Sådan styrer og skalerer Gilbert + Tobin AI med OpenAI

Gilbert + Tobin er et af Australiens førende erhvervsadvokatfirmaer og anerkendt for sit arbejde inden for kapitalmarkeder, fusioner og opkøb, tvister og teknologi. Firmaets rådgivning bygger på specialistviden, omhyggelig dømmekraft og sikker håndtering af følsomme oplysninger.

Da generativ AI begyndte at forandre vidensarbejde, så Gilbert + Tobin en mulighed – ikke for at ændre den juridiske rådgivning, men for at højne kvaliteten af det operationelle arbejde, der understøtter den. Firmaet ville give alle driftsteams bedre værktøjer til research, udarbejdelse af tekster og analyse uden at gå på kompromis med den styring og det faglige ansvar, som klienterne forventer.

ChatGPT Enterprise blev først introduceret til driftsteams, hvor praktiske anvendelser kunne afprøves i et kontrolleret miljø. Derefter blev brugen udvidet til marketing, forretningsudvikling, rekruttering, økonomi, teknologi, forretningstransformation og dele af den juridiske rådgivning. Fokus har hele tiden været på firmaets drift – ikke på at erstatte den faglige dømmekraft, der er kernen i den juridiske rådgivning.

Med Codex går firmaet nu endnu videre: fra AI, der hjælper den enkelte med afgrænsede opgaver, til AI, der udfører fastlagte trin i større arbejdsgange.

Synlig opbakning fra ledelsen var med til at gøre brugen af AI relevant og legitim i hele firmaet. CEO Sam Nickless introducerede ChatGPT for medarbejderne med eksempler fra sit eget arbejde. Hans budskab, »AI er ikke snyd«, positionerede teknologien som endnu et værktøj, medarbejderne kunne bruge til at bringe deres dømmekraft i spil, frem for som en upassende genvej. Andre ledende medarbejdere blev aktive brugere og delte eksempler med deres teams.

Gilbert + Tobin kombinerede ledelsens opbakning med støtte målrettet de enkelte roller. I stedet for at benytte generel undervisning deltog teamet for forretningstransformation i de enkelte teammøder og demonstrerede arbejdsgange tilpasset marketing, økonomi, rekruttering, drift og andre funktioner. Interne videoer, præsentationer, udfordringer og historier om konkrete anvendelser hjalp medarbejderne med at følge med, efterhånden som ChatGPT fik nye funktioner.

Firmaet fastsatte ikke obligatoriske mål for brugen. Fokus var på at vise medarbejderne, hvad teknologien kunne, samtidig med at de fortsat havde ansvaret for resultatet. I juni 2026 var 87 % af de aktiverede licenser i brug – mere end dobbelt så høj en ibrugtagningsrate, som Gilbert + Tobin typisk ser for andre værktøjer. De aktive brugere omfattede både partnere og medarbejdere uden for teknologifunktionen.

Gilbert + Tobin håndterer fortrolige klient- og forretningsoplysninger, herunder oplysninger, der er underlagt forskellige klientkrav. Udrulningen af AI blev understøttet af klare retningslinjer for godkendte opgaver, hvilke oplysninger medarbejderne måtte indtaste, og hvordan output skulle gennemgås. Firmaet vurderede også kontraktmæssig beskyttelse, rollebaseret adgang, krav til databehandling og administrative kontrolfunktioner.

Skiftet til et OpenAI-miljø med australsk dataresidens gav Gilbert + Tobin større tryghed ved at udvide adgangen og samtidig opfylde interne krav og klienternes forventninger.

ChatGPT understøtter nu flere forretningsfunktioner. En opgave med rekrutteringsresearch og dataudtræk blev reduceret fra cirka fire timer til omkring 20 minutter. En anden arbejdsgang til behandling af referencer sparer anslået 25 minutter pr. kandidat og hjælper et team, der håndterer mange rekrutteringer.

Marketing- og forretningsudviklingsteams bruger ChatGPT til at sammenfatte tidligere tilbudsmateriale og tilpasse svar til nye muligheder. Firmaet udarbejder 400-500 tilbud om året, og ChatGPT hjælper teamene med at producere indhold hurtigere og samtidig forbedre kvaliteten og overensstemmelsen med firmaets skrivestandarder. Teamene bruger også dybdegående research til at understøtte brancherapporter og strategier for sektorer, klienter og forretningsudvikling.

Økonomiteams bruger ChatGPT til arbejde med regneark og dataanalyse. Teknologiteams bruger det til dokumentation, scripts, undervisningsmateriale og interne vejledninger. Advokater, der bruger ChatGPT, anvender det til den operationelle del af deres arbejde, mens vores juridiske arbejdsgange understøttes af godkendte platforme såsom den AI-baserede Harvey-platform. I alle disse anvendelser har medarbejderne fortsat ansvaret for at afgrænse opgaven, kontrollere output, anvende faglig dømmekraft og godkende det endelige arbejdsprodukt.

En særlig anvendelse af ChatGPT er en tilpasset GPT, der hjælper ledere med at stressteste idéer, før de lægger beslag på CEO'ens tid. Den er bygget på godkendte eksempler på Nickless' tekster, prioriteter, faglige baggrund og feedback samt virksomhedens kontekst. Den fungerer som CEO'ens »digitale tvilling« uden at træffe beslutninger på hans vegne eller udtale sig for ham.

Codex har hjulpet Gilbert + Tobin med at udføre fastlagt operationelt arbejde i flere trin under menneskelig kontrol. Eksempelvis udarbejdede Codex revisionsrapporter for 300 enheder og sparede dermed en hel dags manuelt arbejde på tværs af arbejdsgangen. Codex kontrollerede og omdøbte også 1.100 filer, så de kunne uploades til et andet system. Det erstattede arbejde, som tidligere ville have taget flere dage.

Eksemplerne viser, hvordan firmaet bruger Codex til opgaver, der forekommer uregelmæssigt, eller som er vanskelige at retfærdiggøre automatiseringen af gennem traditionelle, gentagelige processer. Teamet for forretningstransformation har også brugt Codex til at omsætte krav og en eksisterende specifikation til en fungerende Python-applikation.

Gilbert + Tobin brugte Codex til at hjælpe med at udvikle en AI-baseret arbejdsgang til udvalgte kontroller af interessekonflikter, hvidvask, politisk eksponerede personer og kundekendskab. Den udfører research- og behandlingstrin og udarbejder derefter en rapport, som gennemgås og godkendes af en medarbejder. Udvalgte kontroller, der tidligere tog op til otte timer, kan nu gennemføres på få minutter.

I teknologifunktionen brugte et medlem af DevOps-teamet Codex til at bygge et overvågnings-»vagttårn« til firmaets AWS-miljø. Det samler driftssignaler, understøtter diagnosticering og afhjælpning og eskalerer problemer, der kræver menneskelig opmærksomhed.

Gilbert + Tobin vil udvide adgangen til ChatGPT Work og Codex, efterhånden som firmaet indfører de kontrolfunktioner, der kræves til bredere brug. På længere sigt er firmaets ambition et sammenhængende arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan bruge ChatGPT til at tilgå godkendt organisatorisk kontekst, udføre operationelle opgaver og levere færdige resultater uden manuelt at skulle skifte mellem systemer.