä Plex hankkii kahvinsa.
”Sen sijaan, että se vain jakaisi tietoa, se tekee sen kiinnostavalla tavalla keskustelun muodossa”, Cheng sanoo. Tämä tarkoittaa, että tieto jää paremmin mieleen, eikä myymäläpäälliköiden enää tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa jokaisen uuden työntekijän perehdyttämiseen: ”Perehdytysaika on lyhentynyt viikoista päiviin.”
Kun perehdytys ja tiedon jakaminen sujuivat hyvin, Plex Coffee alkoi kokeilla uusia tapoja hyödyntää ChatGPT Businessia.
- Laajentumistutkimus: Plexin kasvaessa Cheng käyttää ChatGPT Businessia uusien sijaintien arviointiin: ”Käytän Syvätutkimus-työkaluja arvioidakseni liikevaihtopotentiaalia asiakasmäärien kehityksen perusteella ajan mittaan.”
- Kysynnän vaihtelun ymmärtäminen: Jos päivä tai viikko on poikkeuksellisen hiljainen tai vilkas, ”ChatGPT antaa yleensä loistavan selityksen, kuten kuinka moni opiskelija on lähdössä tai mitä tapahtumia sillä viikolla on. On korvaamattoman tärkeää ymmärtää kysynnän kaavat välittömästi ja syvällisemmin.” Cheng sanoo.
- Tarviketilausten automatisointi: Tilausten tekeminen toimittajille vie aikaa, koska jokaisella on omat portaalinsa ja työnkulut. Ratkaistakseen ongelman Plex ”kokeilee tilaamista toimittajiltaan suoraan Agentin kautta”, Cheng kertoo. Useassa kaupungissa toimivalle ketjulle tämä voisi vähentää toistuvaa hallinnollista työtä ja varmistaa, että varastoa on aina saatavilla.
- Perehdytysaika lyhennettiin viikoista päiviin
- WhatsApp-viestit operatiivisista kysymyksistä vähenivät yli 50 %
- Myymäläpäälliköille vapautui jälleen aikaa yhteisön osallistamiseen
- Nopeampaa ja johdonmukaisempaa koulutusta eri toimipisteissä
- Parempi näkyvyys kysyntämalleihin ja laajentumissuunnitteluun
Chengin mukaan tekoälyn käyttöönotto tekee Plex Coffeesta joustavamman ja mukautuvamman.
”Integroimalla tekoälyä päivittäisiin prosesseihimme jo nyt olemme yksinkertaisesti tietoisempia meneillään olevasta kehityksestä. Toimitpa millä alalla tahansa, siitä on mahdollista saada paljon hyötyä.”
Plex Coffee aikoo laajentua 10 kahvilaan ja pitää samalla toiminnan kevyenä, ja yritys näkee ChatGPT Businessin olennaisena kumppanina kasvun skaalaamisessa. Mutta pelkän tehokkuuden lisäksi tekoäly luo tilaa vieraanvaraisuuden inhimilliselle puolelle kukoistaa – baristat voivat viettää aikaa vieraiden kanssa, levittää hyvää tunnelmaa ja pitää kahvilakokemuksen henkilökohtaisena yrityksen kasvaessakin.
