Conciliación de caja: 94 % menos tiempo con ChatGPT Work

Ted Taylor ingresó al sector restaurantero tras una carrera de 25 años en la industria de los semiconductores. Hoy es un franquiciado independiente que opera tres restaurantes en Nuevo México, cada uno con las marcas Schlotzsky’s y Cinnabon.

Dirigir restaurantes de comida rápida implica equilibrar la experiencia del cliente con mucho trabajo que este nunca ve, como fijar los precios del menú, gestionar el personal, mantener los equipos y establecer políticas. Ted usa la tecnología de OpenAI para hacer todo eso más rápido.

Con ChatGPT, Ted agiliza tareas que consumen mucho tiempo, como investigar y redactar. Además, usa ChatGPT Work para recopilar y analizar grandes volúmenes de datos sobre precios, ventas, pronósticos, horarios y personal, y recibir recomendaciones sobre qué aspectos requieren atención en cada restaurante. Así, reduce un 95 % el tiempo dedicado a ajustar precios y ahorra 4 horas en cada procesamiento de nómina.

Ajustar los precios del menú es una tarea anual que requiere un análisis complejo del costo de las recetas, la popularidad de los productos, los precios de la competencia local, el tamaño de las porciones y las diferencias de costos y rentabilidad entre los pedidos en el local y a domicilio. Ted usa ChatGPT Work para integrar esos factores y obtener recomendaciones de precios en 1 a 2 horas en lugar de 5 días.

Primero, Ted usa ChatGPT Work para investigar y establecer sus objetivos y estrategias de precios a partir de las tendencias de precios de la competencia local, el tamaño de las porciones y la calidad relativa de la comida. Luego le da a ChatGPT Work una lista de productos del menú organizada por categorías, con sus precios actuales en el local y a domicilio. Especifica cuánto quiere aumentar cada grupo de precios en su conjunto y qué productos deberían tener aumentos mayores o menores, basándose principalmente en el análisis previo de ChatGPT.

Puede profundizar el análisis agregando el historial de ventas por producto y los precios de los proveedores. ChatGPT Work puede usar estos datos para estimar el impacto de los cambios de precios en las ventas y optimizar el precio de cada producto según los objetivos de costo de la mercancía.

ChatGPT Work genera una hoja de cálculo con los precios recomendados para el local y las entregas a domicilio. Incluso relaciona los cambios de precios con una estrategia general diseñada para optimizar los resultados del negocio, como retener clientes, minimizar el impacto de aumentos bruscos y posicionar mejor los complementos del menú.

La primera vez que Ted usó ChatGPT Work para fijar precios, también hizo el análisis manualmente. “ChatGPT Work hizo una comparación más profunda del mercado local y me ayudó a evitar aumentos que habrían vuelto poco competitivos algunos productos”, comentó. Ted pasó de inmediato a usar ChatGPT para elaborar las recomendaciones iniciales.

Ted usa ChatGPT Work para gestionar los costos de personal de dos maneras: revisar cómo evolucionan en sus tres restaurantes y probar una mejor forma de organizar los turnos semanales.

Para analizar los costos de personal, Ted le dio a ChatGPT Work acceso de solo lectura a sus datos de ventas y personal. Cuando ejecuta el análisis, ChatGPT Work compara las horas programadas, presupuestadas y efectivamente trabajadas con las ventas previstas y reales. También revisa las 12 semanas anteriores para tener en cuenta los locales cuyas ventas suelen estar por encima o por debajo de los pronósticos. El informe resultante señala las horas extra, los turnos que se prolongan más de lo previsto y la falta de personal en ciertos horarios, y destaca los puntos que la gerencia debería revisar.

Para probar la planificación de turnos, Ted le dio a ChatGPT Work una lista de empleados con el puesto, la capacitación, la disponibilidad y el salario de cada persona, junto con las necesidades de personal del local para distintos niveles de ventas. Él y la gerente compararon los turnos propuestos por ChatGPT Work con los que ella habría organizado, detectaron que faltaban reglas sobre cuándo reforzar el personal en los períodos de mayor demanda y ajustaron las instrucciones para ChatGPT Work.

Ahora ChatGPT Work genera un plan de turnos completo para ese local. La gerente lo revisa, hace ajustes si es necesario y lo ingresa en el sistema de programación de turnos del restaurante. Ted estima que una mejor planificación de turnos podría, con el tiempo, reducir los costos del personal por hora entre uno y dos puntos porcentuales de las ventas en los tres restaurantes. Esto podría aportar entre $50 000 y $100 000 anuales de flujo de caja libre, que podrían destinarse a aumentos salariales, bonos, inversiones en el negocio o mayores distribuciones de utilidades.

Ted también usa ChatGPT Work para las operaciones diarias, desde elaborar políticas de recursos humanos hasta conciliar la caja y gestionar solicitudes de insumos y reparaciones. 

Cuando Nuevo México empezó a exigir que los restaurantes contaran con un procedimiento escrito para incidentes con fluidos corporales, Ted usó ChatGPT para redactar un borrador en unos 30 segundos. Cuando Ted necesitó una política de redes sociales para su manual del empleado, ChatGPT lo ayudó a redactar rápidamente unas pautas que una firma externa de recursos humanos revisó después sin hacer ningún cambio.

Ted usa ChatGPT Work para conciliar la caja de sus tres restaurantes cada mes. Carga los datos de transacciones en efectivo y los registros bancarios de cada local, y ChatGPT Work compara las transacciones con los depósitos correspondientes. La conciliación mensual antes tomaba tres horas; ahora tarda entre 5 y 10 minutos. También ahorró cuatro horas de trabajo manual en cada ciclo de nómina al usar ChatGPT Work para resumir los datos necesarios para procesarla.

Para que los restaurantes sigan funcionando sin contratiempos, Ted también usó ChatGPT Work para crear un portal web donde los empleados pueden solicitar insumos o reparaciones. El portal le envía notificaciones a una dirección de correo electrónico exclusiva para ese fin y lleva un seguimiento del estado de cada solicitud.

La forma en que Ted usa ChatGPT Work es práctica para cualquier dueño de un pequeño negocio. Le da a ChatGPT los mismos datos y pautas que usaría para tomar una decisión, y compara la respuesta con la forma en que él mismo haría el trabajo. A medida que gana confianza en los resultados, extiende su uso a más tareas del negocio, siempre revisando los resultados antes de ponerlos en práctica.

Para Ted, el valor de ChatGPT Work va más allá de las horas ahorradas. Ahora puede hacer análisis que de otro modo quizá omitiría y dedicar más tiempo a los clientes, a los empleados y al crecimiento del negocio.