Polimill bygger Japans næste offentlige AI-infrastruktur

Polimill begyndte med Surfvote, en platform, hvor borgere kan udveksle synspunkter om politik og samfund. Gennem samarbejdet med lokale myndigheder fik virksomheden øje på en strukturel udfordring: Medarbejderne i den offentlige sektor var så optaget af den daglige drift, at de havde meget lidt tid til at inddrage borgernes stemmer i politikudformningen.

For at øge borgernes deltagelse måtte Polimill først effektivisere myndighedernes eget arbejde. Virksomheden begyndte at udvikle en generativ AI-platform til arbejdsgange i den offentlige sektor og lancerede QommonsAI i oktober 2024. I dag tilbyder QommonsAI specialiseret AI inden for blandt andet svar til politiske forsamlinger, offentlige tjenester, social velfærd og juridisk søgning. Omkring 1.050 kommuner og 550.000 offentligt ansatte i hele Japan bruger nu platformen. QommonsAI er bygget med teknologi fra OpenAI og udvikler sig fra et produktivitetsværktøj for medarbejdere til det, Polimill betragter som et offentligt operativsystem for kommunalt arbejde i Japan.

En af de største hindringer for at indføre generativ AI hos myndighederne var fragmenterede data. Hver kommune har sine egne arbejdsgange og dokumentformater, og historiske oplysninger ligger spredt. Udarbejdelsen af svar til en politisk forsamling kan eksempelvis kræve en manuel gennemgang af årevis af referater for at sikre, at svaret stemmer overens med præfekturets politik. Selv den mest effektive AI-model kan ikke levere brugbar indsigt, hvis de underliggende data ikke er organiseret.

Polimill indsamlede og standardiserede referater fra politiske forsamlinger i hele Japan. Derefter brugte virksomheden AI til at tilføje metadata og opbygge et præcist søgegrundlag, der fungerer på tværs af kommuner og tidsperioder.

Virksomheden udvidede strukturen fra politiske forsamlinger til også at omfatte velfærd, lovgivning og andre administrative områder. Ved at samle specialiserede data og AI på én platform og gøre dem søgbare via en fælles brugerflade omdanner QommonsAI spredte administrative oplysninger til viden, der kan bruges i det daglige arbejde. Denne struktur danner grundlag for Polimills vision om QommonsAI som en fælles platform for myndighederne.

OpenAIs GPT‑modeller er en central del af QommonsAI. I den offentlige sektor er informationsstyring og revisionsparathed afgørende. QommonsAI har administrative kontroller, som giver administratorer mulighed for at gennemgå historikken over brugen af funktioner og begrænse, hvilke modeller der er tilgængelige, i overensstemmelse med organisationens politik.

Samtidig fremhæver Polimills CAIO, Masahiro Wakabayashi, GPT‑modellernes brede kompetencer og velkendte karakter som de vigtigste grunde til at vælge dem. Det udbredte kendskab til ChatGPT har betydning, når offentligt ansatte skal tage et nyt værktøj i brug efter lanceringen. Selv hvis de ikke kender de tekniske begreber eller navnene på andre modeller, sænker det adgangsbarrieren, at systemet bygger på den udbredte ChatGPT‑teknologi.

Ifølge Polimill er GPT‑modeller den hyppigst valgte løsning til dagligt arbejde i QommonsAIs generelle samtalefunktion. GPT kan med én model levere pålidelige svar på mange forskellige arbejdsrelaterede forespørgsler – fra læsning af filer til støtte i den daglige dialog. Det hjælper QommonsAI med at vinde indpas i praksis.

OpenAI-teknologi har også ændret Polimills udviklingsproces. Virksomheden tog Codex i brug gennem hele arbejdsgangen – fra kravspecifikation og kontrol af overensstemmelse med eksisterende GitHub-kode til implementering og test. Ingeniørerne kan koncentrere sig om at gennemgå AI-genererede planer og træffe overordnede beslutninger, mens AI selvstændigt udfører en større del af implementeringsarbejdet.

Med hurtigere AI-kodning og løbende arbejde i baggrunden steg udviklingshastigheden til 3-5 gange det tidligere niveau. Wakabayashi fortæller, at valideringscyklussen med at bygge prototyper, vise dem til kommunale teams og indsamle feedback er blevet markant hurtigere.

OpenAIs praktiske support har sat yderligere fart på arbejdet. Samarbejdet omfatter deling af bedste praksis fra avancerede internationale eksempler, information målrettet Polimill og hjælp til at udforme selve udviklingsprocessen – herunder hvilke trin AI skal håndtere, og hvor mennesker skal gennemgå arbejdet og tage ansvar.

I takt med at modeller og funktioner udvikler sig, ændrer metoderne til AI-understøttet udvikling sig også. Det er vanskeligt for den enkelte virksomhed at følge avancerede internationale eksempler og integrere dem i sin egen udviklingsorganisation. Wakabayashi mener, at muligheden for løbende at lære af OpenAI og omsætte indsigterne i Polimill er lige så værdifuld som selve API'ets ydeevne.

Med OpenAI-teknologi som fundament har Polimill fortsat udvidelsen af QommonsAI mod en platform til kommunalt arbejde. De vigtigste resultater for udbredelse og brug er:

• Omkring 1.050 kommuner og 550.000 offentligt ansatte i hele Japan bruger QommonsAI.
• Polimill har opbygget en infrastruktur, der samler referater fra politiske forsamlinger og administrative oplysninger fra hele Japan og gør dem søgbare på tværs af organisationer.
• Codex og OpenAIs praktiske support satte fart på validerings- og implementeringscyklusserne og øgede udviklingshastigheden 3-5 gange.
• GPT‑modellernes avancerede ræsonnering hjalp mindre erfarne medarbejdere med at bruge AI og opsamlede administrative oplysninger til at udarbejde politiske forslag, hvis kvalitet nærmede sig forslag fra erfarne embedsmænd.

Værdien af QommonsAI rækker ud over hurtigere informationssøgning. I Polimills validering brugte mindre erfarne medarbejdere AI og opsamlede administrative oplysninger til at udarbejde politiske forslag. Forslagene blev vurderet næsten lige så højt som forslag fra erfarne embedsmænd.

De erfarne embedsmænds forslag fik dog stadig de højeste vurderinger. Polimills analyse viser, at forskellen skyldtes tavs viden: praktisk dømmekraft, som ikke er beskrevet i manualer, eksempelvis de procedurer, der kræves for at føre et politisk forslag ud i livet, eller de bekymringer, borgerne kan have.

Polimill vil registrere, hvordan erfarne embedsmænd instruerer AI i at undersøge emner, og hvordan de reviderer resultaterne. På den måde kan dømmekraft, der ikke tidligere har været dokumenteret, blive til organisatorisk viden. Målet er ikke at erstatte kompetente medarbejdere med AI, men at styrke deres evner og give deres knowhow videre til næste generation. QommonsAI kan danne grundlag for den form for vidensoverførsel, Polimill forestiller sig for myndighederne.

I efteråret 2026 planlægger Polimill en fuld lancering af Qommons ONE, en butik, hvor eksterne virksomheder kan tilbyde applikationer til kommunerne. Kernen bliver en superagent, der samler flere specialiserede AI-systemer og apps fra den private sektor. Brugerne vil kunne angive et mål, hvorefter systemet aktiverer de nødvendige AI-systemer eller apps for at skabe konkrete leverancer – fra research til præsentationer.

For at realisere visionen betragter Polimill GPT‑modellernes brede input- og outputmuligheder samt OpenAIs opsamlede knowhow om agentudvikling som vigtige fundamenter. OpenAI understøtter også udviklingen gennem teknisk validering og individuelle eksempler. I takt med at modeller og udviklingsmetoder fortsat udvikler sig, ser Wakabayashi stor værdi i et tæt samarbejde med OpenAI, så Polimill kan få adgang til den nyeste viden.

Ved hurtigt at omsætte denne viden i udviklingen kan Polimill fortsætte med at videreudvikle Qommons ONE. Ambitionerne rækker ud over administrativ effektivitet. Den tid, AI frigør, kan give offentligt ansatte mulighed for at lytte mere opmærksomt til borgerne og støtte dem. Dette offentlige operativsystem er den fremtid for myndighederne, som Polimill arbejder hen imod.

Polimills arbejde er kun lige begyndt på vejen mod næste generations offentlige infrastruktur, hvor myndigheder, virksomheder og borgere forbindes gennem AI.