Heimstaden uudistaa asuinkiinteistöjen hallintaa tekoälyllä
Heimstaden parantaa asuntojensa hallinnointia OpenAI:n avulla uudistamalla vuokraustoimintaa ja kehittämällä tekoälypohjaisia kiinteistönhallinnan toimintatapoja.
99 %
Asuntokuvien tuotantokustannusten lasku
20 112
Codexilla analysoituja kiinteistökohteita
50 %
Työntekijöistä otti käyttöön 2–3 kuukaudessa
Sata vuotta sitten asuinrakennuksen hallinnointi tarkoitti vuokralaisten etsimistä, vuokrien keräämistä ja kiinteistön pitämistä hyvässä kunnossa. Nämä perustehtävät ovat säilyneet hämmästyttävän samanlaisina tähän päivään asti. Muuttumassa on se, miten työ tehdään.
Eurooppalainen asuinkiinteistöyhtiö Heimstaden(avautuu uudessa ikkunassa) näkee tässä mahdollisuuden: entä jos tekoäly voisi muuttaa perusteellisesti tuhansien kotien hallinnointia?
Kesäkuussa 2025 Heimstadenin johto päätti vauhdittaa tekoälypanostuksiaan. Arvioituaan useita alustoja yhtiö valitsi OpenAI:n. Tavoite oli kaksijakoinen: vahvistaa työntekijöiden toimintamahdollisuuksia ja uudistaa liiketoiminnan ydinprosesseja.
Tavoitteena on edetä kohti yhä itsenäisemmin toimivia rakennuksia, joissa tekoäly voi auttaa ennakoimaan tarpeita, koordinoimaan työtä ja tukemaan päätöksiä kiinteistön koko elinkaaren ajan. ”Rakennustemme tarkoitus ei ole muuttunut”, sanoo Heimstadenin toinen toimitusjohtaja Helge Krogsbøl. ”Tarjoamme ihmisille koteja. Niiden hallinnointitavat kuitenkin muuttuvat jatkuvasti, kun haastamme totuttuja käytäntöjä ja otamme käyttöön uutta teknologiaa.”
”Tekoäly on mielestämme yksi suurimmista mahdollisuuksista vauhdittaa tätä muutosta.”
Mietitäänpä, mitä tapahtuu, kun asunto vapautuu.
Perinteisesti sen saattaminen uudelleen vuokralle edellyttää vuokratason arviointia, valokuvauksen järjestämistä, ilmoitusten laatimista ja markkinakysyntään vastaamista. Jokainen vaihe vaatii aikaa, koordinointia ja asiantuntemusta. Haasteena on myös tieto: on ymmärrettävä, mitä itse omistaa, mitä kilpailijoilla on ja mitä asiakas haluaa.
Tekoäly tukee nyt tämän prosessin kaikkia keskeisiä vaiheita:
Hinnoittelu: ChatGPT Sites -toiminnolla rakennettuihin työkaluihin perustuvat analyysit ja suositukset
Mainonta: Tekoäly stailaa kuvat ja laatii asuntokuvaukset
Ilmoitusten tarkistus: Agentti tarkistaa, että kaikki julkaistut ilmoitukset täyttävät Heimstadenin laatustandardit
Palaute: Tekoälyn tuottama markkinapalaute auttaa vuokraustiimejä tekemään korjaavia toimenpiteitä, jolloin hinnoittelu muuttuu yhä dynaamisemmaksi
Työntekijät vastaavat edelleen päätösten tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Päätöksiin liittyvä työ on kuitenkin muuttumassa.
Alankomaissa virtuaalisesti stailatun asuntokuvan tuotantokustannus on laskenut noin 50 eurosta alle 0,10 euroon eli yli 99 %. Heimstaden arvioi, että vuotuinen säästöpotentiaali on 130 000 euroa pelkästään Alankomaissa.
Merkitys ulottuu edullisempia ilmoituksia pidemmälle. Hyödyntämällä tekoälyä koko vuokrausprosessissa Heimstaden kehittää tapaa tuoda asuntoja markkinoille niin, että se pystyy reagoimaan muutoksiin entistä paremmin.
”Tekoälystrategiamme perustuu kolmeen pilariin”, sanoo Heimstadenin digitalisaatiojohtaja Nikolaj Brammer. ”Ensinnäkin vahvistamme työntekijöiden toimintamahdollisuuksia koulutuksella ja antamalla heille sopivat työkalut. Toiseksi meillä on keskitetty muutostiimi ja tekoälyn muutosagenttien verkosto, jotka vievät eteenpäin laajempia tekoälyhankkeita. Kolmanneksi vahvistamme perustaa valmistamalla kiinteistönhallintajärjestelmämme ja tietomallimme tekoälyn käyttöön.”
Vuokraustoiminnassa kaikki kolme pilaria näkyvät käytännössä: työkalut ja koulutus auttavat työntekijöitä luomaan virtuaalisesti stailattuja kuvia ja ilmoituksia. Keskitetty tiimimme koordinoi hinnoittelun, mainonnan, ilmoitusten tarkistuksen ja markkinapalautteen kehittämistä. Lisäksi tuomme kiinteistötiedot niiden tekoälytyökalujen saataville, jotka tukevat hinnoittelua ja ilmoitusten laatimista.
”Aloitimme pilkkomalla tärkeimmät liiketoimintaprosessimme osiin ja pohtimalla, missä tekoäly voisi tuottaa lisäarvoa. Vuokraustoiminta on hyvä esimerkki: kyse ei ole yhden tehtävän automatisoinnista vaan koko prosessin toiminnan parantamisesta.”
Osa merkittävimmistä muutoksista tapahtuu kaukana perinteisistä ohjelmistokehitystiimeistä.
Heimstadenin oli arvioitava koko kiinteistösalkkunsa ympäristöriskit. Tiedot olivat olemassa, mutta ne olivat hajallaan julkisissa lähteissä, eri muodoissa ja eri tietoaineistoissa. Niiden jalostaminen käyttökelpoiseksi arvioksi olisi vaatinut huomattavasti käsityötä ja teknisiä resursseja.
Heimstadenin ympäristövastuullisuuden analyytikko Julia Erlandsen kehitti Codexin avulla toisenlaisen lähestymistavan, vaikka hänellä ei ollut ohjelmistokehitystaustaa.
Codex auttoi tietojen etsimisessä, puhdistamisessa ja yhdenmukaistamisessa, laaduntarkistuksessa sekä toistettavien käsittelyputkien kehittämisessä. Julia vastasi edelleen menetelmistä ja tulosten validoinnista.
Tuloksena oli 20 112 arvioitua kiinteistökohdetta ja yli kuusi miljoonaa riviä käyttökelpoista dataa. Työn arvioitu resurssitarve supistui viiden henkilön vuoden työpanoksesta kahden henkilön kahden kuukauden työpanokseen.
Heimstaden välttyi myös palkkaamasta ulkopuolisia konsultteja, joita ongelman ratkaiseminen olisi muuten vaatinut.
Monimutkaisena analyysihankkeena alkanut työ on muuttumassa toistettavaksi toimintamalliksi, joka tukee ilmastoriskien arviointia, raportointivaatimusten täyttämistä ja sijoittajien päätöksentekoa.
”Codex auttoi meitä rakentamaan ratkaisun, joka olisi aiemmin vaatinut huomattavasti teknistä tukea. Nyt menetelmä on omissa käsissämme, ja voimme jatkaa sen kehittämistä itse.”
Heimstaden ottaa tekoälyä käyttöön erityisesti tehtävissä, joissa työntekijät tarvitsevat apua. Kun ChatGPT Enterprise otettiin käyttöön syyskuussa 2025, puolet työntekijöistä käytti sitä jo kahden–kolmen kuukauden kuluessa. Keskitetty tekoälymuutostiimi ylläpitää käyttötapauskirjastoa, jonka avulla työntekijät voivat oppia esimerkeistä eri puolilta yritystä.
Työntekijät käyttävät hyväksyttyjä työkaluja tietoturvasääntöjen mukaisesti. He vastaavat edelleen tekoälyn tuottaman sisällön tarkistamisesta ennen sen lähettämistä sekä päätösten hyväksymisestä.
Tekoälyä käyttävät myös kiinteistönhoitajat, mukaan lukien osa niistä, jotka suhtautuivat siihen aluksi epäilevästi. Norjassa eräs kiinteistönhoitaja arvioi ChatGPT:n avulla laiminlyötyä asuntoa ja laati korjaussuunnitelman, jossa työt asetettiin tärkeysjärjestykseen. Näin havainnoista syntyi jäsennelty suunnitelma, jota hän saattoi tarkistaa ja tarkentaa.
”Ihmiset eri puolilla yritystä löytävät käytännön tapoja hyödyntää tekoälyä päivittäisessä työssään. Meidän tehtävämme on laajentaa toimivien ratkaisujen käyttöä ja samalla pitää tiedot turvassa, vastuut selkeinä ja ohjat ihmisillä.”
Heimstaden valmistautuu jo seuraavaan vaiheeseen: tekoälyyn, joka pystyy toimimaan eri järjestelmissä ja koordinoimaan monivaiheisia prosesseja.
Sen parhaillaan käyttöönotettava hankinta-alusta Procurement Intelligence Platform yhdistää työnkulkujen automatisoinnin OpenAI:n malleihin, joita käytetään API-rajapintojen kautta. Alusta on suunniteltu toimimaan Outlookissa, SharePointissa ja Teamsissa. Se tukee sopimusten analysointia, neuvotteluihin valmistautumista ja sopimusten elinkaaren hallintaa. Vastuu kaupallisista päätöksistä ja hyväksynnöistä säilyy työntekijöillä.
Pidemmän aikavälin tavoite on vielä perustavanlaatuisempi.
Heimstaden on mukana kehittämässä Amplio Estatea, modernia kiinteistönhallintajärjestelmää, joka on suunniteltu tukemaan tekoälypohjaisia työnkulkuja MCP:n avulla. Tavoitteena on, että työntekijät voivat hakea kiinteistötietoja ja suorittaa toimintoja liiketoiminnan ydinjärjestelmissä ChatGPT:n kaltaisen tekoälyn avulla ja asianmukaisessa ihmisen valvonnassa.
Näin Heimstaden alkaa muuttaa ajatusta itsenäisesti toimivista rakennuksista konkreettiseksi teknologian kehityssuunnitelmaksi.
Kuvatuotannon kustannukset laskivat yli 99 % Alankomaissa.
20 112 kiinteistökohdetta arvioitiin Codexilla, ja työn arvioitu resurssitarve supistui viiden henkilön vuoden työpanoksesta kahden henkilön kahden kuukauden työpanokseen.
50 % työntekijöistä otti työkalun käyttöön 2–3 kuukaudessa sen käyttöönoton alkamisesta.
Keskity ihmisiin: Pullonkauloja ovat käyttöönotto ja mielikuvitus, ei teknologia
Löydä muutosagenttisi: Suurimmat hyödyt syntyvät työntekijöistä, jotka vievät muutosta eteenpäin paikallisesti
Laita prosessi kuntoon: Tekoäly ei korjaa toimimatonta prosessia, mutta se voi kasvattaa hyvän prosessin mittakaavaa merkittävästi.
Heimstadenin visiona eivät ole rakennukset ilman ihmisiä, vaan kiinteistöt, joiden toimintaa tukevat yhä älykkäämmät järjestelmät. Ne parantavat työntekijöiden päätöksentekoa ja kykyä ratkaista asiakkaiden asioita.
Rakennukset pysyvät pitkälti sellaisina kuin ne ovat aina olleet: koteina ja kattoina ihmisten pään päällä. Niiden hallinnointi on muuttunut pysyvästi.
