Jak Gilbert + Tobin řídí a rozšiřuje AI s OpenAI

Gilbert + Tobin patří mezi přední australské advokátní kanceláře zaměřené na korporátní právo a je uznávaná za svou práci v oblasti kapitálových trhů, fúzí a akvizic, sporů a technologií. Činnost kanceláře závisí na odborných znalostech, pečlivém úsudku a bezpečném nakládání s citlivými informacemi.

Když generativní AI začala proměňovat znalostní práci, Gilbert + Tobin v ní rozpoznala příležitost nikoli změnit způsob poskytování právního poradenství, ale zvýšit úroveň provozní práce, která toto poradenství podporuje. Kancelář si dala za cíl poskytnout všem provozním týmům účinnější nástroje pro průzkum, tvorbu návrhů a analýzu a zároveň zachovat standardy řízení a profesní odpovědnosti, které její klienti očekávají.

ChatGPT Enterprise byl nejprve zaveden v provozních týmech, kde bylo možné praktické případy použití ověřovat v kontrolovaném prostředí. Odtud se jeho využívání rozšířilo do marketingu, rozvoje obchodu, náboru, financí, technologií, transformace podniku i některých oblastí právní praxe. Pozornost se po celou dobu soustředila na fungování kanceláře, nikoli na nahrazení odborného úsudku, který je základem jejích právních služeb.

S nástrojem Codex jde kancelář ještě dál: od AI, která jednotlivcům pomáhá s dílčími úkoly, k AI, která provádí vymezené kroky v rámci rozsáhlejších pracovních postupů.

Viditelná podpora vedení pomohla zajistit, aby bylo zavádění AI relevantní a oprávněné v celé kanceláři. Generální ředitel Sam Nickless představil zaměstnancům ChatGPT na příkladech z vlastní práce. Svým sdělením „Používat AI není podvádění“ jej postavil do role dalšího nástroje, s nímž mohou zaměstnanci uplatnit vlastní úsudek, nikoli nepřípustné zkratky. Také další členové vrcholového vedení se stali aktivními uživateli a sdíleli příklady se svými týmy.

Gilbert + Tobin tuto podporu vedení doplnila přípravou přizpůsobenou jednotlivým rolím. Namísto obecných školení se tým transformace podniku účastnil schůzek jednotlivých týmů a předváděl pracovní postupy přizpůsobené marketingu, financím, náboru, provozu a dalším funkcím. Interní videa, ukázky, výzvy a příběhy o praktickém využití pomáhaly zaměstnancům držet krok s tím, jak ChatGPT získával nové funkce.

Kancelář nestanovila povinné cíle používání. Soustředila se na to, aby zaměstnancům ukázala možnosti technologie, přičemž odpovědnost za výsledek nadále nesli lidé. V červnu 2026 bylo aktivních 87 % zpřístupněných licencí, což je více než dvojnásobek míry přijetí, kterou Gilbert + Tobin obvykle zaznamenává u jiných nástrojů. Mezi aktivní uživatele patřili partneři i zaměstnanci mimo technologické oddělení.

Gilbert + Tobin nakládá s důvěrnými informacemi klientů a obchodními informacemi, včetně údajů podléhajících různým požadavkům jednotlivých klientů. Zavádění AI podpořily jasné pokyny, které stanovovaly schválené úkoly, údaje, jež mohou zaměstnanci zadávat, i způsob kontroly výstupů. Kancelář rovněž posoudila smluvní ochranu, přístup podle rolí, požadavky na zpracování dat a administrativní kontrolní mechanismy.

Přechod do prostředí OpenAI s australskou datovou rezidencí dodal společnosti Gilbert + Tobin větší jistotu při rozšiřování přístupu za současného plnění interních požadavků a očekávání klientů.

ChatGPT nyní podporuje několik firemních funkcí. Úkol spojený s náborovým průzkumem a extrakcí dat zkrátil z přibližně čtyř hodin na zhruba 20 minut. Samostatný proces zpracování referencí šetří odhadem 25 minut na uchazeče a podporuje tým, který zajišťuje velké množství náborů.

Týmy marketingu a rozvoje obchodu používají ChatGPT ke shrnutí dřívějších nabídkových materiálů a přizpůsobení odpovědí novým příležitostem. Kancelář každoročně připraví 400 až 500 nabídek a ChatGPT pomáhá týmům vytvářet obsah rychleji, zvyšovat jeho kvalitu a lépe jej sladit s firemními standardy psaní. Týmy také využívají hloubkový výzkum při přípravě oborových zpráv a strategií zaměřených na odvětví, klienty a rozvoj obchodu.

Finanční týmy používají ChatGPT pro práci s tabulkami a analýzu dat. Technologické týmy jej využívají pro dokumentaci, skripty, školicí materiály a interní pokyny. Právníci využívající ChatGPT se o něj opírají v provozní části své práce, zatímco specifické právní postupy podporují schválené platformy, například platforma Harvey využívající AI. Ve všech těchto případech použití zůstávají lidé odpovědní za vymezení úkolu, kontrolu výstupů, uplatnění odborného úsudku a schválení konečného pracovního produktu.

Jedním z neobvyklých způsobů využití ChatGPT je vlastní GPT, který vedoucím pracovníkům pomáhá důkladně prověřovat nápady, než s nimi osloví generálního ředitele. Vychází ze schválených ukázek Nicklessova psaní, jeho priorit, profesních zkušeností, zpětné vazby a obchodního kontextu a funguje jako „digitální dvojče“ generálního ředitele, aniž by za něj rozhodoval nebo hovořil jeho jménem.

Codex pomáhá společnosti Gilbert + Tobin provádět vymezené vícekrokové provozní úkoly pod lidským dohledem. Připravil například auditní zprávy pro 300 subjektů a v rámci celého procesu ušetřil celý den ruční práce. Codex také zkontroloval a přejmenoval 1 100 souborů určených k nahrání do jiného systému a nahradil tak práci, která by dříve trvala několik dní.

Tyto příklady ukazují, jak kancelář využívá Codex k nepravidelným úkolům nebo k činnostem, jejichž automatizaci pomocí běžných opakovatelných procesů lze jen těžko odůvodnit. Tým transformace podniku také využil Codex k převedení požadavků a existující specifikace do funkční aplikace v jazyce Python.

Gilbert + Tobin využila Codex při tvorbě pracovního postupu s podporou AI pro vybrané kontroly střetu zájmů, praní špinavých peněz, politicky exponovaných osob a ověřování klientů. Provádí kroky průzkumu a zpracování a následně vytváří zprávu, kterou člověk zkontroluje a schválí. Vybrané kontroly, které dříve trvaly až osm hodin, lze nyní dokončit během několika minut.

V technologickém oddělení využil člen týmu DevOps nástroj Codex k vytvoření monitorovací „strážní věže“ pro prostředí AWS kanceláře. Ta sjednocuje provozní signály, podporuje diagnostiku a nápravná opatření a předává k řešení problémy, které vyžadují lidskou pozornost.

Gilbert + Tobin hodlá rozšířit přístup k ChatGPT Work a Codex, jakmile zavede kontrolní mechanismy potřebné pro širší využití. Dlouhodobou ambicí kanceláře je propojené pracovní prostředí, v němž mohou zaměstnanci pomocí ChatGPT přistupovat ke schválenému organizačnímu kontextu, provádět provozní úkoly a vytvářet hotové výstupy, aniž by museli ručně přecházet mezi systémy.