Výsledky
Doba zaškolení se zkrátila z týdnů na dny
50%
Snížení počtu provozních dotazů ve zprávách na WhatsAppu
Plex Coffee byla postavena na třech slibech: cenová dostupnost, pohodlí a přátelská komunita. Spoluzakladatelé Philipp Cheng a Max Kamp, inspirovaní technologickým průmyslem, provozovali kavárny s myšlením štíhlého startupu. „Od náboru až po dodavatelský řetězec, každý proces, který mohl být automatizován, byl automatizován,“ říká Cheng.
Když se však Plex rozrostl z jedné kavárny na čtyři, zakladatelé čelili novým výzvám, které tradiční automatizace nedokázala vyřešit. ChatGPT Business byl přirozeným řešením.
„Každý v našem týmu už ChatGPT samostatně používal a znal tento nástroj, a možnost vytvářet vlastní modely GPT znamenala, že jsme mohli vytvářet specializované mininástroje pro různé případy použití.“
První přijaté zaměstnance školili přímo zakladatelé, ale jak přibývali další baristé a vedoucí provozoven, bylo stále těžší zachovat kulturu založenou na osobní přítomnosti a individuální pozornosti věnované každému hostovi.
„Když jsme s Maxem začínali, sami jsme stáli za barem. „Každému novému baristovi, kterého jsme zaškolili, jsme osobně ukázali, jak jednat se zákazníky, připravovat různé nápoje a řešit problémy v provozovně,“ říká Cheng. „Jenže jak jsme rostli, bylo stále obtížnější předávat stejnou kulturu novým zaměstnancům.“
Jak se Plex rozrůstal, objevily se dva problémy: roztříštěné sdílení znalostí a nekonzistentní školení. S nástupem brigádníků střídajících se na směnách se ve skupinách na WhatsAppu rychle množily rutinní dotazy: kde najít určité položky, podrobnosti ke konkrétnímu procesu. „Stále více jsme se potýkali se sdílením znalostí, což vedlo k záplavě zpráv na WhatsAppu… vedoucí prodejen byli neustále vytrhováni z času na soustředění,“ vysvětluje Cheng.
Školení bylo také obtížnější standardizovat. S růstem zaměstnanců měli vedoucí provozoven méně času na to, aby nováčky koučovali v oblasti firemní kultury a služeb pro zákazníky. Cheng se pokusil distribuovat 25stránkovou příručku, ale „nikdo se jí doopravdy nevěnoval“.
Plex začal tím, že centralizoval své znalosti v Notion, ale narazil na překážky. „Vyhledávání podle klíčových slov prostě nefunguje tak dobře, protože každý používá jiná slova k popisu toho, co hledá,“ říká Cheng.
Tým povolil konektor Notion, který umožňuje ChatGPT odpovídat pomocí kontextu z vašich souborů a wiki v Notion, takže zaměstnanci mohli jednoduše přirozeným jazykem požádat o to, co potřebovali.
„To snížilo počet našich zpráv na WhatsAppu k určitým tématům o více než 50 . Lidé totiž přesně vědí, kde co najít,“ říká Cheng. Zaměstnanci používají ke komunikaci s ChatGPT iPad v prodejně. Znovuzískaná pozornost se využívá na to, čeho si Plex nejvíce cení: zapojení komunity a na akce, na které mají nyní manažeři provozoven čas.
Díky ChatGPT Business mohl Cheng využít svou 25stránkovou příručku novým způsobem: „Nahrál jsem tuhle příručku do vlastního GPT, který sdílím v našem uvítacím e-mailu.“ GPT má v zadání učit základní firemní hodnoty a také technické detaily, třeba odkud Plex bere kávu.
„Místo toho, aby jen chrlil informace, podává je poutavě formou konverzace,“ říká Cheng. To znamená, že se znalosti lépe upevní a vedoucí prodejen už nemusí věnovat tolik času zaškolování každého nového zaměstnance: „Doba zaškolení se zkrátila z týdnů na dny.“
Poté, co zaškolení a sdílení znalostí probíhalo hladce, začal Plex Coffee zkoušet další způsoby, jak využít ChatGPT Business.
- Průzkum pro rozšíření: S růstem společnosti Plex používá Cheng ChatGPT Business k vyhodnocování nových lokalit: „Používám nástroje hloubkového výzkumu, abychom odhadli potenciál tržeb na základě objemu zákazníků v průběhu času.“
- Pochopení výkyvů v poptávce: pokud je nějaký den nebo týden obzvlášť slabý nebo naopak silný, „ChatGPT obvykle nabídne skvělé vysvětlení, například kolik studentů odjíždí nebo jaké události se ten týden konají. Pochopit vzorce poptávky okamžitě a do větší hloubky má obrovskou cenu.“ říká Cheng.
- Automatizace objednávek zásob: Zadávání objednávek pro dodavatele zabere čas, protože každý z nich používá jiné portály a pracovní postupy. Aby se tento problém vyřešil, Plex „experimentuje s objednáváním od našich dodavatelů přímo přes Agent,“ říká Cheng. Pro řetězec poboček ve více městech by to mohlo omezit opakující se administrativní práci a zajistit, že zásoby budou vždy k dispozici.
- Doba zaškolení se zkrátila z týdnů na dny
- Zprávy na WhatsAppu týkající se provozních otázek klesly o více než 50 %
- Vedoucí provozoven znovu získali čas na soustředěnou práci i zapojení do komunity
- Rychlejší a konzistentnější školení v rámci poboček
- Zlepšený přehled o vzorcích poptávky a plánování expanze
Pro Chenga zavádění umělé inteligence zvyšuje odolnost a přizpůsobivost společnosti Plex Coffee.
„Díky integraci umělé inteligence do našich každodenních procesů již nyní si lépe uvědomujeme aktuální vývoj.“ Ať už působíte v jakémkoli odvětví, můžete z toho hodně získat.“
S ohledem na plány rozšířit se na 10 kaváren a současně zachovat efektivní provoz považuje Plex Coffee ChatGPT Business za klíčového partnera pro další růst. Ale kromě pouhé efektivity vytváří umělá inteligence prostor pro růst lidského faktoru pohostinnosti: baristé tráví čas s hosty, šíří dobrou náladu a zachovávají osobní atmosféru kavárny, i když firma roste.
