Resultater
Onboardingtiden er reduceret fra uger til dage
50%
Færre driftsrelaterede spørgsmål via WhatsApp-beskeder
Plex Coffee blev bygget op omkring tre løfter: overkommelige priser, bekvemmelighed og et imødekommende fællesskab. Med inspiration fra tech-branchen drev medstifterne Philipp Cheng og Max Kamp caféerne med en "lean startup"-tilgang. "Alle processer, der kunne automatiseres, blev automatiseret, fra rekruttering til forsyningskæden" siger Cheng.
Men efterhånden som Plex voksede fra én café til fire, stod grundlæggerne over for nye udfordringer, som traditionel automatisering ikke kunne løse. ChatGPT Business var den naturlige løsning.
”Alle i vores team brugte allerede ChatGPT på egen hånd og var fortrolige med værktøjet, og muligheden for at oprette brugerdefinerede GPT’er betød, at vi kunne udvikle specialiserede mini-værktøjer til forskellige anvendelsesformål.”
De første medarbejdere blev oplært direkte af stifterne, men i takt med at flere baristaer og butikschefer kom til, blev det sværere at bevare en kultur, der byggede på nærvær og personlig opmærksomhed over for hver enkelt gæst.
”Da Max og jeg startede det her, stod vi selv bag disken. Hver eneste nye barista, vi har uddannet, har vi personligt vist, hvordan man interagerer med kunderne, hvordan man tilbereder de forskellige drikkevarer, og hvordan man håndterer problemer i butikken," siger Cheng. "Men i takt med at vi voksede, blev det sværere at forankre den samme kultur hos de nyansatte."
I takt med at Plex voksede, dukkede to problemer op: en fragmenteret vidensdeling og en uensartet uddannelse. Da de deltidsansatte skiftede vagt, strømmede der en masse rutinespørgsmål ind i WhatsApp-grupperne: hvor man kunne finde bestemte ting og detaljer om en given proces. "Vi havde stadig større problemer med at dele viden, og det førte til et bombardement af beskeder på WhatsApp … butikscheferne blev simpelthen trukket væk fra deres egentlige arbejde," forklarer Cheng.
Det blev også sværere at standardisere oplæring. I takt med at medarbejderstaben voksede, fik butikscheferne mindre tid til at introducere nye medarbejdere til virksomhedskulturen og kundeoplevelsen. Cheng havde forsøgt at uddele en 25-siders håndbog, men "ingen tog rigtig imod den".
Plex startede med at centralisere deres viden i Notion, men de stødte på en mur. "Søgning med nøgleord fungerer simpelthen ikke særlig godt, fordi alle bruger forskellige ord til at beskrive det, de leder efter," siger Cheng.
Teamet aktiverede Notion-forbindelsen, som gør det muligt for ChatGPT at svare med kontekst fra Notion-filer og -wikier, så medarbejderne nemt kunne bede om det, de havde brug for, på naturligt sprog.
“Det har reduceret antallet af vores WhatsApp-beskeder om visse emner med over 50 %, fordi folk simpelthen ved, hvor de kan finde det,” siger Cheng. Medarbejderne bruger en iPad i butikken til at tale med ChatGPT. Den genvundne opmærksomhed rettes mod det, Plex værdsætter mest: engagement i lokalsamfundet og arrangementer, som butikscheferne nu har tid til at stå for.
Med ChatGPT Business kunne Cheng udnytte sin 25-siders håndbog på en ny måde: "Jeg uploadede håndbogen til en tilpasset GPT, som jeg deler i vores velkomstmail." GPT'en bliver promptet til at undervise i virksomhedens kerneværdier sammen med tekniske detaljer, som hvor Plex får sin kaffe fra.
"I stedet for blot at bombardere folk med information, formidler den det på en fængende måde gennem en samtale," siger Cheng. Det betyder, at viden hænger bedre fast, og butiksledere ikke længere behøver at bruge så meget tid på at oplære hver ny medarbejder: "Introduktionstiden er reduceret fra uger til dage."
Da onboarding og vidensdeling forløb problemfrit, begyndte Plex Coffee at udforske andre måder at bruge ChatGPT Business på.
- Undersøgelser af ekspansionsmuligheder: I takt med at Plex vokser, bruger Cheng ChatGPT Business til at vurdere nye placeringer: "Jeg bruger de avancerede analyseværktøjer til at estimere indtægtspotentialet ud fra kundeantal over tid."
- Sådan forstår du ændringer i efterspørgslen: Hvis der er en dag eller uge, hvor der er særligt stille eller travlt, "giver ChatGPT som regel en fantastisk forklaring, f.eks. hvor mange studerende der forlader stedet, eller hvilke begivenheder der finder sted den pågældende uge. Det er uvurderligt at forstå efterspørgselsmønstre øjeblikkeligt og på et dybere niveau.” siger Cheng.
- Automatisering af forsyningsbestillinger: Det tager tid at afgive ordrer hos leverandører, fordi hver enkelt har forskellige portaler og arbejdsgange. For at løse det problem er Plex i gang med at "afprøve at bestille direkte hos vores leverandører via Agent", siger Cheng. For en kæde med flere filialer kan dette mindske det gentagne administrative arbejde og sikre, at varerne altid er på lager.
- Onboardingtiden er reduceret fra uger til dage
- Antallet af WhatsApp-beskeder vedrørende driftsmæssige spørgsmål er faldet med over 50 %
- Butikscheferne fik igen tid til at engagere sig i lokalsamfundet
- Hurtigere og mere ensartet træning på tværs af lokationer
- Bedre indsigt i efterspørgselsmønstre og udvidelsesplanlægning
For Cheng gør brugen af kunstig intelligens Plex Coffee mere robust og fleksibelt.
“Ved allerede nu at integrere AI i vores daglige processer er vi simpelthen mere bevidste om den udvikling, der sker. Uanset hvilken branche du er i, er der meget at hente i det.
Med planer om at udvide til 10 caféer og samtidig holde driften strømlinet ser Plex Coffee ChatGPT Business som en uundværlig partner i forbindelse med denne ekspansion. Men ud over ren effektivitet skaber kunstig intelligens plads til, at den menneskelige side af gæstfriheden kan blomstre – baristaer, der bruger tid sammen med gæsterne, spreder god stemning og sørger for, at caféoplevelsen forbliver personlig, selv når virksomheden vokser.
