Näin Gilbert + Tobin hallitsee ja skaalaa tekoälyä OpenAI:lla

Gilbert + Tobin on yksi Australian johtavista liikejuridiikkaan erikoistuneista asianajotoimistoista. Se tunnetaan työstään pääomamarkkinoiden, yrityskauppojen, riitojen ja teknologian parissa. Toimiston työ perustuu erityisosaamiseen, huolelliseen harkintaan ja arkaluonteisten tietojen turvalliseen käsittelyyn.

Kun generatiivinen tekoäly alkoi mullistaa tietotyötä, Gilbert + Tobin näki tilaisuuden kehittää oikeudellisia palveluja tukevaa operatiivista työtä entistä laadukkaammaksi muuttamatta kuitenkaan tapaa, jolla se tarjoaa oikeudellista neuvontaa. Toimisto halusi tarjota kaikille operatiivisille tiimeille tehokkaampia työkaluja tutkimukseen, tekstien laatimiseen ja analysointiin säilyttäen samalla asiakkaiden odottaman hallintotavan ja ammatillisen vastuun.

ChatGPT Enterprise otettiin ensin käyttöön operatiivisissa tiimeissä, joissa käytännön käyttötapauksia voitiin testata valvotussa ympäristössä. Sen jälkeen käyttö laajeni markkinointiin, liiketoiminnan kehittämiseen, rekrytointiin, taloushallintoon, teknologiaan, liiketoiminnan uudistamiseen ja osaan juridisesta työstä. Painopiste on koko ajan ollut toimiston toimintatapojen kehittämisessä, ei oikeudellisten palvelujen perustana olevan ammatillisen harkinnan korvaamisessa.

Codexin avulla toimisto etenee vielä pidemmälle: yksittäisissä tehtävissä avustavasta tekoälystä tekoälyyn, joka suorittaa määritettyjä vaiheita laajemmissa työnkuluissa.

Johdon näkyvä tuki teki tekoälyn käyttöönotosta merkityksellistä ja hyväksyttävää koko toimistossa. Toimitusjohtaja Sam Nickless esitteli ChatGPT:n työntekijöille omasta työstään poimimiensa esimerkkien avulla. Hänen viestinsä ”tekoälyn käyttö ei ole huijaamista” asemoi sen asiattoman oikotien sijaan yhdeksi työkaluksi, jonka avulla työntekijät voivat hyödyntää harkintakykyään. Myös muut ylimmän johdon jäsenet ryhtyivät aktiivisiksi käyttäjiksi ja jakoivat esimerkkejä tiimeilleen.

Gilbert + Tobin täydensi johdon tukea tehtäväkohtaisella perehdytyksellä. Yleisen koulutuksen sijaan liiketoiminnan uudistamistiimi osallistui eri tiimien kokouksiin ja esitteli markkinoinnin, taloushallinnon, rekrytoinnin, operatiivisen toiminnan ja muiden toimintojen tarpeisiin räätälöityjä työnkulkuja. Sisäiset videot, esittelyt, haasteet ja käyttötapaustarinat auttoivat työntekijöitä pysymään kehityksessä mukana ChatGPT:n saadessa uusia ominaisuuksia.

Toimisto ei asettanut pakollisia käyttötavoitteita. Sen sijaan työntekijöille näytettiin, mihin teknologia pystyy, samalla kun vastuu tuloksista säilyi ihmisillä. Kesäkuussa 2026 aktiivisessa käytössä oli 87 % käyttöön otetuista käyttäjäpaikoista. Osuus oli yli kaksinkertainen verrattuna muiden työkalujen tavanomaiseen käyttöönottoasteeseen Gilbert + Tobinilla. Aktiivisiin käyttäjiin kuului niin osakkaita kuin teknologiatoiminnon ulkopuolisia työntekijöitä.

Gilbert + Tobin käsittelee luottamuksellisia asiakas- ja liiketoimintatietoja, joihin kohdistuu erilaisia asiakaskohtaisia vaatimuksia. Tekoälyn käyttöönottoa tukivat selkeät ohjeet hyväksytyistä tehtävistä, siitä, mitä työntekijät saivat syöttää järjestelmään, ja siitä, miten tuotokset tuli tarkistaa. Toimisto arvioi myös sopimusperusteisia suojatoimia, roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa, tietojenkäsittelyvaatimuksia ja hallinnollisia hallintakeinoja.

Siirtyminen OpenAI-ympäristöön, jossa tietojen sijaintipaikka on Australiassa, antoi Gilbert + Tobinille enemmän varmuutta laajentaa käyttöoikeuksia sekä täyttää sisäiset vaatimukset ja asiakkaiden odotukset.

ChatGPT tukee nykyään useita liiketoimintoja. Se lyhensi yhden rekrytoinnin tutkimus- ja tiedonpoimintatehtävän keston noin neljästä tunnista noin 20 minuuttiin. Erillinen suosittelijoiden tietojen käsittelyprosessi säästää arviolta 25 minuuttia hakijaa kohden ja auttaa suuria rekrytointimääriä käsittelevää tiimiä.

Markkinoinnin ja liiketoiminnan kehittämisen tiimit kokoavat ChatGPT:n avulla aiempien tarjousten aineistoa ja räätälöivät vastauksia uusiin mahdollisuuksiin. Toimisto laatii vuosittain 400–500 tarjousta. ChatGPT auttaa tiimejä tuottamaan sisältöä nopeammin sekä parantamaan sen laatua ja toimiston kirjoitusstandardien mukaisuutta. Tiimit hyödyntävät myös syvätutkimusta toimialaraporttien sekä toimiala-, asiakas- ja liiketoiminnan kehittämisstrategioiden tukena.

Taloushallinnon tiimit käyttävät ChatGPT:tä laskentataulukoiden käsittelyyn ja data-analyysiin. Teknologiatiimit hyödyntävät sitä dokumentaatiossa, komentosarjoissa, koulutusmateriaaleissa ja sisäisissä ohjeissa. ChatGPT:tä käyttävät juristit hyödyntävät sitä työnsä operatiivisissa tehtävissä, kun taas oikeudellisiin tarpeisiimme suunniteltuja työnkulkuja tuetaan hyväksytyillä alustoilla, kuten tekoälyä hyödyntävällä Harvey-alustalla. Kaikissa näissä käyttötapauksissa ihmiset vastaavat edelleen tehtävän rajaamisesta, tuotosten tarkistamisesta, ammatillisesta harkinnasta ja lopullisen työn hyväksymisestä.

Yksi ChatGPT:n erityisistä käyttötapauksista on mukautettu GPT, jonka avulla johtajat voivat koetella ideoitaan ennen kuin vievät toimitusjohtajan aikaa. Se on rakennettu hyväksytyistä esimerkeistä, jotka koskevat Nicklessin tekstejä, painopisteitä, ammatillista taustaa, palautetta ja liiketoimintaympäristöä. Se toimii toimitusjohtajan ”digitaalisena kaksosena” tekemättä päätöksiä tai puhumatta hänen puolestaan.

Codex on auttanut Gilbert + Tobinia suorittamaan määritettyjä, monivaiheisia operatiivisia tehtäviä ihmisten valvonnassa. Se esimerkiksi laati 300 yhteisöä koskevat tarkastusraportit, mikä säästi koko työnkulussa täyden päivän manuaalista työtä. Codex myös tarkisti ja nimesi uudelleen 1 100 tiedostoa toiseen järjestelmään lataamista varten. Aiemmin sama työ olisi vienyt useita päiviä.

Esimerkit osoittavat, miten toimisto hyödyntää Codexia tehtävissä, jotka ovat epäsäännöllisiä tai joiden automatisointia perinteisillä, toistettavilla prosesseilla on vaikea perustella. Liiketoiminnan uudistamistiimi on myös käyttänyt Codexia toimivan Python-sovelluksen luomiseen vaatimusten ja olemassa olevan määrittelyn pohjalta.

Gilbert + Tobin rakensi Codexin avulla tekoälyä hyödyntävän työnkulun valittuihin eturistiriita-, rahanpesun torjunta-, poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä sekä asiakkaan tuntemista koskeviin tarkistuksiin. Se suorittaa tutkimus- ja käsittelyvaiheet ja tuottaa sitten raportin ihmisen tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Valitut tarkistukset, joihin kului aiemmin jopa kahdeksan tuntia, voidaan nyt tehdä minuuteissa.

Teknologiatoiminnon DevOps-tiimin jäsen käytti Codexia rakentaakseen yrityksen AWS-ympäristöön valvovan ”vartiotornin”. Se kokoaa operatiiviset signaalit yhteen, tukee vianmääritystä ja korjaustoimia sekä välittää ihmisen huomiota vaativat ongelmat eteenpäin.

Gilbert + Tobin aikoo laajentaa ChatGPT Workin ja Codexin käyttöoikeuksia sitä mukaa, kun se ottaa käyttöön laajemman käytön edellyttämät hallintakeinot. Toimiston pitkän aikavälin tavoitteena on yhtenäinen työympäristö, jossa työntekijät voivat ChatGPT:n avulla hyödyntää hyväksyttyä organisaatiokontekstia, suorittaa operatiivisia tehtäviä ja tuottaa valmiita lopputuloksia ilman manuaalista siirtymistä järjestelmästä toiseen.