Kuidas Gilbert + Tobin juhib ja laiendab AI kasutust OpenAI abil

Gilbert + Tobin on üks Austraalia juhtivaid äriõigusbüroosid, mis on tuntud oma töö poolest kapitaliturgude, ühinemiste ja ülevõtmiste, vaidluste ning tehnoloogia valdkonnas. Büroo tegevus tugineb eriteadmistele, kaalutletud otsustele ja tundliku teabe turvalisele käitlemisele.

Kui generatiivne AI hakkas teadmuspõhist tööd ümber kujundama, nägi Gilbert + Tobin selles võimalust mitte muuta õigusnõustamise viisi, vaid tõsta seda toetava operatiivtöö taset. Büroo seadis eesmärgiks anda kõigile tugimeeskondadele tõhusamad uurimis-, tekstitöötlus- ja analüüsivahendid, säilitades samal ajal juhtimise ja kutsealase vastutuse, mida kliendid ootavad.

ChatGPT Enterprise võeti esmalt kasutusele tugimeeskondades, kus praktilisi kasutusviise sai kontrollitud keskkonnas katsetada. Seejärel laienes kasutus turundusse, äriarendusse, värbamisse, rahandusse, tehnoloogiasse, äritegevuse ümberkujundamisse ja õigusteenuste osadesse. Kogu selle aja on keskendutud büroo toimimisele, mitte õigusteenuste keskmes oleva professionaalse otsustusvõime asendamisele.

Codex viib büroo veelgi kaugemale: üksikute ülesannete täitmisel inimesi abistavalt AI-lt sellise AI-ni, mis viib suuremates töövoogudes lõpule kindlaksmääratud etapid.

Juhtkonna nähtav toetus aitas muuta AI kasutuselevõtu kogu büroos asjakohaseks ja õiguspäraseks. Tegevjuht Sam Nickless tutvustas töötajatele ChatGPT‑d oma tööst pärit näidete kaudu. Tema sõnum „AI kasutamine ei ole sohitegemine“ esitles seda sobimatu otsetee asemel veel ühe vahendina, millega töötajad saavad oma otsustusvõimet rakendada. Ka teised tippjuhid hakkasid aktiivseteks kasutajateks ja jagasid oma meeskondadega näiteid.

Gilbert + Tobin ühendas juhtkonna toetuse rollipõhise väljaõppega. Üldkoolitustele lootmise asemel osales äritegevuse ümberkujundamise meeskond eri meeskondade koosolekutel, et tutvustada turunduse, rahanduse, värbamise, tegevuse ja muude funktsioonide jaoks kohandatud töövooge. Ettevõttesisesed videod, esitlused, ülesanded ja kasutuslood aitasid töötajatel ChatGPT uute võimalustega sammu pidada.

Büroo ei kehtestanud kasutuseesmärke. Keskenduti sellele, et näidata töötajatele tehnoloogia võimalusi, jättes samal ajal vastutuse tulemuse eest inimestele. 2026. aasta juuni seisuga kasutati aktiivselt 87% võimaldatud kasutajakohtadest – seda on enam kui kaks korda rohkem kui Gilbert + Tobini muude tööriistade tavapärane kasutuselevõtu määr. Aktiivsete kasutajate seas oli nii partnereid kui ka tehnoloogiavaldkonnast väljaspool töötavaid inimesi.

Gilbert + Tobin käitleb klientide ja ettevõtte konfidentsiaalset teavet, sealhulgas teavet, mille suhtes kehtivad erinevate klientide nõuded. AI kasutuselevõttu toetasid selged juhised heakskiidetud ülesannete, töötajate sisestatava teabe ja tulemuste läbivaatamise kohta. Büroo hindas ka lepingulisi kaitsemeetmeid, rollipõhist juurdepääsu, andmetöötlusnõudeid ja haldusvahendeid.

Üleminek Austraalia andmete asukohanõuetele vastavale OpenAI keskkonnale andis Gilbert + Tobinile suurema kindluse juurdepääsu laiendada, täites samal ajal ettevõttesiseseid nõudeid ja klientide ootusi.

ChatGPT toetab nüüd mitut ärifunktsiooni. See lühendas ühe värbamisuuringu ja andmete eraldamise ülesande täitmise aega ligikaudu neljalt tunnilt umbes 20 minutile. Eraldi soovituste töötlemise töövoog säästab hinnanguliselt 25 minutit kandidaadi kohta, toetades suure värbamismahuga tegelevat meeskonda.

Turundus- ja äriarendusmeeskonnad kasutavad ChatGPT‑d varasemate pakkumismaterjalide sünteesimiseks ning vastuste kohandamiseks uutele võimalustele. Büroo koostab igal aastal 400–500 pakkumist ning ChatGPT aitab meeskondadel sisu kiiremini ette valmistada, parandades samal ajal selle kvaliteeti ja vastavust büroo kirjutamisstandarditele. Meeskonnad kasutavad süvauuringut ka valdkonnaaruannete ning sektori-, kliendi- ja äriarendusstrateegiate koostamiseks.

Rahandusmeeskonnad kasutavad ChatGPT‑d arvutustabelite ja andmeanalüüsi jaoks. Tehnoloogiameeskonnad rakendavad seda dokumentatsiooni, skriptide, koolitusmaterjalide ja sisejuhiste koostamisel. ChatGPT‑d kasutavad juristid rakendavad seda oma töö operatiivses pooles, samas kui õigusvaldkonna töövooge toetavad heakskiidetud platvormid, näiteks AI-põhine Harvey platvorm. Kõigi nende kasutusviiside puhul vastutavad inimesed endiselt ülesande piiritlemise, tulemuste kontrollimise, professionaalse otsustusvõime rakendamise ja lõpptulemuse kinnitamise eest.

Üks omanäoline ChatGPT kasutusviis on kohandatud GPT, mis aitab juhtidel ideede tugevust proovile panna, enne kui nad tegevjuhi aega kasutavad. See on loodud Nicklessi kirjutiste, prioriteetide, erialase tausta, tagasiside ja ärikonteksti heakskiidetud näidete põhjal ning toimib tegevjuhi „digitaalse kaksikuna“, langetamata tema eest otsuseid ega kõnelemata tema nimel.

Codex on aidanud Gilbert + Tobinil inimeste järelevalve all teha kindlaksmääratud mitmeetapilist operatiivtööd. Näiteks koostas see 300 üksust hõlmavad auditiaruanded, säästes kogu töövoo peale terve päeva käsitsitööd. Codex kontrollis ja nimetas ümber ka 1100 faili, et need teise süsteemi üles laadida, asendades töö, millele varem oleks kulunud päevi.

Need näited ilmestavad, kuidas büroo rakendab Codexi ebakorrapärastele ülesannetele või töödele, mille automatiseerimist tavapäraste korratavate protsessidega oleks raske põhjendada. Äritegevuse ümberkujundamise meeskond on kasutanud Codexi ka selleks, et luua nõuete ja olemasoleva spetsifikatsiooni põhjal toimiv Pythoni rakendus.

Gilbert + Tobin kasutas Codexi, et aidata luua AI-toega töövoog valitud huvide konflikti, rahapesuvastaste, riikliku taustaga isikute ja kliendi tundmise kontrollide jaoks. See viib läbi uurimis- ja töötlemisetapid ning koostab seejärel aruande, mille inimene vaatab läbi ja kinnitab. Valitud kontrollid, millele varem kulus kuni kaheksa tundi, saab nüüd teha minutitega.

Tehnoloogiaüksuses kasutas DevOpsi meeskonna liige Codexi, et luua büroo AWS-i keskkonna jaoks seire-„vahitorni“. See koondab tegevussignaale, toetab diagnoosimist ja parandusmeetmeid ning edastab inimese tähelepanu vajavad probleemid kõrgemale tasandile.

Gilbert + Tobin kavatseb laiendada juurdepääsu ChatGPT Workile ja Codexile, võttes kasutusele laiemaks kasutuseks vajalikud juhtimisvahendid. Büroo pikaajalisem eesmärk on omavahel ühendatud töökeskkond, kus töötajad saavad ChatGPT abil kasutada heakskiidetud organisatsioonilist konteksti, täita operatiivülesandeid ja luua valmislahendusi, ilma et peaksid käsitsi süsteemide vahel liikuma.