Heimstaden transforma la gestión de viviendas con IA
Desde replantear el alquiler de viviendas hasta crear operaciones inmobiliarias con IA, Heimstaden usa OpenAI para mejorar la gestión de sus viviendas.
99 %
Reducción en los costos de producción de imágenes de propiedades
20 112
Activos inmobiliarios analizados con Codex
50 %
Adopción entre empleados en 2-3 meses
Hace cien años, administrar un edificio residencial significaba encontrar inquilinos, cobrar el alquiler y mantener las propiedades en buen estado. Hoy, esas tareas fundamentales siguen siendo sorprendentemente similares. Lo que está cambiando es cómo se hace ese trabajo.
Para la empresa europea de gestión de inmuebles residenciales Heimstaden(se abre en una nueva ventana), esto representa una oportunidad: ¿y si la IA pudiera transformar de raíz la manera de gestionar miles de viviendas?
En junio de 2025, la dirección de Heimstaden decidió acelerar su apuesta por la IA. Tras evaluar varias plataformas, la empresa eligió OpenAI. El objetivo era doble: potenciar a los empleados y replantear los procesos centrales del negocio.
La ambición es avanzar hacia edificios cada vez más autónomos, donde la IA pueda ayudar a anticipar necesidades, coordinar el trabajo y apoyar la toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida de las propiedades. “El propósito de nuestros edificios no ha cambiado”, dice Helge Krogsbøl, codirector ejecutivo de Heimstaden. “Ofrecemos hogares a las personas. Pero la forma de gestionarlos sigue cambiando a medida que cuestionamos las convenciones y adoptamos nuevas tecnologías”.
“Vemos la IA como una de las mayores oportunidades para acelerar esa transformación”.
Piensa en lo que ocurre cuando una propiedad queda desocupada.
Tradicionalmente, volver a ofrecerla en el mercado implica evaluar el precio de alquiler, organizar una sesión de fotos, crear anuncios y responder a la demanda del mercado. Cada etapa requiere tiempo, coordinación y la participación de especialistas. También supone un reto de información: entender qué propiedades tienes, qué ofrece la competencia y qué quiere el cliente.
La IA ahora ayuda en todos los pasos clave de este proceso:
Fijación de precios: análisis y recomendaciones basados en herramientas creadas en ChatGPT Sites
Publicidad: ambientación de imágenes y descripciones de departamentos realizadas con IA
Revisión de anuncios: un agente revisa todos los anuncios activos según los estándares de calidad de Heimstaden
Retroalimentación: la información del mercado generada por IA ayuda a los equipos de alquiler a tomar medidas correctivas que hacen que los precios sean cada vez más dinámicos
Los empleados siguen siendo responsables de revisar y aprobar las decisiones. Pero el trabajo en torno a esas decisiones está cambiando.
En los Países Bajos, el costo de producir una imagen de una propiedad ambientada virtualmente pasó de unos 50 € a menos de 0,10 €, una reducción de más del 99 %. Heimstaden estima un ahorro potencial anual de 130 000 € solo en ese mercado.
La importancia de este cambio va más allá de abaratar los anuncios. Al aplicar IA en todo el proceso de alquiler, Heimstaden está creando una forma más ágil de ofrecer viviendas en el mercado.
“Nuestra estrategia de IA se basa en tres pilares”, dice Nikolaj Brammer, director de estrategia digital de Heimstaden. “Primero, potenciamos a los empleados con capacitación y acceso a las herramientas adecuadas. Segundo, contamos con una oficina central de transformación y una red de promotores de IA para impulsar iniciativas de IA de mayor alcance. Tercero, fortalecemos las bases al preparar nuestros sistemas de gestión inmobiliaria y modelos de datos para la IA”.
El alquiler pone en práctica los tres pilares: las herramientas y la capacitación permiten a los empleados crear imágenes ambientadas virtualmente y anuncios; nuestro equipo central coordina las mejoras en la fijación de precios, la publicidad, la revisión de anuncios y la retroalimentación del mercado; y estamos poniendo los datos de las propiedades al alcance de las herramientas de IA que ayudan a fijar precios y crear anuncios.
“Comenzamos por desglosar nuestros procesos de negocio más importantes y preguntarnos dónde podía generar valor la IA. El alquiler es un buen ejemplo: no se trata de automatizar una tarea, sino de mejorar el funcionamiento de todo el proceso”.
Algunos de los cambios más significativos están ocurriendo lejos de los equipos tradicionales de ingeniería de software.
Heimstaden necesitaba evaluar los riesgos ambientales de toda su cartera de propiedades. La información existía, pero estaba dispersa en distintas fuentes públicas, formatos y conjuntos de datos. Convertirla en una evaluación útil habría requerido una cantidad considerable de trabajo manual y recursos técnicos.
Julia Erlandsen, analista de sostenibilidad ambiental de Heimstaden sin experiencia en desarrollo de software, usó Codex para crear un enfoque diferente.
Codex ayudó a encontrar, limpiar y estandarizar los datos, verificar su calidad y desarrollar flujos de procesamiento reutilizables. Julia mantuvo el control de la metodología y la validación.
El resultado: 20 112 activos evaluados, más de seis millones de filas de datos útiles generadas y una reducción de los recursos estimados para completar el proyecto, de cinco personas trabajando durante un año a dos personas durante dos meses.
Heimstaden también evitó contratar consultores externos que, de otro modo, habrían sido necesarios para resolver el problema.
Lo que comenzó como un proyecto analítico complejo se está convirtiendo en una capacidad reutilizable que facilita las evaluaciones de riesgo climático, el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes y la toma de decisiones de los inversionistas.
“Codex nos ayudó a crear una solución que antes habría requerido un apoyo técnico considerable. Ahora tenemos el control de la metodología y podemos seguir desarrollándola por nuestra cuenta”.
La adopción de IA en Heimstaden se centra en las tareas para las que los empleados necesitan ayuda. Tras la implementación de ChatGPT Enterprise en septiembre de 2025, la mitad de los empleados ya lo usaba en un plazo de dos a tres meses. Una oficina central de transformación con IA mantiene una biblioteca de casos de uso para que los empleados puedan aprender de ejemplos de toda la empresa.
Los empleados usan herramientas aprobadas y cumplen las normas de seguridad de los datos. Siguen siendo responsables de revisar el contenido generado por IA antes de enviarlo y de aprobar las decisiones.
La adopción se extiende a los encargados de mantenimiento de las propiedades, incluso a algunos que al principio eran escépticos. En Noruega, un encargado usó ChatGPT para evaluar un departamento descuidado y elaborar un plan de remodelación con prioridades, convirtiendo sus observaciones en un plan estructurado que podía revisar y ajustar.
“En toda la empresa, las personas están encontrando formas prácticas de usar la IA en su trabajo diario. Nuestro trabajo es ampliar lo que funciona, manteniendo los datos seguros, las responsabilidades claras y el control en manos de las personas”.
Heimstaden ya se está preparando para la siguiente etapa: una IA capaz de trabajar en distintos sistemas y coordinar procesos de varios pasos.
Su plataforma de inteligencia para compras, que se está implementando actualmente, combina la automatización de flujos de trabajo con modelos de OpenAI a los que se accede mediante API. Diseñada para operar en Outlook, SharePoint y Teams, facilita el análisis de contratos, la preparación de negociaciones y la gestión del ciclo de vida de los contratos, mientras que los empleados siguen siendo responsables de las decisiones comerciales y las aprobaciones.
La ambición a largo plazo apunta a un cambio más profundo.
Heimstaden está desarrollando junto con otros socios Amplio Estate, un sistema moderno de gestión inmobiliaria diseñado para facilitar flujos de trabajo con IA a través de MCP. El objetivo es que los empleados puedan usar IA, como ChatGPT, para consultar información de las propiedades y realizar acciones en los sistemas centrales de la empresa, con la supervisión humana adecuada.
Así es como Heimstaden empieza a convertir la idea de edificios que operan de forma autónoma en una hoja de ruta tecnológica concreta.
Reducción de más del 99 % en los costos de producción de imágenes en los Países Bajos.
20 112 activos inmobiliarios evaluados con Codex, lo que redujo los recursos estimados para completar el proyecto de cinco personas durante un año a dos personas durante dos meses.
Adopción por parte del 50 % de los empleados en los primeros 2–3 meses desde la implementación.
Céntrate en las personas: la adopción y la imaginación son los cuellos de botella, no la tecnología
Encuentra a tus promotores del cambio: los mayores beneficios provienen de quienes impulsan el cambio en sus equipos locales
Asegúrate de que el proceso funcione: la IA no corregirá un proceso defectuoso, pero puede ampliar enormemente el alcance de uno bueno.
La visión de Heimstaden no es la de edificios sin personas, sino la de propiedades respaldadas por sistemas cada vez más inteligentes que ayuden a los empleados a tomar mejores decisiones y aumenten su capacidad para resolver las necesidades de los clientes.
Los edificios seguirán siendo, en esencia, lo que siempre han sido: hogares y un techo para las personas. La forma de gestionarlos ha cambiado para siempre.
