Cómo Gilbert + Tobin gobierna y escala la IA con OpenAI

Gilbert + Tobin es una de las principales firmas de derecho corporativo de Australia, reconocida por su trabajo en mercados de capitales, fusiones y adquisiciones, litigios y tecnología. La práctica de la firma depende de conocimientos especializados, un criterio riguroso y el manejo seguro de información confidencial.

Cuando la IA generativa comenzó a transformar el trabajo del conocimiento, Gilbert + Tobin vio una oportunidad: no para cambiar la manera de prestar asesoría legal, sino para elevar el nivel del trabajo operativo que la sustenta. La firma se propuso ofrecer a todos los equipos de operaciones mejores herramientas de investigación, redacción y análisis, sin renunciar a la gobernanza ni a la responsabilidad profesional que esperan sus clientes.

ChatGPT Enterprise se implementó primero en los equipos de operaciones, donde podían probarse casos de uso prácticos en un entorno controlado. A partir de ahí, la adopción se extendió a marketing, desarrollo de negocios, reclutamiento, finanzas, tecnología, transformación empresarial y algunas áreas de la práctica legal. En todo momento, el enfoque se ha mantenido en el funcionamiento de la firma, no en sustituir el criterio profesional que constituye el núcleo de sus servicios legales.

Con Codex, la firma avanza aún más: pasa de una IA que ayuda a las personas con tareas específicas a una que completa pasos definidos dentro de flujos de trabajo más amplios.

El apoyo visible de los líderes ayudó a que la adopción de la IA fuera pertinente y legítima en toda la firma. El director ejecutivo Sam Nickless presentó ChatGPT al personal mediante ejemplos de su propio trabajo. Su mensaje, “Usar IA no es hacer trampa”, la posicionó como una herramienta más con la que el personal podía aplicar su criterio, en vez de verla como un atajo inapropiado. Otros altos directivos se convirtieron en usuarios activos y compartieron ejemplos con sus equipos.

Gilbert + Tobin complementó ese respaldo de los líderes con capacitación específica para cada función. En lugar de depender de una capacitación genérica, el equipo de transformación empresarial participó en reuniones de cada equipo para demostrar flujos de trabajo adaptados a marketing, finanzas, reclutamiento, operaciones y otras funciones. Videos internos, demostraciones, desafíos e historias de casos de uso ayudaron al personal a mantenerse al día a medida que ChatGPT incorporaba nuevas capacidades.

La firma no impuso metas de uso. Se concentró en mostrarle al personal lo que la tecnología podía hacer, sin dejar de responsabilizar a las personas por el resultado. En junio de 2026, el 87 % de las licencias habilitadas estaban activas, más del doble de la tasa de adopción que Gilbert + Tobin suele registrar con otras herramientas. Entre los usuarios activos había socios y personal ajeno al área de tecnología.

Gilbert + Tobin maneja información confidencial de clientes y del negocio, incluida información sujeta a distintos requisitos de cada cliente. La implementación de la IA estuvo respaldada por pautas claras sobre las tareas aprobadas, la información que el personal podía ingresar y la manera de revisar los resultados. La firma también evaluó las protecciones contractuales, el acceso basado en funciones, los requisitos de procesamiento de datos y los controles administrativos.

Migrar a un entorno de OpenAI con residencia de datos en Australia dio a Gilbert + Tobin mayor confianza para ampliar el acceso y, a la vez, cumplir los requisitos internos y las expectativas de sus clientes.

ChatGPT ahora respalda varias funciones empresariales. Redujo de unas cuatro horas a cerca de 20 minutos una tarea de investigación y extracción de datos para reclutamiento. Otro flujo de procesamiento de referencias ahorra alrededor de 25 minutos por candidato y ayuda a un equipo que gestiona grandes volúmenes de contrataciones.

Los equipos de marketing y desarrollo de negocios usan ChatGPT para sintetizar materiales de propuestas anteriores y adaptar las respuestas a nuevas oportunidades. La firma produce entre 400 y 500 propuestas al año, y ChatGPT ayuda a los equipos a preparar contenido con mayor rapidez, calidad y apego a las normas de redacción de la firma. Los equipos también usan la investigación profunda para elaborar informes de la industria y respaldar estrategias sectoriales, de clientes y de desarrollo de negocios.

Los equipos de finanzas usan ChatGPT para trabajar con hojas de cálculo y analizar datos. Los equipos de tecnología lo aplican a documentación, scripts, materiales de capacitación y pautas internas. Los abogados que usan ChatGPT recurren a él para el aspecto operativo de su trabajo, mientras que nuestros flujos específicos del ámbito legal se ejecutan en plataformas aprobadas, como Harvey, que incorpora IA. En todos estos casos de uso, las personas siguen siendo responsables de delimitar la tarea, verificar los resultados, aplicar su criterio profesional y aprobar el producto final.

Un caso de uso particular de ChatGPT es un GPT personalizado que ayuda a los directivos a poner a prueba sus ideas antes de ocupar el tiempo del director ejecutivo. Creado a partir de ejemplos aprobados de los textos, prioridades, trayectoria profesional, comentarios y contexto empresarial de Nickless, funciona como un “gemelo digital” del director ejecutivo sin tomar decisiones en su nombre ni hablar por él.

Codex ha ayudado a Gilbert + Tobin a completar trabajos operativos definidos y de varios pasos bajo supervisión humana. Por ejemplo, preparó informes de auditoría de 300 entidades y evitó un día completo de trabajo manual en todo el flujo. Codex también verificó y cambió el nombre de 1100 archivos para cargarlos en otro sistema, sustituyendo un trabajo que antes habría tardado varios días.

Estos ejemplos muestran cómo la firma aplica Codex a tareas irregulares o cuya automatización mediante procesos convencionales y repetibles sería difícil de justificar. El equipo de transformación empresarial también usó Codex para convertir requisitos y una especificación existente en una aplicación funcional de Python.

Gilbert + Tobin usó Codex para ayudar a crear un flujo de trabajo con IA destinado a determinadas verificaciones de conflictos, prevención del lavado de dinero, personas políticamente expuestas y conocimiento del cliente. Completa los pasos de investigación y procesamiento, y luego genera un informe para que una persona lo revise y apruebe. Algunas verificaciones que antes tardaban hasta ocho horas ahora pueden completarse en minutos.

En el área de tecnología, un integrante del equipo de DevOps usó Codex para crear una “torre de vigilancia” que supervisa el entorno de AWS de la firma. Consolida señales operativas, facilita el diagnóstico y las acciones correctivas, y deriva los problemas que requieren atención humana.

Gilbert + Tobin prevé ampliar el acceso a ChatGPT Work y Codex a medida que implementa los controles necesarios para un uso más amplio. La aspiración a largo plazo de la firma es crear un entorno de trabajo interconectado, donde el personal pueda recurrir a ChatGPT para acceder al contexto organizacional aprobado, realizar tareas operativas y entregar resultados terminados sin tener que navegar manualmente entre sistemas.