ChatGPT Work šetří franšízantovi 94 % času při párování tržeb

Ted Taylor vstoupil do gastronomie po 25 letech kariéry v polovodičovém průmyslu. Dnes jako nezávislý franšízant provozuje v Novém Mexiku tři restaurace, které spojují značky Schlotzsky’s a Cinnabon.

Provozovat restaurace rychlého občerstvení znamená vedle péče o spokojenost zákazníků zvládat i spoustu práce, kterou zákazníci nikdy nevidí: od stanovování cen v jídelním lístku přes zajištění personálu a údržbu vybavení až po tvorbu interních pravidel. Ted využívá technologie OpenAI, aby to všechno zvládl rychleji.

S ChatGPT urychluje časově náročné úkoly, jako jsou rešerše a příprava textů. ChatGPT Work mu pomáhá shromažďovat a analyzovat velké objemy dat o cenách, tržbách, prognózách, rozvrzích směn a práci zaměstnanců a doporučuje, na co se v jednotlivých restauracích zaměřit. Díky tomu zkrátil dobu potřebnou k úpravě cen o 95 % a každé zpracování mezd o 4 hodiny.

Každoroční úprava cen v jídelním lístku vyžaduje komplexní analýzu nákladů na přípravu jídel, oblíbenosti jednotlivých položek, cen místní konkurence, velikosti porcí i rozdílné ekonomiky objednávek v restauraci a na rozvoz. Ted používá ChatGPT Work ke společnému vyhodnocení těchto faktorů a cenová doporučení získá místo 5 dnů za 1 až 2 hodiny.

Nejprve si pomocí ChatGPT Work udělá průzkum a stanoví cenové cíle a strategie podle vývoje cen místní konkurence, velikosti porcí a srovnání kvality jídel. Poté předá ChatGPT Work seznam položek jídelního lístku rozdělený do kategorií s aktuálními cenami v restauraci i pro rozvoz. Určí, o kolik chce celkově zvýšit každou skupinu cen a které položky mají zdražit více či méně. Vychází přitom hlavně z předchozí analýzy ChatGPT.

Analýzu může zpřesnit přidáním historie prodejů jednotlivých položek a dodavatelských cen. Z těchto podkladů může ChatGPT Work odhadnout dopady cenových změn na tržby a optimalizovat ceny jednotlivých položek podle cílových nákladů na prodané zboží.

ChatGPT Work vytvoří tabulku s doporučenými cenami v restauraci i pro rozvoz. Cenové změny dokonce zasadí do celkové cenové strategie, která má zlepšit obchodní výsledky: udržet zákazníky, minimalizovat cenové šoky a co nejlépe nastavit nabídku doplňkových položek.

Když Ted poprvé použil ChatGPT Work ke stanovení cen, provedl analýzu také ručně. „ChatGPT Work provedl důkladnější srovnání s místní konkurencí a pomohl mi vyhnout se zdražení, kvůli kterému by některé položky přestaly být konkurenceschopné,“ uvedl. Ted hned začal používat ChatGPT k přípravě prvních doporučení.

ChatGPT Work pomáhá Tedovi řídit personální náklady dvěma způsoby: vyhodnocuje využití pracovní doby ve třech restauracích a umožňuje mu testovat lepší způsob sestavování týdenních rozvrhů směn.

Pro analýzu pracovní doby dal Ted ChatGPT Work přístup ke svým údajům o tržbách a práci zaměstnanců pouze pro čtení. Při spuštění analýzy ChatGPT Work porovná hodiny naplánované v rozvrhu, zahrnuté v rozpočtu a skutečně odpracované s předpokládanými a skutečnými tržbami. Projde také předchozích 12 týdnů, aby zohlednil provozovny, jejichž tržby pravidelně překračují prognózy nebo za nimi zaostávají. Výsledný přehled upozorní na přesčasy, směny delší oproti plánu i nedostatečné personální pokrytí a zdůrazní, co by měl vedoucí prověřit.

Pro test plánování směn dal Ted ChatGPT Work seznam zaměstnanců s jejich pracovními pozicemi, proškolením, časovými možnostmi a mzdou, společně s personálními potřebami provozovny při různých úrovních tržeb. Společně s vedoucí porovnali rozvrh navržený ChatGPT Work s tím, který by sestavila sama. Odhalili chybějící pravidla pro posilování směn ve špičce a upřesnili pokyny pro ChatGPT Work.

ChatGPT Work nyní pro tuto provozovnu vytváří kompletní rozvrh směn. Vedoucí ho zkontroluje, případně upraví a zadá do systému restaurace pro plánování směn. Ted odhaduje, že lepší plánování směn by časem mohlo ve všech třech restauracích snížit podíl nákladů na hodinově placený personál na tržbách o jeden až dva procentní body. Volné cash flow by se tak mohlo zvýšit o 50 000 až 100 000 dolarů ročně. Tyto prostředky by šlo využít na zvýšení mezd, odměny, investice do podnikání nebo vyšší výplatu podílu na zisku.

Ted používá ChatGPT Work také v každodenním provozu: od tvorby personálních pravidel přes párování hotovostních tržeb až po správu požadavků na zásoby a opravy. 

Když Nové Mexiko začalo od restaurací vyžadovat písemný postup pro případy znečištění tělními tekutinami, Ted si nechal od ChatGPT připravit návrh zhruba za 30 sekund. Když potřeboval do zaměstnanecké příručky pravidla pro používání sociálních sítí, ChatGPT mu je pomohl rychle navrhnout. Externí personální firma je později zkontrolovala a nic na nich nezměnila.

Ted používá ChatGPT Work k měsíčnímu párování hotovostních tržeb ve svých třech restauracích. Nahraje údaje o hotovostních transakcích a bankovní výpisy každé provozovny a ChatGPT Work porovná transakce s odpovídajícími vklady. Měsíční párování dříve trvalo tři hodiny, nyní zabere 5 až 10 minut. Při každém zpracování mezd také ušetřil čtyři hodiny manuální práce tím, že nechal ChatGPT Work zpracovat souhrn mzdových podkladů.

Aby restaurace fungovaly bez problémů, vytvořil Ted s pomocí ChatGPT Work také webový portál, přes který mohou zaměstnanci žádat o doplnění zásob nebo opravy. Portál mu posílá oznámení prostřednictvím vyhrazené e-mailové adresy a sleduje stav každého požadavku.

Tedův přístup k využívání ChatGPT Work může v praxi uplatnit každý majitel malé firmy. Dává ChatGPT stejné údaje a pokyny, jaké by sám použil při rozhodování, a jeho výstup porovnává s tím, jak by práci provedl on sám. Jak roste jeho důvěra ve výsledky, zapojuje ho do dalších úkolů ve firmě. Výsledky ale vždy před použitím zkontroluje.

Pro Teda přínos ChatGPT Work nespočívá jen v ušetřených hodinách. Teď může provádět analýzy, které by jinak možná vynechal, a věnovat více času zákazníkům, zaměstnancům a rozvoji podnikání.